Авансовий звіт та робота з підзвітними особами. Як правильно оформляти авансовий звіт? Зразок та правила

Якщо у вашій установі є розрахунки з підзвітними особами (наприклад, купівля тих чи інших товарів чи послуг через підзвітних осіб або відшкодування витрат працівника при виконанні службових обов'язків), то ви, напевно, використовуєте у своїй роботі авансові звіти. У цій статті хотілося б розповісти про правильність заповнення цих документів у програмі „1С: Бухгалтерії державної установи, редакція 2.0”.

Що таке авансовий звіт? У програмі – це документ, що підтверджує факт видачі авансу співробітнику та звіт про витрати. Тому методично правильно спочатку формувати у програмі документ «Заява на видачу авансу», а потім вносити «Авансовий звіт», в якому буде відображено звітність підзвітної особи.
Заяву можна знайти:

Створимо документ:

Заповнюємо документ даними:

Зверну вашу увагу на зобов'язання: правильніше створювати зобов'язання на кожну заяву підзвітної особи, тому у нашому прикладі створимо зобов'язання:

Щоб наше зобов'язання стало видно у списку, потрібно зняти прапор:

Після заповнення документ виглядає так:

Проведений документ формує такі рухи за рахунками:

Потім на підставі створюється документ «Авансовий звіт»:

Документ складається із чотирьох вкладок. Розглянемо послідовно кожну з них
1. Аванс
На цій вкладці вказується вся інформація про виданий аванс співробітнику. Під час формування на основі вкладка автоматично заповнюється основними даними.

Якщо є перевитрата або залишок попереднього авансу, потрібно скористатися кнопкою заповнення:

Також важливо заповнити табличну частину, в якій слід зазначити грошовий видатковий документ на видачу коштів підзвітнику як аванс:

Сформуємо новий рядок. Як видно на малюнку, відкривається список грошових документів з відбором за контрагентом (у нашому прикладі – це співробітник Зайцева Ольга Костянтинівна). Але оскільки ми ще не встигли створити документ виплати авансу – список порожній. Тому виплатимо аванс працівникові:

Створимо документ виплати коштів:

Заповнимо документ:

Виберемо відповідну бухгалтерську операцію:

Виплатимо кошти співробітнику, встановимо дату виконання документа та проведемо:

Документ формує такі проводки:

Документ створено та проведено. Тепер повернемося до нашого авансового звіту та спробуємо знову додати грошовий видатковий документ у табличну частину вкладки «Аванс»:

Як видно, тепер додати грошовий документ можна:

На цьому заповнення першої вкладки закінчено. Після того, як підзвітна особа придбає необхідні матеріали, основні засоби, послуги та звітуватиме відповідними документами до бухгалтерії – заповнюється друга вкладка «Витрачено».
2. Витрачено.
Знову ж таки, завдяки створенню на підставі заяви, вкладку частково заповнено. У таблиці цієї вкладки зазначаються витрати підзвітної особи. Можна просто додавати рядки з описом витрат або прив'язувати прибутковий документ (для цього необхідно встановити прапор у першому рядку):

Так як у нашому прикладі купуються книги для бібліотеки, створимо та вкажемо документ надходження основних засобів:

Цей документ формує такі проводки:

Після того, як документ надходження готовий, вкажемо його у табличній частині:

Так як у документі надходження основних засобів у табличній частині вже відображено реквізити бухгалтерської операції, в авансовому звіті автоматично встановлюється запис:

Якщо ж ви не вказуєте будь-який прибутковий документ, а розшифровуєте витрати підзвітної особи у табличній частині авансового звіту, у стовпцях бухгалтерського запису повністю зазначаються реквізити. Для прикладу додамо такий запис:

Такі витрати можна віднести до загальногосподарських - рахунок 109.80 або відразу на витрати поточного фінансового року - рахунок 401.20:

Також хотілося б звернути вашу увагу, що при заповненні бухгалтерського запису у такому варіанті звіту про витрати при спробі відкрити список бухгалтерських рахунків ми побачимо, що список порожній. Справа в тому, що встановлено відбір за коректними рахунками:

Знімемо відбір:

Після зняття список заповнюється рахунками.
Варіант зі звітом без документів приходу ми розглянули, але оскільки він не підходить для нашого прикладу, видалімо цей рядок. Друга вкладка набуде вигляду:

3. Відомості про внесення залишку, видачу перевитрати.
Ця вкладка заповнюється у випадку, коли сума авансу не дорівнює сумі витрат підзвітної особи (менше або більше). Якщо сума менша – підзвітна особа повертає залишок суми (також оформляється прибутковий грошовий документ), якщо сума видатків більша і вся сума приймається до обліку – підзвітній особі видається перевитрата (оформляється грошовий документ, уже видаткового характеру). І в авансовому звіті на цій вкладці у табличній частині вказується документ, який доводить видачу перевитрати або повернення залишку. У нашому прикладі на всю суму були закуплені кошти, тому ця вкладка залишиться порожньою.

4. Бухгалтерська операція.
На цій вкладці, як і інших документах, вказується бухгалтерська операція, яка дозволить сформувати необхідні проводки під час проведення. За замовчуванням у документі проставлено бухгалтерську операцію:

Це сталося тому, що цей документ від постачальника має тільки одну бухгалтерську операцію:

Після заповнення проводимо документ. Необхідно переглянути, які проводки буде сформовано документом:

У нашому прикладі не було створено жодної проводки. Розберемося, чи це правильно:
- перший документ, який був нами сформований, – це заява на видачу авансу. Він формує проведення щодо прийняття грошових зобов'язань. Тобто ми маємо виплатити гроші підзвітній особі зараз, не колись, коли надійде товар, а зараз – отже, приймаємо грошові зобов'язання.
- далі формується видатковий фінансовий документ – у прикладі це була заявка на касовий расход. Цей документ сформував проводки, які «поклали» кошти у вигляді 10 000 крб. з відповідною аналітикою (субконто «Контрагент») на рахунок 208.31 «Розрахунки з підзвітними особами щодо придбання основних засобів». Проведення цього документа правильне.
- після того, як підзвітна особа звітувала – нами було створено документ надходження основних засобів, який сформував проводку, в якій саме рахунок 208.31 був зазначений за кредитом, дане проведення закриває рахунок 208 та закінчує операцію розрахунків з підзвітними особами. Підзвітна особа більше не має заборгованості.
- щодо рахунків розділу 5 «Санкціонування», зокрема – грошові зобов'язання – ці рахунки закриваються наприкінці року, протягом року суми на цих рахунках накопичуються.
Тому документ «Авансовий звіт» під час проведення не сформував проводок.
Розглянемо ситуацію, що склалася у звіті «Оборотно-сальдова відомість»:

Скористайтеся такими налаштуваннями:

Сформуємо звіт:

Як видно зі звіту, в результаті операцій у нас залишилося дебетове сальдо на рахунку 106 – це наші капітальні додавання до основних засобів, придбаних через підзвітну особу. Необхідно прийняти до обліку з цього рахунку на рахунок 101 і в обліку з'явиться новопридбаний основний засіб.
Також зверніть увагу, що рахунок 208 закрився. Це означає, що підзвітна особа повністю відзвітувала за виданий аванс.
Зберігаються залишки на рахунках санкціонування, але, як згадувала, це нормально, т.к. закриття відбувається наприкінці року.
І нарешті, хотілося б загострити вашу увагу на одному важливому нюансі заповнення документів: при формуванні та заповненні необхідних документів для підзвіту звертайте увагу на послідовність, що забезпечується датою документа. Тобто дата заяви на видачу авансу має бути найранішою, дата авансового звіту – найпізніша. Дати документів видачі та прийняття коштів, документів приходу ТМЦ, послуг мають бути в межах цього інтервалу.

У цій статті розглянуто особливості нормативного регулювання обліку розрахунків із підзвітними особами у бухгалтерському обліку, податковому обліку, а також порядок відображення господарських операцій з обліку розрахунків із підзвітними особами у програмі "1С:Бухгалтерія 8" (ред. 2.0). Статтю підготовлено М.С. Сучковий.

• з проїзду;
• за наймом житлового приміщення;

Нормативне регулювання розрахунків із підзвітними особами

У ході своєї діяльності організації можуть видавати готівку своїм працівникам на відрядження та господарські витрати на підставі наказу керівника. У таких ситуаціях працівники є підзвітними особами. Порядок видачі коштів під звіт та надання звітності встановлено Центральним Банком РФ (Порядок ведення касових операцій на РФ, затверджений рішенням Ради директорів ЦБ Росії від 22.09.1993 №40). Керівником організації визначаються розміри підзвітних сум та строки, на які вони видаються. Підзвітні особи протягом трьох днів після повернення з відрядження або після закінчення терміну, на який видано кошти, повинні подати звіт про використання коштів (за уніфікованою формою №АТ-1 «Авансовий звіт») та додати підтверджуючі документи.

Відповідно до статті 166 ТК РФ службовим відрядженням є поїздка працівника за розпорядженням роботодавця на певний термін для виконання службового доручення поза місцем постійної роботи. Постійним місцем роботи визнається місце розташування організації, робота якої обумовлена ​​трудовим договором. Порядок направлення працівника до службових відряджень, як на території РФ, так і на території іноземних держав регулюється Положенням про особливості направлення працівників у службові відрядження, затвердженим постановою Уряду РФ від 13.10.2008 №749. У разі направлення у службове відрядження роботодавець зобов'язаний відшкодовувати працівникові такі витрати:

• з проїзду;
• за наймом житлового приміщення;
• додаткові витрати, пов'язані з проживанням поза місцем постійного проживання (добові);
• інші витрати, вироблені працівником із дозволу роботодавця.

При направленні працівника у відрядження на територію іноземної держави додатково відшкодовуються витрати:

• на оформлення закордонного паспорта, візи та інших виїзних документів;
• на оформлення обов'язкового медичного страхування;
• обов'язкові консульські та аеродромні збори;
• збори за право в'їзду чи транзиту автомобільного транспорту;
• інші обов'язкові платежі та збори.

Облік розрахунків із підзвітними особами ведеться на рахунку 71 «Облік розрахунків із підзвітними особами». За дебетом рахунки 71 у кореспонденції з кредитом рахунків коштів відображається видача сум коштів під звіт. Витрачені підзвітні суми відбиваються за кредитом рахунки 71 у кореспонденції з рахунками витрат чи іншими рахунками залежно від характеру вироблених витрат.

Відображення витрат на відрядження у податковому обліку

Відповідно до пп. 12 п. 1 статті 264 НК РФ витрати на відрядження відносяться до інших витрат, пов'язаних із виробництвом та реалізацією. Для цілей оподаткування прибуток можуть враховуватися такі витрати:

• проїзд працівника до місця відрядження та назад до місця постійної роботи;
• наймання житлового приміщення, у тому числі витрати працівника на оплату додаткових послуг, що надаються у готелях (за винятком витрат на обслуговування в барах та ресторанах, витрат на обслуговування у номері, витрат за користування рекреаційно-оздоровчими об'єктами);
• добове чи польове забезпечення;
• оформлення та видачу віз, паспортів, ваучерів, запрошень та інших аналогічних документів;
• консульські, аеродромні збори, збори за право в'їзду, проходу, транзиту автомобільного та іншого транспорту, за користування морськими каналами, іншими подібними спорудами та інші аналогічні платежі та збори.

З 1 січня 2009 року суми добових та польового забезпечення не нормуються з метою оподаткування податком на прибуток (Федеральний закон від 22.07.2008 №158-ФЗ). Моментом визнання витрат на витрати на відрядження при методі нарахування є дата затвердження авансового звіту (стаття 272 НК РФ).

Суми податку на додану вартість (ПДВ), сплачені за витратами на відрядження (витратами на проїзд до місця службового відрядження та назад, включаючи витрати на користування у поїздах постільними приналежностями, а також витратами на наймання житлового приміщення), підлягають відрахуванню (п. 7 стаття 171 НК РФ). Підставою для відрахування сум ПДВ є рахунки-фактури, або документи, що підтверджують сплату податку, утриманого податковими агентами (бланки суворої звітності).

Відповідно до НК РФ у дохід працівника з метою розрахунку податку доходи фізичних осіб (ПДФО) не включаються добові, виплачувані відповідно до законодавством Російської Федерації, але з понад 700 рублів кожен день перебування у відрядженні біля РФ і трохи більше 2 500 рублів за кожен день перебування в закордонному відрядженні, а також фактично вироблені та документально підтверджені цільові витрати, наприклад витрати на проїзд, витрати на найм житлового приміщення (п.3 стаття 217 НК РФ). При відрядженні на території РФ (закордонному відрядженні) при сумі добових понад 700 рублів (2500 рублів) на день із суми, що перевищує 700 рублів (2500 рублів) на день, необхідно нарахувати та сплатити ПДФО. При неподання працівником документів, що підтверджують оплату витрат за найм житлового приміщення, суми такої оплати звільняються від оподаткування відповідно до законодавства РФ, але не більше 700 рублів за кожен день перебування у відрядженні на території Російської Федерації і не більше 2500 рублів за кожен день перебування в закордонному відрядженні.

Відповідно до п. 2 статті 9 Федерального закону від 24.07.2009 №212-ФЗ добові, а також фактично вироблені та документально підтверджені цільові витрати на відрядження працівників, як у межах території Російської Федерації, так і за межами території Російської Федерації не підлягають оподаткуванню страховими внесками. У разі ненадання документів, що підтверджують оплату витрат за найм житлового приміщення, суми таких витрат звільняються від оподаткування страховими внесками в межах норм, встановлених відповідно до законодавства Російської Федерації.

Ведення обліку розрахунків із підзвітними особами у програмі "1С:Бухгалтерія 8" (ред. 2.0)

Розглянемо приклад розрахунків із підзвітною особою під час видачі готівкових коштів на господарські потреби у програмі "1С:Бухгалтерія 8". У межах прикладу розглянемо кілька можливих варіантів розвитку подій.

Приклад 1

01.04.2011 року організація «Приклад» видала співробітнику Іванову В.Д. 10 000 рублів для придбання зовнішнього жорсткого диска.

У програмі "1С:Бухгалтерія 8" ця операція відображається документом "Витратний касовий ордер" (пункт головного меню "Каса") з видом господарської операції "Видача підзвітній особі". У документі потрібно заповнити рахунок обліку, у разі 50.01, видану суму 10 000 рублів. На вкладці «Реквізити платежу» вказуємо «Підзвітну особу», яку вибираємо із довідника «Співробітники», «Іванов Володимир Данилович» та статтю руху коштів «Видача коштів підзвітнику». Документ формує проводки Дт 71.01 Кт 50.01 10 000 рублів. На малюнку 1 представлено проведений документ «Витратний касовий ордер» та результати його проведення.

Мал. 1. Видача коштів підзвітній особі

Варіант 1. Авансовий звіт із невитраченими сумами

08.04.2011 Іванов В.Д. представив авансовий звіт та документи про купівлю диска, вартістю 9 000 рублів. Невитрачені кошти повернули до каси.

У програмі "1С:Бухгалтерія 8" формується документ "Авансовий звіт" (пункт головного меню "Каса"). У реквізиті «фіз. особу» вказуємо підзвітну особу «Іванов Володимир Данилович», на вкладці «Аванси» вибираємо документ, за яким були видані кошти. Спочатку вибираємо вид документа «Витратний касовий ордер», потім із списку вибираємо потрібний документ, у нашому прикладі це РКО №1 від 01.04.2011, решта поля таблиці заповниться автоматично. На вкладці "Товари" вказуємо "номенклатуру" купленого товару, з довідника "Номенклатура" вибираємо "Зовнішній жорсткий диск", якщо його немає у списку, то додаємо його до довідника. Вказуємо кількість – 1 шт., ціну, суму – 9 000 рублів, % ПДВ – 18%, сума ПДВ розраховується автоматично – 1 372,88 рублів. Для автоматичного формування рахунка-фактури в програмі вказуємо постачальника - «Роздрібний магазин», ставимо галочку в полі «СФ пред'явлено», вказуємо дату та номер фактури. Вказуємо рахунок обліку диску – 10.09 та рахунок обліку ПДВ – 19.03. Приклад заповнення «Авансового звіту» наведено на малюнку 2. У результаті проведення документа формуються проводки:

Дебет 10.09 Кредит 71.01

- 7627,12 рублів,

Дебет 19.03 Кредит 71.01

- 1372,88 рублів.

Мал. 2. Приклад заповнення «Авансового звіту», вкладки «Аванси» та «Товари»

Повернення невитраченої суми (1 000 рублів) відображається у програмі "1С:Бухгалтерія 8" за допомогою документа «Прибутковий касовий ордер» з видом господарської операції «Повернення від підзвітної особи», де вказується повертається сума 1 000 рублів, підзвітна особа коштів. Приклад заповнення ПКО наведено малюнку 3. Документ формує проводки:

Дебет 50.01 Кредит 71.01

- 1000 рублів.

Мал. 3. Прибутковий касовий ордер

Щоб проконтролювати, що це розрахунки відбито у програмі правильно, можна скласти оборотно-сальдову відомість за рахунком 71.01 і відбір по співробітнику Іванову В.Д. (Малюнок 4).

Мал. 4. Оборотно-сальдова відомість за рахунком 71.01 з відбором по співробітнику В.Д. Іванову

Варіант 2. Авансовий звіт із перевитратою

08.04.2011 Іванов В.Д. представив авансовий звіт та документи про купівлю диска, вартістю 11 000 рублів. Організація відшкодувала суму перевищення.

У цій ситуації у програмі "1С:Бухгалтерія 8" формується "Авансовий звіт", який заповнюється аналогічним чином як у варіанті 1 (рисунок 2), тільки вказується інша вартість жорсткого диска. Видача підзвітній особі суму перевищення витрат над виданим авансом (1 000 рублів) оформляється документом «Видатковий касовий ордер», який заповнюється як у малюнку 1.

Варіант 3. Авансовий звіт із неповерненими сумами

Іванов В.Д. представив авансовий звіт 08.04.2011 року. У наказі керівника було зазначено, що сума на купівлю зовнішнього жорсткого диска надається на період із 01.04.2011 по 07.04.2011. Кошти, що залишилися після купівлі зовнішнього жорсткого диска, Іванов В.Д. не повернув. Наказом керівника було прийнято рішення про утримання коштів, що залишилися, із зарплати співробітника.

Підзвітні суми, не повернуті працівниками вчасно, відображаються за кредитом рахунка 71 "Розрахунки з підзвітними особами" та дебету рахунку 94 "Нестачі та втрати від псування цінностей. Далі вони списуються з рахунку 94 "Нестачі та втрати від псування цінностей" у дебет Розрахунки з персоналом з інших операцій ".

У програмі "1С:Бухгалтерія 8" операція щодо прийняття до обліку зовнішнього жорсткого диска відображається документом "Авансовий звіт" (рисунок 2). Операції із відображення недостач відображаються у документі «Операції, введені вручну». Для цього прикладу мають бути сформовані такі повідки:

Дебет 94 Кредит 71.01

- 1000 рублів- Відображення недостачі;

Дебет 73 Кредит 94

- 1000 рублів -списання заборгованості із недостачі на співробітника;

Дебет 70 Кредит 73

- 1000 рублів -утримання неповерненої суми із зарплати .

Мал. 5 - Списання неповерненої підзвітної суми на недостачі

Приклад 2

Авансовий звіт на відрядження

Іванов В.Д. був направлений у відрядження на 3 дні до Москви для укладання договору про постачання товарів (з 23.05.2011 до 25.05.2011). Іванову В.Д. був виданий аванс у розмірі 30 000 рублів, у розрахунку добові 2 700 рублів (900 рублів * 3 дні), витрати по найму житла 12 000 рублів (4 000 рублів * 3 дні), квитки на літак 15 300 рублів.

27.05.2011 Іванов В.Д. подав авансовий звіт, посвідчення про відрядження, звіт про виконання службового завдання та підтверджуючі документи: рахунок за проживання в готелі за формою N 3-Г на суму 13 500 рублів (4 500 рублів*3 дні) та чек з оплати проживання; авіаквитки на суму 14 000 рублів. Суми сплаченого ПДВ у документах виділено окремим рядком.

Порядок відображення операцій у програмі "1С:Бухгалтерія 8":

1. 20.05.2011 формується документ «Витратний касовий ордер» з видом господарської операції «Видача підзвітній особі» (рис. 6). Документ формує проведення:

Дебет 71.01 Кредит 50.01

- 30 000 рублів.

Мал. 6. Видача коштів підзвітній особі на витрати на відрядження

2. 27.05.2011 формується документ «Авансовий звіт». На вкладці «Аванси» вказується документ, яким було видано аванс «Видатковий касовий ордер». На вкладці «Інше» вказуються добові витрати на найм житла, витрати на проїзд (Малюнок 7). Документ сформує такі проводки:

Дебет 44.01 Кредит 71. 01

- 2700 рублів- Добові;

Дебет 44.01 Кредит 71. 01

- 11 440,68 рублів- Витрати по найму житла;

Дебет 19.04 Кредит 71.01

- 2059,32 рублів- ПДВ із витрат за найм житла;

Дебет 44.01 Кредит 71. 01

- 11 864,41 рублів- Витрати на проїзд;

Дебет 19.04 Кредит 71.01

- 2 135,59 рублів- ПДВ із витрат на проїзд.

Мал. 7. Відображення витрат на відрядження в документі «Авансовий звіт»

3. 27.05.2011 формується документ «Витратний касовий ордер» для відображення компенсації перевитрати за авансовим звітом на суму 200 рублів. Документ формує проведення:

Дебет 71.01 Кредит 50.01

- 200 рублів.

4. 31.05.2011 необхідно відобразити нарахування ПДФО із суми перевищуючої норми за добовими. Сума перевищення становить: (900 рублів - 700 рублів) * 3 дні = 600 рублів. Сума ПДФО становить: 600 * 13% = 78 рублів. У програмі "1С:Бухгалтерія 8" операція нарахування суми ПДФО відображається так:

• У документі «Операція, введена вручну» вказується проведення Дебет 70 Кредит 68 на 78 рублів.
• Якщо облік заробітної плати ведеться у програмі "1С:Бухгалтерія 8", то для цілей розрахунку заробітної плати та формування звітів з ПДФО, суму доходів з перевищення та суму ПДФО необхідно запровадити документом "Введення доходів, ПДФО та податків (внесків) з ФОП", причому
• сума доходу (600 рублів) вказується на закладці "ПДФО: доходи та податки" (рисунок 8),
• суму ПДФО (78 рублів) необхідно вказати на закладках "ПДФО за ставкою 13%", "ПДФО утриманий" (рисунок 9, малюнок 10).

Мал. 8. Відображення суми доходу з перевищення норм добових з ПДФО

Мал. 9. Відображення суми ПДФО

Мал. 10. Відображення суми утриманого ПДФО

Якщо заплановане відрядження заплановано і входить до плану відряджень, співробітник може написати заяву на отримання авансу на службові витрати. До них входить проживання, проїзд до місця відрядження і назад, харчування. Саме про ці витрати він повинен відзвітувати при прибутті назад на робоче місце.

Дорогі читачі! Стаття розповідає про типові способи вирішення юридичних питань, але кожен випадок індивідуальний. Якщо ви хочете дізнатися, як вирішити саме Вашу проблему- звертайтесь до консультанта:

ЗАЯВКИ І ДЗВІНКИ ПРИЙМАЮТЬСЯ ЦІЛОДОБОВО І БЕЗ ВИХІДНИХ ДНІВ.

Це швидко і БЕЗКОШТОВНО!

Склавши звіт про відрядження, на закінчення вказується підсумкова сума витрачених коштів. Якщо сума більша за виданий аванс, бухгалтерія повинна перерахувати різницю. За менших витрат співробітник повинен внести кошти до каси.

Авансовий звіт - один із документів, складання якого чітко регламентується законом. Він складається відрядженим співробітником як підтвердження всіх понесених витрат у службовій поїздці.

Разом з ним до бухгалтерії мають бути надані оригінали документів на витрати. Загалом авансовий звіт є документом, в якому перераховано список витрат на відрядження.

Чи обов'язковий?

Призначення авансового документа: підтвердження витрати виданого перед відрядженням авансу або отримання після відрядження витрачених коштів. З цього випливає, що складання звіту є обов'язковим.

Правові акти:

• Ст.252, п.1 ст.264 НК РФ: витрати на відрядження - це витрати з виробництва та реалізації, що відносяться до інших витрат.
• Ст.313, ст.314 НК РФ: інформація має підтверджуватись первинною документацією. До них належить і звіт про відрядження. Без нього неможливо підтвердити зроблені витрати, у тому числі виданий аванс працівникові. Витрати приймаються до обліку згідно з датою оформлення звіту.

Авансовий звіт є підставою для бухгалтерії:

• перерахувати кошти покриття службових витрат;
• підтвердження фінансових витрат при видачі коштів авансом перед відрядженням.

Як заповнити авансовий звіт про відрядження 2019 року?

Звіт про відрядження – це завершальний етап усієї процедури: від складання до повернення працівника.

Правильно складений звіт має підтвердити фінансові витрати, які, своєю чергою, впливають на податки.

Авансовий звіт повинен складати співробітник, направлений у відрядження. Після заповнення він передається до бухгалтерії для перевірки.

На завершальному етапі документ підписується керівником. Перераховуються витрати (за відсутності авансу) або різниця при більшій витраті, ніж аванс.

Вимоги до документу

Як зробити авансовий звіт правильно, щоб під час податкової перевірки його було прийнято?

Звіт відноситься до документів суворої звітності. Він заповнюється за формою бланка №АО-1, застосовується для обліку коштів, виданих відрядженій особі.

Документ складається в одному примірнику на папері або заповнюється електронно.

Зазначимо, що у новій формі бланка з'явилася лише рядків: розписка бухгалтера в тому, що він отримав від співробітника звіт. В іншому документ не зазнав змін.

Форма та розділи

Як правильно заповнити:

• Лицьова сторона:заповнюються особисті дані співробітника, документ, що підтверджує видачу грошей, інформація щодо попереднього авансу.
• Зворотній бік:зазначаються дати видатків, номер документа, найменування, суми, документи, що підтверджують операції (графи 1-6).

Усі витрати мають бути підтверджені документально. Список документів наведено далі. Їх необхідно зберігати та по прибутті приклеїти на окремий листок А4.

Сума до сплати безпосередньо залежатиме від наданих квитанцій та чеків.

Зразок заповнення (приклад)

Приклад оформлення авансового звіту з відрядження 2019 року:

Хто підписує та погоджує?

Кожен документ має бути підписаний особою, яка її заповнила. Тільки після цього можливе передання звіту до бухгалтерії. Вона перевіряє правильність заповнення.

Свій підпис на проведеному документі має поставити керівник підприємства та головний бухгалтер. Тільки після цього можуть бути перераховані кошти, які працівник платив самостійно.

Терміни здачі

Після прибуття з відрядження протягом 3 діб співробітник повинен скласти та подати авансовий звіт.

Супровідні документи

Постанова №749 від 13.10.2008р встановила певний пакет документів на відрядження:

• Посвідчення про відрядження встановленого зразка. Оформляється у кожне відрядження біля РФ. На бланку проставляється дата, друк та підпис під час вибуття з організації. Сторона, що приймає, проставляє друк, підпис і дату в'їзду, аналогічно при вибутті. У разі повернення співробітника бухгалтерія проставляє дату приїзду.
• Чеки, квитанції, що підтверджують.
• Чеки, квитки – всі витрати, пов'язані з проїздом до місця проведення відрядження та назад (квитки на поїзд, страхування життя при проїзді, чеки на платній автодорозі тощо)
• , Затверджений керівником.
• Інші витрати, пов'язані з відрядженням.

Усі документи мають бути заповнені відповідним чином. При підкріпленні їх до авансового звіту, кожен документ приклеюється за допомогою клею на лист А4.

У разі порушення вимог чи відсутності оригіналів документів, зазначених у звіті, бухгалтерія має право не оплачувати вироблені працівником витрати. У разі внесення при податковій перевірці буде виявлено порушення та накладення штрафу.

Бухгалтерії слід уважно ознайомитись із документами, які надає співробітник для підтвердження своїх витрат.

Найчастіше зустрічається - касовий чек.

Якщо в ньому не зазначено, який товар було придбано, обов'язково надання його товарним чеком або квитанцією.

Види документів, що підтверджують скоєні витрати:

• Касовий чек- Обов'язковий під час податкової перевірки, підтверджує факт оплати. При зберіганні чека потрібно дотримуватися певних правил. При намоканні або тривалому знаходженні на сонці інформація може зникнути. Такий чек неможливо буде додати до відшкодування витрат. Деякі організації працюють без касового апарату чи касовому чеку пробивають лише підсумкову суму. У таких випадках необхідно запросити товарний чек.
• Товарний чек- У ньому вказується докладний опис господарської операції, кількість, ціна, підсумкова сума, найменування організації, дата, підпис та посаду того, хто заповнив. В авансовий звіт прикладається разом із касовим чеком. За відсутності останнього на ТЧ має стояти печатка організації-продавця. Зазначимо, сума та дата у товарному чеку має співпадати з касовим чеком.
• Бланки суворої звітності. На документі обов'язково мають бути зазначені найменування, реквізити юр.особи, господарська операція, ціна, сума, дата, посада та підпис того, хто заповнив.

Проведення

• 71 – «розрахунки з підзвітними особами» (ставитися до Активно-пасивних рахунків);
• 70 – «розрахунки з персоналом з праці»;
• 51 – «розрахунковий рахунок»;
• 50 - "каса";
• 94 – «нестачі та втрати підприємства».

Коли затверджено звіт, проводки виглядають так:

• При видачі авансу:бухгалтером оформляється РКО та видаються кошти. Під час отримання співробітник підписує розхідник. Дт71-Кт50
• При перерахуванні коштів з розрахункового рахунку на розрахунковий рахунок працівника:складається проводка Дт71-Кт51. І тут оформляється платіжне доручення до банку. Підтвердженням отримання коштів є банківська виписка.
• Кошти видані, необхідно закрити суму.Це можливо після приїзду співробітника з відрядження та підтвердження видатків відповідними документами. Провідки: Дт10-Кт71 – купівля матеріалів, Дт41-Кт71 – купівля товарів, Дт20-Кт71, Дт26-Кт71, Дт44-Кт71 – торгова чи виробнича діяльність підприємства.
• Коли сума витрачених коштів більша за видані, складається зворотна вихідна проводка і гроші повертаються до каси.
• Оформляється ПКО: Дт50-Кт71 чи Дт51-Кт71 (на розрахунковий рахунок).При недостатності авансу на відрядження гроші перераховуються співробітнику з каси.
• Оформляється РКО: Дт71-Кт50 чи Дт71-Кт51 (з розрахункового рахунку).

У випадку, коли співробітник втратив чеки або витратив гроші на особисті цілі, які не пов'язані з відрядженням, складається таке проведення: Дт94-Кт71 – кошти з підзвітної особи списуються у нестачі підприємства. Дт70-Кт94 – сума з нестач має бути вирахована із заробітної плати співробітника, який не зміг звітувати про виданий аванс.

Нюанси складання при відрядженні за кордон

Оформлення співробітника в процедуру дещо складніше, ніж у Росії.

• Основні витрати при відрядженні за кордон:
• . Розмір встановлюється організацією самостійно та фіксується на локальних актах. Сума до 2500 руб./День не оподатковується на доходи фіз.осіб. тому організації зазвичай зупиняються у цій сумі. До перетину кордону із зарубіжною країною і після повернення, їх розмір дорівнює максимально можливої ​​біля РФ. Рекомендації: при визначенні витрат орієнтуйтеся на прожитковий мінімум країни, що приймає.Витрати на проїзд
• – оплата до місця призначення оплачується окремо. Проїзд містом на таксі, автобусі – іноді враховуються у витратах на відрядження.Витрати на проживання
• - Готель, готель. Будь-які витрати мають бути підкріплені квитанціями, рахунками, чеками.Оформлення закордонного паспорта та візи
• - Витрати на держ.мито, консультації фахівців можна списати на витрати на відрядження.Інші витрати:

збори та мита, транзит транспортного засобу.

Посвідчення про відрядження не оформляється. Дата відправлення та прибуття фіксуються у закордонному паспорті. Після приїзду співробітник оформлює авансовий звіт та прикріплює документи, що підтверджують витрати. Зайві кошти повертаються на розрахунковий рахунок до організації. При перевитраті - бухгалтерія видає їх співробітнику.

Таким чином ми розглянули, як оформити авансовий звіт. Він оформляється після кожного відрядження, яке супроводжується витратами.

Співробітник повинен скласти його протягом трьох днів після повернення. Бухгалтерія перевіряє правильність оформлення та передає на погодження керівнику. Після підпису директора співробітнику перераховують кошти, якщо витрата перевищила аванс.

Якщо аванс був більший за витрати, співробітник повинен повернути їх до каси підприємства. За його небажання бухгалтерія в примусовому порядку списує її із заробітної плати.

Видача коштів організацією особі, яка перебуває з нею у трудових відносинах, – стандартна бізнес-практика. Гроші, які компанія за участю бухгалтерії передає під звіт, супроводжуються документацією, що підтверджує їхнє цільове використання. Документи ретельно розглядаються контролюючими органами. Головне питання, яке хвилює співробітників, відповідальних за авансовий звіт: як бухгалтерів, так і підзвітних осіб – що можна прийняти до обліку?

Незважаючи на розмаїтість листів, вказівок, методичних рекомендацій та інструкцій, багато питань залишаються спірними. Співробітник, чиїм «рукам» довірені підзвітні кошти, постійно змушений думати, як зібрати документи, що підтверджують його витрати, а бухгалтерія – перевіряти представлені папери та чеки строково. Загалом для грошей, що видаються авансом, діють такі правила:

1. Кошти видаються на господарсько-операційні потреби та витрати на відрядження.
2. Підстава для видачі коштів – розпорядження керівника. Керівник приймає рішення після подання підзвітною особою заяви.
3. Після здійснення витрат, на які були відпущені кошти, необхідно відобразити їх у звіті, додавши підтверджуючі документи.
4. Подати авансовий звіт з обґрунтуванням витрат у бухгалтерію підзвітній особі слід у триденний строк після офіційної дати повернення з відрядження. Такою датою вважається дата, зазначена у зворотному квитку або дорожньому листі, якщо працівник користується автомобілем.
5. Якщо працівник одержує кошти на господарські потреби, то подати авансовий звіт він повинен у строки, встановлені спеціальним розпорядженням керівника організації. Як правило, таке розпорядження оформляється як додаток до облікової політики організації.
6. Працівники організації повинні бути ознайомлені з усіма розпорядчими документами щодо порядку видачі грошей під звіт та подання авансових звітів, що підтверджують витрати.

Які документи офіційно приймають як обґрунтування витрат?

• чек ККТ;
• пасажирські білети, посадковий талон;
• товарні чеки/накладні;
• квитанції, бланки суворої звітності (БСО) та інші форми, виходячи з яких можна дійти невтішного висновку про обгрунтованості витрат.

Наведемо кілька прикладів

1. Складені іноземною мовою документи необхідно перекладати російською.

   Перекладу підлягає не вся інформація, зазначена в документі, а лише та, яка має важливе значення для обліку.

2. Чи можна в авансовому звіті вказувати дати, які випадають на вихідні чи свята?

   Якщо розглядаються дні перебування у відрядженнях, вони вказуються у звіті у складі загальної тривалості відрядження, визначеної наказом і пасажирськими квитками (шляховими листами). За ці дні добові виплачуються у звичайному порядку.

   Якщо розглядаються дні, коли купуються товарно-матеріальні цінності чи працівнику надаються якісь послуги, можуть виникнути питання, пов'язані із залученням працівника до виконання трудових обов'язків у вихідні дні. Порядок роботи у вихідні дні встановлений Трудовим Кодексом РФ та контролюється трудовою інспекцією. Тому краще уникати оформлення документів у вихідні дні, а як належить відпочивати від роботи. Не рекомендується запрошувати на представницький обід бізнес-партнерів у вихідний день або свято.

3. Організація самостійно може розробити форму авансового звіту та затвердити її в обліковій політиці.

   Обов'язкове застосування уніфікованої форми АТ-1 скасовано з 2013 року. Насправді багато хто продовжує користуватися старим «перевіреним» бланком, який має дві сторони (затверджений постановою Держкомстату Росії від 01.08.2001 N 55). Перша сторона (титульна) заповнюється підзвітною особою та бухгалтером, затверджується керівником. Друга (оборотна) сторона заповнюється підзвітною особою та підтверджується її підписом. На другій стороні у вільних рядках підзвітна особа перераховує всі документи, які прикладає для підтвердження витрат.

4. Якщо кошти видавалися не у вигляді готівки (з каси), а за корпоративною карткою на спеціально відкритий для таких операцій рахунок, процедура заповнення авансового звіту не змінюється.

   Законодавство не обмежує розмір сум, які може видавати організація у підзвіт, вони можуть бути дуже значними, але враховувати в авансовому звіті необхідно й найменші видані суми. При цьому необхідно пам'ятати про законодавчо встановлені норми за розрахунками готівкою між юридичними особами та індивідуальними підприємцями - не більше 100 тисяч рублів за одним договором. Якщо необхідно закупити товари, матеріали великими партіями, підзвітній особі потрібно заздалегідь подбати про погодження з контрагентами укладання договорів на кожну партію, яка не перевищує зазначений ліміт розрахунків готівкою. На безготівкові розрахунки це обмеження не поширюється.

   Обмеження щодо видачі сум у підзвіт на практиці встановлюються корпоративними правилами, що визначаються у внутрішніх політиках компанії.

Касові та товарні чеки – як їх приймати?

До авансового звіту можуть бути додані будь-які документи. При цьому ці документи повинні підтверджувати не лише факт оплати матеріальних цінностей, а й факт їх отримання.

Касовий чек підтверджує лише факт оплати, тому його недостатньо для підтвердження факту придбання товарів (робіт, послуг).

Положення про ККТ визначено, що касовий чек - це первинний обліковий документ, надрукований ККТ на паперовому носії, що підтверджує факт здійснення між користувачем та покупцем (клієнтом) готівкового грошового розрахунку та (або) розрахунку з використанням платіжних карток, що містить відомості про ці розрахунки, зареєстровані програмно-апаратними коштами ККТ, які забезпечують належний облік коштів під час проведення розрахунків.

На даний момент застосування касової техніки зазнає суттєвих змін. Перехід на новий порядок, сучасний та технологічний, дозволить передавати відомості про кожну купівлю в режимі on-line до податкової інспекції, а покупцям отримувати та зберігати касові чеки на своїх мобільних пристроях.

1 липня 2017 року старий порядок припинить свою дію. При цьому у підприємств сфери послуг, власників торгових автоматів, а також осіб, які застосовують патент та ЕНВД, тобто для малого бізнесу, який не був зобов'язаний застосовувати ККТ, буде цілий рік для переходу на новий порядок, для них він стає обов'язковим. липня 2018 року.

Таким чином, до середини 2018 року діятимуть два порядки оформлення касових чеків: на старих апаратах та нових.

Дотримуючись попереднього порядку, необхідно перевіряти наявність наступних обов'язкових реквізитів на касових чеках:

• найменування організації;
• заводський номер ККТ;
• порядковий номер чека;
• дата та час купівлі (надання послуги);
• вартість покупки (послуги);
• ознака фіскального режиму

Обов'язковим елементом нового касового чека є QR-код, завдяки якому будь-який покупець може перевірити легальність покупки.

Необхідно пам'ятати, що у окремих випадках дозволено видавати не касовий чек, а бланк суворої звітності (БСО).

Касовий чек та бланк суворої звітності повинні містити, за винятком випадків, встановлених законом, такі обов'язкові реквізити:

• порядковий номер за зміну;
• дата, час та місце (адреса) здійснення розрахунку;
• найменування організації чи прізвище, ім'я, по батькові індивідуального підприємця;
• ідентифікаційний номер платника податків;
• застосовувана під час розрахунку система оподаткування;
• ознака розрахунку (отримання коштів від покупця - прихід, повернення покупцю коштів, одержаних від нього, - повернення приходу, видача коштів покупцю - витрата, одержання коштів від покупця, виданих йому, - повернення витрати;
• найменування товарів, робіт, послуг, платежу, виплати, їх кількість, ціна за одиницю з урахуванням знижок та націнок, вартість з урахуванням знижок та націнок, із зазначенням ставки податку на додану вартість;
• сума розрахунку з окремим зазначенням ставок та сум податку на додану вартість за цими ставками;
• форма розрахунку (готівкові кошти та (або) електронні засоби платежу), а також сума оплати готівкою та (або) електронними засобами платежу;
• посада та прізвище особи, яка здійснила розрахунок з покупцем (клієнтом), що оформила касовий чек або бланк суворої звітності та видала (передала) його покупцю (клієнту);
• реєстраційний номер контрольно-касової техніки;
• заводський номер екземпляра моделі фіскального накопичувача;
• фіскальна ознака документа;
• адресу сайту уповноваженого органу в мережі "Інтернет", на якому може бути здійснено перевірку факту запису цього розрахунку та справжності фіскальної ознаки;
• абонентський номер або адреса електронної пошти покупця (клієнта) у разі передачі йому касового чека або бланку строгої звітності в електронній формі;
• адресу електронної пошти відправника касового чека або бланка строгої звітності в електронній формі у разі передачі покупцю (клієнту) касового чека або бланка строгої звітності в електронній формі;
• порядковий номер фіскального документа;
• номер зміни;
• фіскальна ознака повідомлення.

Водночас частиною 2 ст. 9 Закону N 402-ФЗ визначено перелік обов'язкових реквізитів, які має містити будь-який первинний обліковий документ. А саме:

1. Назва документу;
2. дата складання документа;
3. найменування економічного суб'єкта, який склав документ;
4. зміст факту господарського життя;
5. величина натурального та (або) грошового виміру факту господарського життя із зазначенням одиниць виміру;
6. найменування посади особи (осіб), яка вчинила (вчинили) правочин, операцію та відповідального (відповідальних) за правильність її оформлення, або найменування посади особи (осіб), відповідальної (відповідальних) за правильність оформлення долі;
7. підписи осіб, передбачених пунктом 6 цієї частини, із зазначенням їх прізвищ та ініціалів чи інших реквізитів, необхідні ідентифікації цих осіб.

У 2016 році Верховний Суд РФ вказав (ухвалу ЗС РФ від 09.03.2016 № 302-КГ16-450), що первинні документи визнаються оформленими з порушеннями вимог закону та не приймаються до обліку у випадках:

• відсутності в них відомостей, необхідних для ідентифікації осіб, які їх підписали;
• коли найменування куплених товарів зазначено нечітко (наприклад, "господарські витрати, канцелярські товари, побутова хімія, будматеріали, витрати, дитячі новорічні подарунки");
• відсутня дата складання;
• не заповнені графи "кількість", "ціна товару";
• відсутній підпис продавця.

Відрядження: що можна зважити?

• квитки в обидві сторони на авіа-, залізничний, автобусний транспорт, касові чеки про видачу постільної білизни;
• підтвердження витрат на проїзд до вокзалів/аеропортів, що знаходяться за межами міст, у важкодоступних районах;
• документи з місця проживання – готельні рахунки, бланки суворої звітності або касові чеки;
• страхові поліси на подорож;
• документи про оплату інших зборів, пов'язаних із поїздкою;
• документи про оплату отримання віз.

• найменування, серія та номер квитанції на оплату користування легковим таксі;
• найменування фрахтувальника;
• дата видачі квитанції на оплату користування легковим таксі;
• вартість користування легковим таксі;
• прізвище, ім'я, по батькові та підпис особи, уповноваженої на проведення розрахунків.

Таким чином, водій легкового таксі зобов'язаний видати пасажиру після закінчення поїздки або касовий чек, надрукований контрольно-касовою технікою, або квитанцію у формі бланка суворої звітності, яка повинна містити встановлені реквізити.

Підведемо підсумки

Перевірений авансовий звіт затверджується керівником організації чи іншою особою, яка має відповідні повноваження. З даних затвердженого авансового звіту бухгалтерією проводиться списання підзвітних грошових сум у порядку.

З якими складнощами можна зіткнутися, заповнюючи авансовий звіт, що можна прийняти до обліку та як оформляти документи, завжди готові розповісти співробітники BDO Unicon Outsourcing. У компанії можна отримати весь спектр консультацій та професійних послуг з