Табель обліку робочого часу – наповнення зразка. Як скласти табель обліку робочого часу: зразок заповнення

Табель обліку робочого часу – зразок заповненняйого (на основі уніфікованої форми) ви можете завантажити на нашому порталі – обов'язково ведеться роботодавцем. Вивчимо особливості його структури докладніше.

Встановлюємо порядок обліку робочого часу: які бланки використовувати

З метою обліку трудового часу співробітників обов'язкової процедури в силу норм, які містяться у ст. 91 ТК РФ, - фірма вправі задіяти:

1. Автоматизовані системи, які:

• фіксують у спеціальних файлах явку фахівців, їх робочий годинник;
• відображають у таких файлах відомі (закладені в базі даних програми) причини неявки фахівця (наприклад, якщо він відпочиває у відпустці або перебуває на лікарняному).

Як бланк документа, у якому фіксуються зазначені облікові дані, при задіянні автоматизованої платформи може бути застосована форма Т-13.

2. "Ручні" документи обліку.

З цією метою може бути застосована форма Т-12.

3. Є й різні «напівавтоматичні» методи ведення обліку — коли часткове заповнення табеля обліку робочого дня здійснює відповідальний працівник, інше робить комп'ютер.

Дізнатися більше про особливості структури форм Т-12 та Т-13 ви можете у статті .

Форми обліку: особливості заповнення

Заповнення зазначених форм може здійснюватися за двома принципами:

• "суцільному" - коли в таблицях бланків фіксуються всі події, пов'язані з урахуванням відвідувань: явка, неявка, вихід у відпустку та інші;
• «за відхиленнями» — коли у таблицях відбиваються ті події, які від типових, наприклад запізнення чи неявка.

Внутрішній порядок здійснення обліку (одним із зазначених способів – автоматизованим чи ручним) встановлюється локальним нормативом роботодавця.

Зазначені форми бланків обліку відвідувань працівників були обов'язковими до застосування до 2013 року, після чого роботодавці мають право використовувати будь-які інші форми. Проте бланки Т-12 та Т-13 залишаються звичними фахівцям кадрових служб та активно використовуються досі.

Як правильно заповнювати табель Т-13

Якщо фірма віддала перевагу першому, файловому способу обліку, то при програмуванні автоматизованих модулів для внесення даних у форму Т-13 фахівцям фірми буде корисно звернути увагу на такі нюанси:

1. У графі "Номер документа" автоматично проставляється порядковий показник.

2. У графі "Дата складання" відображається останній день місяця, якщо документ складається за підсумками місяця, або інша дата складання, якщо табель оформляється з конкретною метою.

3. У графі «Код виду оплати» можуть бути відображені значення, що визначаються відповідно до локальних нормативів. Орієнтиром за відповідними значеннями тут може бути таблиця, яка міститься у наказі ФНП Росії від 10.09.2015 № ММВ-7-11/387 (у ній закріплені коди, що вказуються у довідці 2-ПДФО).

4. Умовні коди таблиці (про явки, неявки, відпустки та інші події), що заповнюються програмою в табелі, потрібно використовувати відповідно до переліку, наведеного в бланку Т-12.

Де можна завантажити приклад заповнення форми Т-12 та Т-13

Завантажити зразки заповнення табелів обліку робочого часу співробітників за розглянутими нами формами, ви можете у нас на сайті:

Використовуючи, наприклад, зразок форми Т-13, підготовлений нашими фахівцями, відповідальний працівник компанії зможе:

1. Налаштувати програмне забезпечення, що входить до складу автоматизованої платформи для обліку.

Знати те, як заповнювати табель обліку робочого часу на практиці, фахівця з програмного забезпечення для автоматизації кадрового обліку просто необхідно, щоб зробити коректне налаштування такого програмного забезпечення.

2. Задіяти зразок заповнення табеля обліку робочого дня як приклад готового кадрового документа для підготовки табеля з урахуванням «ручного» бланка Т-12 своєму підприємстві.

Якщо ваша компанія бажає використати власний бланк обліку, відмінний від уніфікованих форм, завантажити його зразок ви також можете на нашому сайті за наступним посиланням:

Підсумки

ТК РФ наказує всім роботодавцям вести облік показників, що відображають відвідування співробітниками своєї роботи та кількість їх робочих годин. З цією метою застосовується табель обліку трудового часу. Його роботодавець може вести вручну або за допомогою автоматизованих рішень. У першому випадку застосовується бланк Т-12, у другому форма Т-13. Те, який саме бланк потрібно задіяти кадровикам, прописується у локальному нормативі.

Дізнатися більше про застосування документів, пов'язаних із кадровим обліком в організації, ви можете у статтях:

• ;
• .

Неважко, якщо колектив невеликий. А як бути, якщо підрозділи віддалені один від одного чи графік працівників нестандартний? Тут не допоможе навіть спеціально прийнятий на роботу табельник. Потрібно налагодити якісний збір інформації.

Визначаємо цілі

Перед початком будь-якого проекту потрібно зрозуміти, яку мету ми маємо, які результати хочемо отримати і як їх використовувати. Отже, мета: зібрати інформацію про дати роботи, відпустки, невиходи всіх працівників організації в точно визначені дати для правильного нарахування заробітної плати та зміцнення дисципліни. Досягнення цієї мети знадобиться залучення керівників підрозділів, лише вони достовірно знають про дати роботи підлеглих. Щоб ця витівка вдалася, потрібно заручитися підтримкою керівництва та бухгалтерії. Звичайно, змусити начальників виконувати додаткову роботу, нехай і нескладну, буває непросто, але якщо скласти Положення про табельний облік та наказ зобов'язати всіх його виконувати, шанси на успіх підвищаться.

Розробляємо Положення про табельний облік

Як і будь-який інший локальний нормативний акт, це Положення має містити основні розділи:

загальні положення. У ньому описуються: цілі табельного обліку, визначається коло осіб, яких воно стосується.

Основна частинавключає опис процесу. Тут обов'язково потрібно прописати:

• Обов'язки керівників ведення табеля
• Порядок заповнення,
• Порядок надання до відділу кадрів або бухгалтерії - в електронному та паперовому вигляді
• Дати передачі табеля (2 рази на місяць - до авансу та зарплати)
• Порядок дій у разі відсутності інформації про причини пропусків роботи
• Порядок обліку (якщо потрібно) робочих годин

В основній частині необхідно враховувати особливості підприємства, наприклад, ведення журналу місцевих відряджень, робочий час роз'їзних посад, відображення запізнень тощо. Процедура заповнення у цих випадках має бути максимально зрозумілою.

Відповідальністьза ненадання табеля, порядок заміщення керівників у відпустці або у разі хвороби.

додаток- зразок бланка формою Т-13 з робочих днів, відпусток, прогулів, лікарняних, тощо.

Звісно, ​​в наш час передавати паперові табелі навряд чи хтось стане, і тому треба розіслати всім електронний варіант документа. Для полегшення початку роботи можна одразу заповнити його списком співробітників. Внизу електронного документа потрібно зробити «шпаргалку» із літерними позначеннями. Начальникам, далеким від кадрового обліку, це дуже допоможе. Попросіть виділяти кольором усі дні відхилень від нормального графіка роботи, так що обробляти таблиці буде набагато легше.

Покрокова інструкція організації табельного обліку

Теорія – це чудово, але практика зазвичай сильно від неї відрізняється. Які кроки зробити, щоб досягти результату – своєчасного надання табелів від усіх підрозділів?

Нарада.Неважливо, чи це буде загальна нарада всіх начальників чи просто ділова бесіда з директором - без цього кроку не обійтися. Потрібно переконливо довести, чому надання даних про робочий час це важливо. Наведіть приклади помилок у нарахування зарплати через відсутність інформації, несвоєчасне інформування про прогули або лікарняні. Головне - заручитися підтримкою керівництва та бухгалтерії.

Положення про табельний облік.Знайти абсолютно адаптований під вашу організацію документ навряд чи вдасться доведеться попрацювати самим. Визначте важливі моменти:

1. хто має надсилати вам табель, у якому вигляді та в які дати. Як правило, це 2-3 дні до дат виплат авансу та зарплати;

   обов'язки відповідальних осіб - контроль явок працювати, запізнень, інших відхилень від стандартного графіка;

   порядок інформування відділу кадрів про випадки роботи у свята, понаднормовий годинник і т.д.

Наказ про затвердженняПоложення та обов'язки його виконувати. З ним, як і з Положенням, слід ознайомити всіх задіяних осіб. Іноді у великих філіях, відокремлених підрозділах ведення табеля покладають на секретаря, помічника тощо. Якщо так і є, знайомимо їх також.

Зразки табеляу відділах зі списком прізвищ. Список вносити, звичайно, не обов'язково, але так ви допоможете керівникам, і допоможете нікого не «втратити». Розішліть зразки електронною поштою, напишіть про вашу готовність відповісти на запитання.

Контроль виконання. У перші місяці доведеться займатися постійними нагадуваннями про табель, але поступово все увійде до звичного русла. Зробіть позначки в календарі в контрольні дати та надішліть всім нагадування.

Заходи впливу.Часто начальники посилаються на зайнятість чи просто забувають вести табельний облік. Якщо нагадування не допомагають, надішліть усім, хто не здав повідомлення на кшталт «повідомляю вас про те, що прізвища керівників, які не виконують Положення про табельний облік, будуть передані генеральному директору у разі не надання інформації 1 числа місяця». Це, звичайно, крайній захід, тому що особистим розташуванням і хорошим ставленням можна досягти набагато більших результатів, ніж тиском і залякуванням.

Зразок Положення про табельний облік робочого часу

Враховуємо нюанси організації

Кожне підприємство має свої особливості та їх треба врахувати. Визначте, як у вашому випадку відбуватимуться процеси передачі у відділ кадрів:

• Чи потрібна паперова форма документа?
• Чи формуватимете ви на основі отриманих даних один, загальний табель або їх буде кілька?
• Чи потрібна фактична інформація про робочий годинник, що не впливає на розмір зарплати?
• Як позначити переробки, роботу у вихідні дні та свята?
• Які дати мають передаватися заяви на відпустку?
• Чи потрібна вам інформація про лікарняні листки відразу після їх відкриття?
• У які терміни ви хочете отримати закриті лікарняні листи?

Нюансів може бути скільки завгодно, іноді вони виявляються у процесі ведення обліку.

Табельний облік на підприємстві - усвідомлена необхідність для будь-якої компанії, і налагодити його може будь-який відповідальний та терплячий співробітник, потрібно лише виявити наполегливість та послідовність.

Шабашова Ірина, редактор-експерт з кадрового діловодства

Під час семінару «Аудит кадрової документації: проводимо своїми силами», який відбувся в рамках Всеросійського практичного форуму «Кадрова справа – 2010»*, ми отримали багато питань про організацію роботи з табелем обліку робочого часу. Чи обов'язково вести цей табель? Як його правильно заповнювати? Яку уніфіковану форму з двох наявних переваг? Розберемося, як ставити позначки? Чим загрожує відсутність табелю робочого часу?

Чи можна не вести табель у маленьких компаніях?

Я працюю в дуже маленькій компанії з чисельністю 4 працівників. Підкажіть, чи нам потрібно вести табель обліку робочого часу? Чи в кожній компанії ведеться табель?

Так, табель є обов'язковим для всіх роботодавців, включаючи нечисленні компанії та роботодавців – фізичних осіб. Це встановлено статтею 91 Трудового кодексу (де йдеться, що роботодавець зобов'язаний вести облік часу, фактично відпрацьованого кожним працівником) та підтверджується постановою Держкомстату Росії від 5 січня 2004 р. № 1, якою затверджено уніфіковану форму табеля.

Усі господарські операції мають оформлятися та підтверджуватись виправдувальними документами**. Розрахунки з персоналом також є господарськими операціями. Табель обліку робочого часу – це документ, що підтверджує, що працівник виконує зобов'язання за трудовим договором, адже в ньому міститься інформація про фактично відпрацьований годинник. Табель є підставою для розрахунку заробітної плати у бухгалтерії. Крім того, бухгалтери готують за його допомогою податкову та статистичну звітність.

У бухгалтерській термінології виправдувальні документи для господарських операцій ще називають первинними обліковими документами

Як призначити табельника?

Нещодавно співробітник, відповідальний за табель нашого відділу, звільнився. Добровільно виконувати обов'язки з ведення табеля і здачі його в бухгалтерію ніхто з працівників, що залишилися, не захотів. Як призначити нового?

З питання зрозуміло, що посади табельника у вашій організації немає, хоча вона може бути передбачена в штатному розкладі, особливо в організаціях з великою кількістю персоналу. Якщо у вашій компанії встановлено порядок призначення відповідальних за ведення табеля за підрозділами, то такий обов'язок не є основним для співробітника, на якого він покладений. Отже, вона має бути додатково оплачена. Будь-які доплати та надбавки передбачаються у трудовому договорі***. Тому з відповідальним за табель працівником необхідно укласти додаткову угоду до трудового договору, в якому буде передбачено обов'язок ведення табеля обліку робочого часу, а також розмір доплати за це (зразок дивіться на стор. 46).

Доплати, надбавки, премії та заохочувальні виплати відображаються у графах 6–8 штатного розкладу (уніфікована форма № Т-3)

Крім того, слід видати наказ щодо основної діяльності про призначення відповідального за табель (зразок подано на стор. 47).

Яку форму використовувати – Т-12 чи Т-13?

Підкажіть, будь ласка, у чому різниця між формами табеля № Т-12 та № Т-13? У яких випадках вони використовують?

Все залежить від того, як саме в організації побудовано систему обліку робочого часу. Як ви вже зазначили, Держкомстат Росії затвердив дві уніфіковані форми табеля: № Т-12 «Табель обліку робочого часу та розрахунку оплати праці» та № Т-13 «Табель обліку робочого часу». Форма № Т-12 може використовуватись у будь-якій організації. З її допомогою можна одночасно контролювати дотримання режиму робочого часу та вести облік виплат працівникам. При цьому в компаніях, де тимчасовий облік та розрахунки з персоналом з оплати праці ведуть окремо, допускається заповнювати лише розділ 1 «Облік робочого часу». І тут розділ 1 вважається самостійним документом, а оформляти розділ 2 «Розрахунок з персоналом з праці» не нужно. Форма № Т-13 використовується, тільки коли в організації встановлено автоматичну систему контролю присутності працівників і дані про вхід-вихід можна заносити в табель через комп'ютер. Сьогодні у сучасних компаніях все частіше використовують систему автоматизованого контролю присутності, що дозволяє значно економити час та трудовитрати на заповнення табеля. Необхідно також зазначити, що форма № Т-13 призначена винятково для обліку робочого часу, в ній немає граф даних для оплати праці.

Табель обліку робочого часу щодня заповнює співробітник, відповідальний за роботу із цим документом

Як вести табель, якщо співробітники розкидані по офісах?

Мене призначили відповідальним за ведення табеля обліку робочого часу відділу, в якому робочі місця співробітників знаходяться у сусідніх офісах. Ходити в далекі офіси не завжди є час, і я проставляю явку працівникам за їхніми словами по телефону. Чи можуть у мене через це виникнути якісь проблеми?

Так, можуть. Справа в тому, що відповідальний за ведення табеля робочого часу має проставляти позначки в табелі за фактом присутності співробітника на робочому місці. Уявіть ситуацію, що за співробітника телефоном відповів хтось із колег і повідомив про його явку. А насправді працівник прогулював (або перебував на лікарняному, у відрядженні тощо). Якщо така невідповідність виявиться в бухгалтерії при розрахунку зарплати, вам доведеться не лише переробляти табель, а й писати пояснювальну записку, чому так сталося. Ще серйозніше, якщо помилковим табелем уже зробив розрахунок. За таке порушення керівник організації може зробити зауваження або оголосити (ст. 192 ТК РФ).

Пам'ятайте, що підставою для проставлення того чи іншого коду в табелі є різні підтверджуючі документи. Це накази роботодавця (про направлення працівника у відрядження, про надання відпустки, про усунення від роботи тощо), листки тимчасової непрацездатності, медичні довідки, доповідні та пояснювальні записки, акти тощо. У вашому випадку (при віддаленості контрольного) об'єкта), доведеться організувати робочий час таким чином, щоб на виконання обов'язку табельника залишався час. А краще все-таки, якщо у кожному офісі буде свій табельник.

Порада

Якщо ви точно не знаєте, з яких причин співробітник відсутній на роботі, до здачі табеля в бухгалтерію залишайте незаповненою його графу «позначки про явки та неявки на роботу за числами місяця» доти, доки він не з'явиться і не представить підтверджуючі документи. Якщо на момент здачі табеля працівник не з'явився, ставте відмітку про неявку з нез'ясованих причин (до з'ясування обставин) – код «ПН» («30»). При пред'явленні листка непрацездатності ці позначки замінюються кодом "Б" (19) або "Т" (20). І тут табель наприкінці місяця треба переоформити.

Чи можна створити свою форму табеля обліку робочого часу?

При заповненні табеля я не використовую графи «відпрацьовано за місяць: понаднормових, нічних, вихідних та святкових днів», оскільки ми не залучаємо своїх співробітників до понаднормової роботи. Ці графи збільшують ширину табеля, що з заповненні викликає незручності. Чи можу я виключити їх із табеля?

Ні, видалення окремих реквізитів із встановленої форми табеля обліку робочого дня не допускається так само, як і розробка індивідуальної форми цього документа. Ці правила стосуються інших уніфікованих форм. Бухгалтер відповідно до закону «Про бухгалтерський облік» не зможе прийняти до заліку табель, складений у вільній формі.

Зміни, що вносяться до уніфікованих форм первинної облікової документації, слід оформити в організації відповідним наказом або положенням

Однак до уніфікованих форм можна вносити зміни: наприклад, розширити або звузити графи табеля з урахуванням необхідності та значущості показників, включити до нього додаткові аркуші, якщо, наприклад, працівників у відділі багато і всі прізвища не вміщаються на одній сторінці. Не заборонено також додавати до табеля додаткові реквізити****. На практиці часто вносять у форму рядки для віз посадових осіб чи реквізит «ЗАТВЕРДЖУЮ».

Умовні позначення у табелі обліку робочого часу

Що загрожує, якщо неправильно оформляти табель?

Наша організація має перевірити податкову інспекцію. Ми не впевнені, що завжди правильно оформляємо табель обліку робочого часу? Яка відповідальність загрожує нам, якщо щось не таке?

Так, під час перевірки фінансових операцій дані бухгалтерської та податкової звітності можуть звірятися з первинними обліковими документами, зокрема і з табелем. Пам'ятайте, що перевіряє не тільки правильність оформлення табеля, а й завжди зіставляє його дані із відомостями розрахунково-платіжної відомості. Розбіжність цих даних говорить про неправильність нарахування заробітної плати. Наприклад, коли вказані невірні коди, проставлено суцільні «вісімки» працівникам із ненормованим робочим днем ​​чи сумісникам.

У разі виявлення таких помилок у табелі роботодавця можуть притягнути до адміністративної відповідальності за «грубе порушення правил обліку доходів, витрат, об'єктів оподаткування». Штраф становить 5000 рублів (п. 1 ст. 120 НК РФ). Якщо ж роботодавець взагалі веде табель, його можуть притягнути до відповідальності порушення трудового законодавства (ст. 5.27 КоАП РФ)*****.

Хочемо також звернути вашу увагу на те, що податкова інспекція – не єдиний контролюючий орган, який перевіряє цей документ. Наприклад, представники Фонду соціального страхування можуть вивчити його щодо уточнення обчислених сум допомоги з тимчасової непрацездатності. Табелі у плановому порядку перевіряє і Держтрудінспекція.

На підставі ст. 91 Трудового кодексу РФ всі роботодавці повинні контролювати, скільки годин за фактом відпрацював кожен їхній підлеглий. Постановою Держкомстату РФ від 5.01.2004 р. було затверджено спеціальну форму «Табель обліку робочого дня».

Ви дізнаєтеся:

• Як вести табель обліку робочого часу у 2018 році.
• Які позначення використовуються.
• Як заповнюється табель обліку робочого часу за сумісництва.
• Як відзначаються відпускні дні у табелі обліку робочого дня.
• Як відзначити відгул у табелі обліку робочого часу.
• Як правильно відобразити лікарняний у табелі обліку робочого часу.
• Які питання виникають у кадровиків під час заповнення табеля обліку робочого часу.
• Які найчастіші помилки допускають кадровики під час табеля обліку робочого дня.

Як вести табель обліку робочого часу у 2018 році

Табель обліку робочого дня одна із найважливіших кадрових документів. Саме в ньому щодня відзначають усі відпрацьовані співробітниками зміни та годинники, і саме на основі цього документа щомісяця розраховують зарплату. Крім того, табель використовують для формування статистичної звітності з праці та інших аналітичних документів.

У статті 91 Трудового кодексу РФ зазначено, що роботодавець повинен вести табель обліку робочого дня. При цьому немає значення, в якому напрямку працює компанія і яка у неї форма власності. У табелі відображають кількість годин та днів (змін), відпрацьованих персоналом. Форма табеля обліку робочого дня може бути як паперової, і електронної.

Завантажити табель обліку робочого часу

Інформація, відображена в табелі обліку, має бути засвідчена. Тому перед повним переходом на електронний облік слід оформити електронні підписи відповідальних співробітників: начальника структурного відділу, спеціаліста кадрової служби та табельника.

У 2018 році для обліку робочого часу використовуються уніфіковані форми Т-12 або Т-13, затверджені ухвалою Держкомстату Росії.

Форми відрізняються одна від одної. Т-12 - це універсальний варіант, який використовують як обліку робочого дня, але й розрахунку і нарахування зарплати персоналу. Коли заповнюють розділ «Розрахунок із персоналом з праці», вписують коди виду оплати в табелі формою Т-12.

Табель формою Т-13 ведуть обліку робочого дня, якщо у компанії діє автоматична система (турнікет) явок-неявок.

Роботодавець має право користуватися власними бланками, призначеними для аналогічних цілей.

Важливо:самостійно розробляти облікові форми мають право лише комерційні підприємства. Державні та бюджетні організації застосовують типову форму № 0504421 (згідно з наказом Мінфіну Росії від 30.03.2015 р. № 52н, який містить також методичні вказівки щодо правильного заповнення бланка).

Якщо ми говоримо про невелику компанію з малою чисельністю персоналу, можна використовувати один загальний табель. Якщо підприємство масштабне, кожного структурного підрозділу зазвичай заводять окремий табель обліку. Оформляє його відповідальний співробітник, який займається веденням обліку робочого часу (табельник), бухгалтер, спеціаліст кадрового відділу чи будь-яка інша посадова особа.

Щоб автоматизовано враховувати робочий час використовують форму Т-13, що складається лише з одного розділу.

Завантажити зразок табеля обліку робочого часу за форматом T-13

Необхідно дотримуватись усіх встановлених правил, коли ви створюєте табель обліку робочого часу. Бланк, який підприємство склало за будь-якою зазначеною формою, може бути доповнено потрібними видами відомостей – це визначає роботодавець. Основна умова – наявність обов'язкових реквізитів, а саме:

• дати складання та найменування документа;
• повної назви компанії та її структурного підрозділу;
• одиниць, у яких вимірюється час, відпрацьований співробітниками;
• посад, ПІБ та особистих підписів працівників, які ведуть облік.

Тест та планувальник, які допоможуть встигнути всі за півдня

Консультант "Газпрому" докладно пояснив для редакції журналу "Комерційний директор", як справлятися з усіма справами вдвічі швидше. Тест допоможе вам перевірити, як ви керуєте часом, а автоматизований планувальник швидко розібрати завдання.

Які позначення використовуються в табелі обліку робочого часу

На титульному аркуші уніфікованої форми представлений детальний перелік умовних позначень, що використовуються під час заповнення табеля. Найчастіше зустрічаються такі цифрові коди або їх буквені аналоги:

• 01 (Я) - робота у денний час;
• 02 (Н) - робота у нічний час;
• 03 (РВ) - робота у вихідні та неробочі святкові дні;
• 04 (С) - понаднормова праця;
• 05 (ВМ) – вахтовий метод;
• 06 (К) - ;
• 07 (ПК) – підвищення кваліфікації з відривом від виробництва;
• 08 (ПМ) – підвищення кваліфікації з відривом від виробництва в іншій місцевості;
• 09 (ВІД) - щорічна основна оплачувана відпустка;
• 10 (ОД) - щорічна додаткова оплачувана відпустка;
• 11 (У) - навчальна відпустка із збереженням зарплати (проставляється у табелі обліку робочого часу працівників, які поєднують роботу та навчання у 2018 р.);
• 12 (УВ) - скорочена тривалість робочого дня для працівників, які навчаються без відриву від виробництва із частковим збереженням зарплати;
• 13 (УД) – навчальна відпустка без збереження зарплати;
• 14 (Р) - відпустка у зв'язку з усиновленням новонародженої дитини;
• 15 (ОЖ) - відпустка для догляду за дитиною до трьох років;
• 16 (ДО) - відпустка без збереження зарплати, надана працівникові за згодою роботодавця;
• 17 (ОЗ) - відпустка без збереження зарплати, надана у передбачених законом випадках;
• 18 (ДБ) - щорічна додаткова відпустка без збереження зарплати;
• 19 (Б) - тимчасова непрацездатність із призначенням допомоги (лікарняний);
• 20 (Т) – тимчасова непрацездатність без призначення допомоги;
• 24 (ПР) – прогул;
• 26 (В) - вихідний чи неробочий святковий день;
• 30 (ПН) – неявка на робоче місце з нез'ясованих причин.

Код "30" ставлять до з'ясування причин відсутності працівника на робочому місці. Наприклад, якщо стає відомо, що працівник захворів, і цей факт підтверджує довідка з медустанови, код «30» чи «ПН» змінюють на «19» чи «Б».

Якщо компанії мало типового переліку кодів, щоб відбивати виробничі ситуації, вона будь-якої миті має право внести доповнення. Для закріплення коригування випускають наказ. Це передбачає «Порядок застосування уніфікованих форм первинної облікової документації», затверджений ухвалою Держкомстату Росії від 24.03.1999 р. № 20.

Завантажити зразок наказу про введення нових позначень у табель обліку робочого часу

Правильне ведення табеля обліку робочого часу

Табель обліку робочого часу можна вести 2 способами:

• методом суцільної реєстрації явок та неявок на роботу;
• реєстрацією різних відхилень.

Вибір методу залежить від трудового розпорядку. Систему ведення табеля обліку робочого дня встановлюють для формування облікової політики підприємства, яку регламентує наказ керівництва. В обліковій політиці фіксують, протягом якого часу табель потрібно надавати до бухгалтерії.

Якщо табель обліку використання робочого часу ведуть методом суцільної реєстрації явок та неявокУ документі в окремих клітинах відзначають календарні дні місяця. Обов'язково проставляють коди явок та неявок, під якими вказують загальну кількість відпрацьованих працівником годин.

Якщо використовують метод реєстрації відхилень, У документі відображають лише відступи від встановленого робочого часу (якщо вони зафіксовані). У ньому відзначають неявки, запізнення, понаднормовий годинник. Неявки завжди враховуються днями. У верхньому рядку графи фіксують код умовних позначень. Нижні графи не наповнюють.

Якщо тривалість дня та зміни залишається незмінною, фіксують лише відхилення від нормативу часу (неявки, запізнення). Якщо тривалість роботи нормальна, фіксувати можна лише неявки працювати.

Якщо співробітник працює за внутрішнім сумісництвом, йому надають два табельні номери і двічі вписують його в документ - як сумісника і як основного працівника. Розглянемо правильне заповнення табеля обліку робочого дня з прикладу розділу 1 «Облік робочого дня» форми № Т-12.

Під час заповнення табеля користуються цифровими або аналогічними літерними кодами. Зазначимо, що табель обліку у різних компаніях можуть вести за різними правилами.

Приклад ведення табеля обліку:

• номер працівника за порядком (1);
• П. І. О, посада чи спеціальність (2);
• табельний номер (3).

У 4 та 6 графах є рядки, де потрібно вказувати, скільки часу щодня працює кожен співробітник протягом місяця. У верхньому рядку проставляють код тимчасових витрат за конкретну дату (4). У нижньому рядку відображають тривалість відпрацьованого або невідпрацьованого часу годин або хвилин (5). Якщо потрібно, збільшує кількість граф для додаткових реквізитів за режимом часу. У верхніх рядках 5 і 7 проставляють кількість відпрацьованих днів (6), а нижніх - загальна кількість відпрацьованих за півмісяця годин (7).

За результатами кожного місяця для працівника вносять загальну кількість відпрацьованих днів (8), кількість годин (9), загальну кількість вихідних чи свят (10). Далі встановлюють, скільки понаднормового годинника було у співробітника (11). Заповнювати табель обліку краще в такому порядку, щоб не помилитися.

До нічних годин відносять період з 22:00 до 6:00. Підрахуйте, скільки в сумі нічних годин відпрацював співробітник за обліковий період і включіть число, що вийшло, до графи 11 (12). Відзначте кількість годин, відпрацьованих у вихідні або святкові дні (якщо на них випав робочий період (13).

У 14 графі позначте всі неявки. У верхній рядок внесіть кількість днів (14), у нижню - кількість невідпрацьованих годин (15). У графу 15 занесіть код (16), а до графи 16 - кількість днів і годин неявки, вказавши код (17). Далі у табелі повинні розписатися відповідальний за заповнення табеля обліку робочого часу (18), начальник відділу (19) та співробітник кадрової служби. Обов'язкові реквізити - найменування посад цих осіб та їх особисті підписи із розшифровкою.

Після зазначених процедур особа, яка відповідає за ведення табелю, віддає документ бухгалтерському відділу. На підставі табеля працівникам розраховують та нараховують зарплату.

Важливо!Підставою для включення в табель або виключення з нього працівника повинні бути документи з кадрового обліку, наприклад, наказ про звільнення, прийом на роботу, трудовий договір. Обов'язковою вимогою є документальне підтвердження позначки про причини недотримання режиму.

Підставою для внесення позначки може бути наказ, лікарняний лист, довідка про виконання державних чи громадських робіт, попереджень про просте тощо. буд.

• 10 порад про те, як керувати співробітниками відділу продажу

Як заповнювати табель обліку робочого часу для сумісника

Відпрацьований сумісниками час у табелі фіксують за загальними правилами. Кількість годин, відпрацьованих сумісником того чи іншого дня, відображають у осередках з відповідними датами. Вихідні дні відзначають кодом "В", відпустку - позначкою "ВІД", дні лікарняного, підтверджені документально, - "Б".

Табель обліку робочого часу сумісника розробляють за спеціальними правилами. Відомо, що російське законодавство забороняє сумісникам працювати в установі більше, ніж на півставки. Тобто, порівняно з іншими співробітниками, сумісник зобов'язаний працювати менше.

Якщо підприємстві діє стандартна п'ятиденна робочий тиждень, то протягом кожного робочого дня сумісник вправі працювати 4 години. При ковзному чи змінному графіку щодня він може працювати різну кількість годин. Головне, щоб не перевищувалась загальна норма навантаження.

Зупинимося на правила заповнення табеля обліку для сумісника.

1. Відпрацьований сумісниками час у табелі фіксують за тими самими правилами, що й у звичайних співробітників. Табель обліку робочого часу (в Excel або в іншій програмі) оформлюють за тими самими вимогами.
2. Сумісник не може працювати більше, ніж передбачає його навантаження.
3. У різні робочі дні співробітник має право працювати різну кількість годин - все залежить від графіка як на додатковому, так і на основному місці роботи.
4. Якщо у якийсь із днів сумісник не працює на основному місці, він має право працювати як сумісник повний день (не перевищуючи загальний норматив годинника).

Відпрацьований як внутрішніми, і зовнішніми сумісниками час враховують за загальним правилам. Відмінності полягають лише у кількості відпрацьованих годин. Але між врахуванням робочого часу внутрішніх та зовнішніх сумісників відмінності є.

Ми знаємо, що зовнішнім сумісником називають співробітника, основне місце роботи якого – інша організація. Тобто табель обліку робочого часу для нього повинен включати лише один рядок - посаду, яку сумісник займає в даній компанії.

Внутрішній сумісник - це співробітник, який обіймає в тому самому закладі дві посади. Відповідно, його робочий час по одній і другій посаді фіксують в тому самому табелі обліку. Важливо, що відпрацьований час з кожної з посад слід враховувати окремо. Підсумовувати відпрацьований за сумісництвом годинник заборонено. Табель обліку робочого часу містить окремі колонки із кодом «СВ».

Нижче ми наведемо приклади роботи за сумісництвом з п'ятиденкою для зовнішніх сумісників, роботу за стандартним режимом для внутрішніх сумісників, а також роботу внутрішнього сумісника з п'ятиденним робочим тижнем за основною посадою та ковзним графіком за додатковим.

Порядок обліку робочого часу зовнішнього сумісника (Петрова Д. А., бухгалтер) під час роботи за сумісництвом за п'ятиденкою:

Порядок обліку відпрацьованого часу внутрішнім сумісником під час роботи по п'ятиденному робочому тижні за основною посадою та ковзним графіком за додатковою:

Порядок обліку робочого часу внутрішнього сумісника за п'ятиденкою:

Як відобразити відпустку в табелі обліку робочого часу

Зазначати інформацію про фактично відпрацьований годинник і відпочинок можна в типових табелях, а також у документах, які роботодавець сформував сам.

Як правило, спеціалісти кадрового відділу користуються готовими формами. На це є кілька причин: їх найзручніше застосовувати, їх не потрібно окремо затверджувати і погоджувати, і в ході перевірок інспектори ГІТ не ставлять щодо них жодних питань. Щоб фіксувати відпрацьований час, можна використовувати форми Т-12, Т-13 або ОКУД 0504421 "Табель обліку використання робочого часу". Табель форми Т-12 необхідний розрахунку зарплати за пропрацьований час.

У табель обліку робочого часу заносять відомості про явку та неявку співробітника на роботу та кількість відпрацьованих ним годинників. Явки і неявки спеціаліста класифікують окремо (робота вночі, у вихідний, відпустка власним коштом тощо. буд.), оскільки від виду відпрацьованого часу, і навіть від причини неявки працювати безпосередньо залежить сума його зарплати.

Фіксувати в табелі обліку робочий час та відпустки може окремий відповідальний за це співробітник, наприклад табельник, спеціаліст з кадрів або бухгалтер. Цей обов'язок має бути прописаний у трудовій угоді з відповідним співробітником. Також можна видати наказ про призначення спеціаліста, відповідального за ведення обліку.

Форми Т-12 і Т-13 - це таблиці, кожен рядок у яких відведено окремому працівнику. Стовпці призначені для внесення дат. У відповідному осередку кожного дня проставляють код із букв і цифр, що відображає вигляд робочого або неробочого часу. У осередку нижче зазначають, скільки саме годинників відпрацював співробітник.

Умовні позначення для відображення відпустки у табелі обліку робочого часу:

Всім працівникам належить щорічний оплачувана відпустка тривалістю не менше 28календарних днів. Його надають щороку порядку черги (виняток становлять кілька категорій співробітників, які мають право вибирати дати на власний розсуд). У ряді ситуацій, якщо працівник та роботодавець дійдуть згоди, відпустку ділять на частини або переносять на наступний рік.

Незважаючи на те, що графік завжди формують заздалегідь (за два тижні до нового календарного року), відпускні дні в табелі обліку робочого часу не слід вказувати заздалегідь. Якщо працівник вийде з відпустки заздалегідь або захворіє, у табель доведеться вносити відповідні зміни.

Після відходу співробітника в щорічну оплачувану відпустку працівник, який відповідає за ведення обліку, щодня зобов'язаний вписувати в табель код ВІД або 09.

Працівники певних категорій мають право брати не тільки щорічну 28-денну відпустку, а й додатковий час, що оплачується. Такий відпочинок можна взяти разом з основною відпусткою, його частиною чи окремо.

Право користуватися додатковими відпускними днямиє у фахівців, які працюють:

• за ненормованим робочим днем ​​(якщо ця умова прописана у трудовому договорі) - 3 календарні дні та більше;
• у шкідливих (2, 3, 4 ступінь) чи небезпечних умовах праці - 7 і більше календарних днів;
• в особливих умовах праці (список співробітників та тривалість додаткового відпускного періоду встановлює Уряд РФ).

Важливо!У табель обліку робочого часу додаткову відпустку потрібно вносити окремо, навіть коли додаткові дні йдуть відразу за основною відпусткою. І тому ставлять код ОД чи 10.

Російське законодавство дозволяє співробітникам брати не тільки щорічну основну та додаткову відпустку, але й користуватися:

• неоплачуваною відпусткою;
• навчальною відпусткою (за якої зберігається середня заробітна плата, заробіток не зберігається або виплачується частково);
• відпусткою у зв'язку з вагітністю та пологами для жінок;
• відпусткою для догляду за дитиною.

Розглянемо, як кожна з цих відпусток фіксують у табелі обліку робочого часу.

На підставі ст. 128 Трудового кодексу РФ кожен співробітник має право попросити роботодавця про надання йому неоплачуваної відпусткиу певний день/дні, щоб вирішити особисті питання. Йдеться про так званий відпочинок власним коштом. Роботодавець сам вирішує, надавати працівникові таку відпустку чи ні. Якщо співробітник бере неоплачувану відпустку, у табелі обліку ставлять код ДО або 16.

У цій статті (ст. 128 Трудового кодексу РФ) сказано про обов'язок роботодавця у низці ситуацій надавати відпустку власним коштом на прохання співробітника. Право на такий відпочинок є:

• у працюючих пенсіонерів (за віком). Щорічно вони можуть брати не більше ніж 14 календарних днів відпустки;
• у батьків та подружжя військовослужбовців, працівників ОВС, федеральної протипожежної служби, митниці, працівників установ та органів УІВ, осіб, які загинули або померли внаслідок поранення, контузії або каліцтва, отриманих під час виконання військових обов'язків або внаслідок хвороби, пов'язаної з проходженням військової служби - до 14 календарних днів щорічно;
• у працюючих інвалідів – 60 календарних днів щорічно;
• у співробітників, у яких народжується дитина, реєструється шлюб, помирають близькі родичі – до 5 календарних днів.

Таку відпустку без збереження зарплати в табелі фіксують як код ОЗ або 17.

Додатковим відпусткою, у якому зберігається середній заробіток, виходячи з ст. 173 Трудового кодексу РФ вправі користуватися співробітники, які працюють і при цьому одержують вищу або середню професійну освіту очно-заочно або заочно, тобто не відриваючись від роботи.

Керівник зобов'язаний надавати навчальну відпустку, щоб працівники могли пройти:

• проміжні сесії – від 20 до 50 календарних днів на кожному курсі;
• підсумкову державну атестацію – від 2 до 4 місяців.

Підстава для надання відпустки – документи із навчального закладу.

Щоб зафіксувати навчальну відпустку із збереженням зарплати, у табелі обліку робочого часу ставлять код У або 11.

Співробітники, які навчаються очно, мають право вимагати у роботодавця надання навчальної неоплачуваної відпустки, щоб пройти вступні випробування чи сесії. Навчальний відпустку відбивають у табелі обліку робочого дня як коду УД чи 13.

У табелі обліку робочого часу потрібно також фіксувати декретна відпустка.

Жінки мають право брати відпустку у зв'язку з вагітністю та пологами . Підставою надання таких відпусток стає листок непрацездатності. Взяти відпустку співробітниця може за 70 або 84 дні (якщо вагітність багатоплідна) до передбачуваної дати пологів або відразу після них. Але сумарно така відпустка має дорівнювати кількості днів, визначених законодавчо (ст. 255 Трудового кодексу РФ): від 140 до 194. У табелі обліку робочого часу відпустку у зв'язку з вагітністю та доглядом за дитиною позначають буквою Р або цифрою 14. Цей же код ставлять співробітнику , який усиновив дитину та у зв'язку з цим бере відпустку.

Коли закінчується відпустка у зв'язку з вагітністю та пологами, один з батьків або інша особа, яка наглядає за дитиною (бабуся, дідусь, опікун), має право скористатися відпусткою для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку. У період цієї відпустки підприємство зберігає за співробітником місце та виплачує йому допомогу.

У формі Т-12 або Т-13 відпустку для догляду за дитиною позначають у вигляді коду ОЖ або 15.

Як відобразити відгул у табелі обліку робочого часу

З чинного законодавства підприємства мають суворо враховувати трудову діяльність персоналу. Саме тому керівники повинні заносити до табеля обліку робочого часу кожен відгул.

Компанії у Росії вправі встановлювати власні правила щодо заповнення форми Т-12 чи Т-13 і фіксувати в інструкції чи керівництві. Перед відображенням відгулу в табелі обліку робочого часу також потрібно вибрати коди. До загальноприйнятих належать:

• РВ, 03 - відпрацьований співробітниками час у вихідні та свята.
• ОВ, 27 - оплачувані відгули.
• НВ, 28 – неоплачувані відгули.

Залучити співробітника до праці у неробочий день можна лише за його згодою. У цьому випадку видають спеціальний наказ із наступними розділами:

• Найменування компанії.
• Дата прийняття, номер і місто, в якому знаходиться установа.
• Назва документа (наприклад, «Про залучення до роботи у вихідний день»).
• Обґрунтування наказу.
• Вказівки щодо залучення конкретних працівників та оплати праці за подвійною ставкою за 1 день понад встановлену заробітну плату.
• Посада, ПІБ та підпис співробітника, який прийняв наказ.
• ПІБ та підписи співробітників, ознайомлених з наказом.

Важливо!З урахуванням інформації у наказі у табелі відображають час, відпрацьований співробітниками у неробочий день.

Якщо компанія користується індивідуальною формою, на підставі № 402-ФЗ від 06.12.2011 р. відгул у табелі ставлять у вигляді загальноприйнятого чи власного коду.

Особливості праці та оплати у неробочі дні відбито у Трудовому кодексі РФ. Якщо табель заповнений правильно, при розрахунках із персоналом за відпрацьований час немає ніяких труднощів.

Співробітники будь-якої компанії час від часу змушені працювати у вихідні з різних причин - припустимо, потрібно терміново підготуватися до перевірки або відвантажити поставлені товари.

Співробітник має право на свій розсуд визначати, яка форма оплати за роботу у вихідний або святковий день для нього є кращою. Він має право претендувати на оплату за подвійним тарифом або погодитися на суму, розраховану за одноразовим тарифом, але при цьому вимагати вихідний. Роботодавець в жодному разі не може впливати на рішення працівника.

При цьому висувати подібні вимоги не можуть співробітники, у яких з компанією укладено термінову трудову угоду на строк не менше ніж 2 місяці. У Трудовому кодексі РФ сказано, що за роботу у вихідні та свята вони можуть отримувати лише оплату за подвійним тарифом.

Відповідно до Трудового кодексу РФ залучати персонал до роботи у вихідні можна лише в екстрених ситуаціях. Припустимо, потрібно терміново виконати завдання, що впливають подальшу роботу компанії. Якщо керівник не дотримується норм Трудового кодексу РФ, він порушує закон. Це загрожує йому серйозними проблемами під час перевірки органів контролю.

Нижче наведено табель обліку робочого часу - зразок заповнення відгулу.

Як заповнити табель обліку робочого часу, якщо працівник перебуває на лікарняному

Дуже часто в організаціях виникає питання, пов'язане з правильним відображенням лікарняного табеля обліку. Для коректного оформлення лікарняного листа в табелі слід враховувати:

• яким методом фіксують явку чи неявку працювати (суцільна реєстрація чи лише реєстрація відхилень);
• як треба позначати лікарняний в табелі (літерний код "Б", цифровий код "19" - для графи 15 форми № Т-12).

Розглянемо, як у табель вписують лікарняний методом суцільної реєстрації. У дні хвороби працівника, підтверджені довідкою з медустанови, необхідно проставити, наприклад, літерний код «Б» у верхній половині рядка та кількість опрацьованих за фактом годинника «0». Далі необхідно підбити підсумок за кількістю відпрацьованих днів і годин.

Нижче представлений зразок позначення лікарняного в табелі під час використання методу суцільної реєстрації:

Перебування співробітника на лікарняному за методом реєстрації відхилень зазначається в табелі:

• літерним кодом "Б" у дні, підтверджені довідкою з медустанови;
• літерним кодом "В" у вихідні.

Ось як у табелі відображають лікарняний методом реєстрації відхилень:

Також користуються цифровими кодами. У цьому випадку лікарняний у табелі в графі 15 форми № Т-12позначають так:

Наведемо поетапну схему внесення лікарняного до документа:

Крок 1.Спочатку ви вибираєте код позначення, прийнятий у компанії. Перегляньте код лікарняного в табелі («Б» або «19» для графи 15 форми № Т-12 або інша позначка, прийнята у вашій організації). Щоб вам було зручно, запам'ятайте ці коди або збережіть у таблиці умовних позначень.

Крок 3Потім підраховуєте сумарну кількість днів і годин, відпрацьованих співробітником. При цьому з розрахунку виключіть лікарняний та вихідні дні (за відсутності інших відхилень).

Лікарняний листу табелі під час відпустки відображають так:

Крок 1.Необхідно відзначити відпустку до дати початку хвороби співробітника, зазначеної у довідці про непрацездатність. Для цього використовують літерне позначення "ВІД" (цифровий код "09" - для графи 15 форми № Т-12). Протягом відпустки вихідні не відзначають. Для підрахунку відпустки застосовують календарні, а чи не робочі дні (ст. 115 Трудового кодексу РФ).

Крок 2Дні, коли співробітник був непрацездатний, відзначають буквеним кодом «Б».

Крок 4.Потрібно продовжити відпустку: в табелі після останнього дня вписуємо код «ВІД». Він означає кількість наступних днів хвороби. При цьому слід врахувати певні нюанси. Відповідно до ст. 124 Трудового кодексу РФ, якщо працівник виявляється тимчасово непрацездатний, щорічна оплачувана відпустка або продовжують, або переносять на інший час, який визначає роботодавець, враховуючи побажання співробітника.

Так як закон РФ дозволяє або продовжити, або перенести відпустку на інший термін з урахуванням побажань співробітника, автоматично продовжити його через хворобу не можна. Роботодавцю слід зрозуміти, чого хоче працівник. Співробітник при цьому зобов'язаний висловити побажання щодо продовження або перенесення відпустки, подавши відповідну заяву.

Питання, які часто виникають у кадровиків при складанні табеля обліку робочого часу

Не у всіх випадках керівництво підприємств чітко дотримується правил, за якими заповнюються, зберігаються та використовуються форми Т-12 та Т-13. Наведемо відповіді найпоширеніші питання, які у фахівців з кадрів розробки табеля обліку. Керуючись цією інформацією, ви помилятиметеся менше.

1. Який термін зберігання заповненого табеля робочого дня?

ст. 586 "Перелік типових управлінських архівних документів, що утворюються в процесі діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування та організацій, із зазначенням термінів зберігання", говорить, що термін зберігання табеля не може становити менше 5 років. Якщо ж табелем користувалися, щоб фіксувати робочий час працівників важких та шкідливих виробництв, термін зберігання сягає 75 років.

1. Які етапи руху табеля необхідно передбачити при складанні локальних документів, що регламентують правила його розробки та руху?

Табель обліку проходить кілька етапів, а саме:

• спочатку його оформлюють;
• далі перевіряють правильність складання;
• якщо все правильно, передають для підпису;
• надають бухгалтерії;
• передають для подальшого зберігання, дотримуючись прийнятих у компанії норм (кадрового відділу, в архів і т. д.).

При складанні графіка документообігу обов'язково внесіть до нього всю облікову документацію, включаючи табель, і зробіть невелику поправку на специфіку оформлення бланка (тривалість складання, можливі затримки надання співробітниками документів, що підтверджують їхню відсутність на робочих місцях, а також час на коригування табеля).

1. Хто, окрім табельника, може вести табель обліку робочого часу?

Відповідно до закону заповнювати табель мають право не тільки табельники (крім того, далеко не в кожній організації є такий фахівець), а й інші уповноважені особи. Вести табель обліку робочого часу може співробітник кадрової служби, фахівець із підбору персоналу або керівник структурного відділу. Все залежить від прийнятої компанії системи обліку робочого часу. Цей момент має бути закріплений у посадовій інструкції та трудовому договорі працівника, який заповнює табель.

1. Як заповнити табель обліку робочого часу, якщо спеціаліст працює віддалено?

Навіть якщо співробітник виконує свої обов'язки віддалено, закон все одно зобов'язує роботодавця враховувати його робочий час (ч. 4 ст. 91 Трудового кодексу РФ). Як уже було зазначено, фіксувати робочий час у табелі можна методом суцільної реєстрації явок і неявок на роботу, а також методом реєстрації тільки відхилень, таких як неявки, запізнення, понаднормовий годинник і т. д. можна будь-яким методом.

Якщо на підприємстві є співробітники, які працюють дистанційно, правила обліку їхнього робочого часу можна прописати в локальному акті (ст. 8 Трудового кодексу РФ).

Зазначимо, що з дистанційної роботі зазвичай використовують метод відхилень, оскільки у табельника немає відомостей про появу співробітника на роботі. Якщо немає переробок і неявок, до табеля включають лише кінцеві дані про результати роботи співробітника за 1 і 2 половини місяця. Якщо використовують спосіб відхилень, робочі дні в табелі не відображають. Якщо цей осередок у табелі не заповнений, значить, цей день був робітником.

Однак, якщо при заповненні табеля щодо дистанційного співробітника використовують метод відхилень, можуть виникнути технічні складності, пов'язані з внесенням інформації в програму 1С і т. д. У цьому випадку краще використовувати метод суцільної реєстрації явок та неявок.

• Доплата за роботу: за що потрібно платити співробітникам понад належне

Помилки, які часто допускаються при оформленні табеля обліку робочого часу

На перший погляд, заповнити просту форму Т-12 або її аналог легко. Проте співробітники, які ведуть облік робочого дня, допускають одні й самі помилки. Наприклад, вносять інформацію про співробітника, не вказуючи його посаду чи табельний номер.

Важливо!Підсумки перевірок облікових документів низки організацій показують, що відповідальні за ведення табеля особи часто не дотримуються правила скорочення робочого дня перед святом на 1 годину. За фактом співробітники працюють 7 законних годинників. У документах зазначено норму о 8 годині.

Є і ще одна типова помилка, яку в компаніях припускають в основному через неуважність: фіксують святковий день як робочий. Крім того, складнощі можуть бути пов'язані з внесенням відомостей про час, відпрацьований спеціалістом. Не забувайте, що в табель обліку робочого часу потрібно включати всі годинники, які внутрішній сумісник відпрацював на кожній зі своїх посад.

Якщо під час перевірки правильності оформлення табеля ви виявляєте помилку, керуйтеся положеннями п. 8 ст. 9 Федерального закону від 06.11.2011 р. № 402-ФЗ «Про бухгалтерський облік». Неправильну інформацію потрібно акуратно перекреслити межею. Зверху над закресленими позначеннями необхідно вписати коректну інформацію та позначити дату внесення виправлень. Далі співробітник, який відкоригував табель, повинен у ньому розписатися (потрібно також розшифрувати підпис та вказати посаду).

Розповідає практик

3 проблеми класичної системи контролю робочого часу працівників

Петро Лебедєв,

директор з економіки та фінансів компанії «ТіссенКруп Індастріал Солюшнс (РУС)», Дзержинськ

Працівники виробничих відділів щодня враховували робочий час: вказували в табелі, скільки часу (у годинах) витратили виконання конкретних проектів, навчання, відрядження та ін. Наприкінці місяця табелі здавали безпосередньому начальнику, який, у свою чергу, передавав документи до відділу обліку, чий працівник вносив відомості до системи, готував зведені звіти щодо проектів та здавав їх керівникам.

При зборі інформації у нас виникало 3 основні проблеми:

1. Доводилося дуже довго збирати статистичні дані. Дізнатися фактично відпрацьований співробітниками час вдавалося у найкращому разі через тиждень після завершення звітного місяця. На перевірку та затвердження табелів також витрачалося багато часу.
2. Складнощі були пов'язані з отриманням проміжних звітів. Збирати статистичні дані частіше ніж раз на місяць ми не могли. І, якби ми вели щотижневі звіти, кількість паперових табелів зросла б у 4 рази. Крім цього, для аналізу потрібні відомості про кожного працівника. Але не всі працівники можуть заповнити табель поза звичним графіком, оскільки хтось перебуває на лікарняному, а хтось у відрядженні.
3. Заповнення табеля обліку робочого дня часто велося з помилками. Наприклад, співробітники позначали невірний номер договору або вид робіт або зовсім не враховували робочий час і в кінці місяця заповнювали табель у довільному порядку.

Вирішити проблеми нам допомогла автоматизована система контролю обліку робочого дня.

У будь-яких організаціях обов'язково ведеться табель обліку робочого дня. Правила оформлення цього документа, його призначення та готовий приклад, який можна використовувати як зразок – це розглядається далі.

Основне призначення

Запланована тривалість зміни та загальна кількість робочих днів на місяць практично завжди відрізнятимуться від годин та днів, які були відпрацьовані фактично. Для фіксування факту і ведеться табель обліку: він дозволяє зібрати всі відомості про робочий час, який насправді був відпрацьований.

Призначення цього документа подвійне:

1. Отримати відомості про весь відпрацьований період часу.
2. Отримати дані щодо неявок за аналогічний період.

Подібна інформація стане в нагоді, перш за все, бухгалтеру. Також відомості знадобляться деяким особам, що перевіряють – відповідний опис наведено в таблиці.

Форма: бланк та зразок

Кожна компанія має право застосовувати як власний зразок, так і вести облік робочого часу за допомогою спеціальної форми Т-12. Можна взяти за основу саме її бланк (він наводиться нижче) та адаптувати під потреби компанії.

Документ складається з 3 основних частин:

1. На титульній сторінці наводиться єдина система кодів, за допомогою яких позначають, наприклад, додаткові вихідні (в рахунок переробок), захворювання на лікарняні, простий у зв'язку з провиною роботодавця та ін. Кожна обставина має буквений та цифровий код.
2. Друга (таблична) частина – це власне облік робочого дня. Він здійснюється у щоденному режимі (включаючи дні вихідні та святкові).
3. І третина представлена ​​також у вигляді таблиці. У ній наводяться відомості щодо виплати зарплати (суми, години та дні, ставка).

Ось як виглядає пустий бланк форми Т-12.

Поряд із формою Т-12 існує і Т-13. У ній відсутня остання (третя) частина – тобто цей документ є простим табелем для фіксування робочого часу, без розрахунків із зарплати. Готовий приклад документа наведено нижче.

Порядок ведення

Ведуть документ спеціально призначені співробітники: вони фіксують робочий час кожного дня. Як правило, відповідальний за коректне оформлення – це директор структурного підрозділу (наприклад, відділ продажу). Відповідальність може поділити та його заступник. Якщо компанія досить велика, вводять спеціальну посаду табельника, який фіксує всі відомості.

У будь-якому випадку відповідальні особи завжди призначаються керівником, про що виходить відповідний наказ (зразок вільний) – наприклад, документ, наведений нижче.

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ. З текстом наказу всі відповідальні повинні ознайомитися та поставити свій підпис та дату.

Загалом порядок виглядає так:

1. Відповідальна особа фіксує інформацію за кожен день.
2. Після заповнення (за місяць) документ передають до відділу кадрів.
3. Після відділу кадрів він вступає до бухгалтерії.
4. Останній підпис залишається за керівником структурного підрозділу.

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ. Коли документ буде заповнено та підписано всіма відповідальними особами, то його підшивають та відправляють до архіву на зберігання. Мінімальний термін зберігання становить 5 років. Але якщо праця на підприємстві здійснюється у небезпечних та шкідливих умовах, час зберігання значно збільшується – не менше 75 років.

Як заповнювати табель: покрокова інструкція

При заповненні застосовується єдина система позначень. У табелі здійснюється облік відпрацьованого часу відповідно до правила «для однієї посади призначається одна позиція». Враховуються лише ті працівники, які мають трудовий договір, у тому числі внутрішні сумісники – за ними, зокрема, необхідно прописати відомості двічі.

Не враховуються дані щодо таких працівників:

• трудящим неофіційно;
• зовнішнім сумісникам;
• працюючим на підставі цивільного договору.

Порядок заповнення передбачає коректне оформлення титульного листа та власне табличної частини.

Титульна сторінка

Тут фіксуються такі відомості:

1. Назва компанії (допускається короткий варіант, наприклад, ТОВ Альфа).
2. Коди по ОКУД та ОКПО.
3. Номер – систему нумерації вибирає компанія самостійно. Наприклад, поширений варіант послідовного присвоєння номерів протягом календарного року.
4. Звітний період – тобто. місяць з датами початку та закінчення ведення документа.
5. Під датою складання мається на увазі останній день, після якого його мають підписати всі відповідальні працівники. Потім документ перетворюється на архівне зберігання.

Таблична частина

Тут потрібно заповнити усі графи:

Відомості для розрахунку зарплати

Якщо ведеться форма Т-12, то заповнюється цей розділ. Тут фіксуються відомості здебільшого про 2 форми виплати:

1. Власне зарплата (позначається 4-значним кодом 2000).
2. Виплати за відпускні дні (позначається кодом 2012 року).

Усі суми списуються з так званого кореспондуючого рахунку – він буде одним і тим самим, незалежно від виду виплати.

Як завжди, робочий час фіксується з урахуванням сумарної кількості днів та годин.

Наприкінці документа ставлять підписи усі уповноважені співробітники:

• особа, яка веде документ (якщо такий є)
• представник відділу кадрів;
• начальник підрозділу.

Відео інструкція з оформлення

Відео коментар по заповненню:

Додатковий лист

Існує кілька випадків, коли самого табеля не вистачить, оскільки облік передбачає фіксування додаткової інформації. Тоді слід оформити ще один лист:

1. Якщо працівник звільняється у середині місяця чи на початку. У цьому випадку всі фактично відпрацьовані дні та годинники фіксуються саме на додатковому аркуші. А в бланку роблять запис «Звільнено» рівно тією датою, коли й відбулося звільнення. Потім документ здається разом із додатковим листом.
2. Також він знадобиться, коли працівник не працював, але при цьому на контакт не вийшов і про причини своєї неявки не повідомив. Якщо він так і не з'явився (або не взяв документів, що підтверджують поважність причини), і настав час здавати документ, ставиться код 30 (літерне позначення ПН).

У таких випадках краще робити всі позначки олівцем. Якщо згодом з'ясується, що працівник, наприклад, отримав лікарняний, слід проставити позначку за кодом 19 (літера «Б»).

Підсумований облік: особливості розрахунку

Якщо нормальної кількості годин (8 годин на день і 40 годин на тиждень) дотримуватись не вдається, то загальну тривалість фактично виробленого часу визначають як просту суму. Такий порядок існує на підприємствах, які:

• працюють цілодобово, позмінно;
• використовують гнучкий графік;
• організовують вахтовий спосіб роботи.

Тоді основним поняттям стає обліковий період. - Календарний місяць, 1 квартал або весь рік. Конкретний інтервал обирається залежно від особливостей роботи підприємства. Наприклад, якщо передбачається праця у небезпечних та шкідливих умовах, то за основу береться період у 1 квартал.

Якщо протягом будь-якого часу співробітник не виконував роботу з поважних причин, то цей час не враховується (тобто воно повністю виключається).

Нестандартні ситуації: що робити

Найчастіше документ оформляти досить легко, оскільки облік грунтується на рівномірному, однаковому розподілі робочого дня по кожному сотруднику. Однак такий порядок нерідко порушується через певні обставини, наприклад:

1. Якщо колега відпрошується, і керівник не заперечує, то фіксують лише фактично відпрацьований годинник (цілим числом). Відсутність позначають позначкою "Я" або двома цифрами "01".
2. Якщо він захворів, то ставлять "Б", а в нижній частині поля залишають порожніми. Зрозуміло, наявність лікарняного – обов'язкова вимога для такої позначки.
3. Якщо було заплановано, і працівник взяв його за погодженням, відповідно до чинного порядку, ставлять позначку «НВ» (у цифровому варіанті код «28»). Трапляються випадки, коли справжні причини відсутності тимчасово невідомі. Тоді можна поставити «ПН», але у разі прояснення ситуації вибирається відповідне позначення, а «ПН» закреслюється.
4. Якщо колега вирушив у відрядження, відзначають «К». Коли він офіційно повернеться і почне звичайні обов'язки, ставлять літеру «Я».

Як внести зміни

Облік робочого часу передбачає фіксування інформації, яка може змінитися протягом дня чи тижня, тому табель передбачає можливість внесення змін. Коригування необхідно вносити для того, щоб відобразити фактичну ситуацію, істинність якої документально підтверджується.

При цьому існують 2 способи внесення виправлень:

1. Допускається наявність неточностей, але при цьому документ доповнюється так званим коригуючим бланком. Обидва папери подаються для перевірки разом.
2. Коригується вихідний документ, а додатковий бланк не складається. Тоді потрібно обережно перекреслити всі неправильні дані. Це робиться за допомогою горизонтальної межі. Якщо помилкові відомості містяться у сусідніх полях, прокреслюється єдина лінія.

При цьому обов'язково вноситься відповідний запис, який детально пояснює ситуацію, наприклад:

Її можна зробити на найближчому вільному полі.

Відповідальність за некоректне ведення

Коректне ведення документа – прямий обов'язок підприємства. В іншому випадку можуть бути досить відчутні штрафні виплати.

Цікаво, що у Трудовому кодексі немає статті, яка встановлює відповідальність за відсутність табеля. Однак у КоАП вона є – це стаття 5.27. Регламентується, що відсутність документа призведе до штрафних санкцій:

1. Для відповідальних осіб від 1000 до 5000 рублів.
2. Для підприємства як юридичної особи від 30000 до 50000 рублів.

У разі наявності табеля з помилками вживаються інші заходи. Вони встановлюються залежно від того, чи буде виявлено злий намір, що спричинив ці помилки. Наприклад, компанія приписує співробітнику дні, які фактично не відпрацьовані, щоб «зменшити» свій прибуток і завдяки цьому сплатити менший податок. Санкції застосовуватимуться відповідно до конкретних обставин порушення (багато в чому вони залежатимуть від суми).

1 оцінок, середня: 5,00 із 5)