Как научиться вести протокол совещания. Протоколы заседаний: составление и оформление

Протокол совещания является информационно-распорядительным актом, где осуществляется фиксация процесса обсуждения хозяйственных вопросов на предприятии. Также данный бланк первичной документации содержит в себе решения, принятые участниками собрания. Ведение подобной документации – одна из необходимых составляющих любых собраний на предприятии .

Именно данный протокол отвечает за эффективность исполнения решений по каким-либо вопросам.

Гражданский кодекс Российской Федерации в статье 181 пункт два в подробностях рассматривает порядок оформления данного документа. Существует ряд определенных требований, которые должен соблюдать человек ведущий записи. Ниже мы предлагаем рассмотреть, как составить протокол заседаний и какую информацию в нем необходимо указывать.

Для решения жилищных вопросов законодатель требует обязательного ежегодного проведения собрания

Кто занимается ведением записей

Обязанности по ведению записи хода общего собрания входит в работу секретаря. В обязанности данного человека входит и правильное оформление этого документа. Секретарем совещания может выступить не только лицо, занимающее подобный пост в штате предприятия. Вести протокол заседаний может любой сотрудник, имеющий необходимые должностные полномочия.

Чаще всего, ответственность за составление необходимой документации возлагается на должностных лиц, имеющих знания касаемо решения рассматриваемого вопроса. В том, случае если секретарь плохо разбирается в рассматриваемом вопросе, то данному лицу допускается задавать дополнительные вопросы. Протокол общего собрания должен как можно точно освещать процесс обсуждения.

Помимо создания записей, в задачу секретаря входит процесс подготовки к проведению собрания. В сферу ответственности этого лица входит составление списка участников, разработка схемы самого процесса и работа с первичной документацией предшествующих собраний. Такой подход позволяет выделить ряд вопросов, которые должны быть рассмотрены в первую очередь.

Структура бланка

Для письменной фиксации обсуждаемых вопросов используются специальные бланки, установленные администрацией предприятия. Бланк протокола рабочей встречи имеет определенную структуру и нормативы по его заполнению. Наиболее часто подобные бланки используются для ведения записей в муниципальных и государственных органах. Индивидуальные предприниматели и частные организации предпочитают обычные шаблоны, которые составляются на компьютере.

Несмотря на вышесказанное, данный акт обязан иметь в своей структуре такие необходимые поля:

• реквизиты предприятия, где ведутся переговоры;
• оглавление;
• дата проведения и регистрационный номер документа;
• город, где проводится совещание;
• перечисление рассматриваемых вопросов;
• ключевая часть;
• роспись слушателей, секретаря и руководителя собрания.

Пример составления рассматриваемого документа

Данный бланк составляется на основе видео и аудиоматериалов, которые делаются секретарем в ходе проведения совещания. Составление и заполнение протокола – длительный процесс, который может занимать около пяти дней. В отдельных случаях, которые прописываются законодательством или внутренним распоряжением администрации предприятия, для составления бланка могут быть установлены жесткие сроки. Ниже мы предлагаем рассмотреть пример оформления протокола совещания.

В данном поле указывается наименование акта . В конкретной ситуации пишется слово «Протокол». Далее нужно дать определение собранию и коллегиальному органу, ответственному за проведение собрания. В приведенном примере мы будем рассматривать «Протокол производственного совещания».

Место и дата проведения, порядковый номер

При составлении протокола необходимо указать регистрационный номер этого документа. В большинстве компаний, порядковый номер этого бланка идентичен номеру собрания. Отсчет ведется от начала календарного года. В учебных учреждениях при ведении нумерации документов, отсчет ведется с первого дня начала учебного года. В том случае, когда протокол общего собрания регистрирует решения временно действующей коллегии, акту присваивается номер идентичный сроку действия полномочий коллегии.

В графе дата – указывается день, в котором было проведено совещание. В том случае, если подобное собрание заняло несколько рабочих дней, следует указать дату начала переговоров и окончания обсуждения вопросов. На данный момент необходимо обратить особое внимание, так как наличие пропущенных полей может стать причиной потери юридической силы документа. Пример заполнения поля дата: «13.04.2009 – 15.04.2009» или «11 ноября 2015 – 13 ноября 2015».

Ниже представлен шаблон протокола совещаний:

ЗАО «Металлург»

Протокол
производственного собрания

Отдела маркетинга
04.11.2017 год. ____________№5
Город Москва.

Графа «Место составления» должна указываться в обязательном порядке. В этом поле указывается название точки местности, где проходило собрание. Допускается пропуск заполнения этой графы в том случае, когда название предприятия включает в себя название города. В виде примера можно привести такие названия, как «Рязанский Металлург» или «Омский деревообрабатывающий завод».

Вышеуказанная форма составления оглавления бланка, используется как частными предприятиями, так и муниципальными учреждениями.

Вводная часть

В первом абзаце вводной части рассматриваемого документа указывается фамилия и инициалы председателя собрания. Здесь следует указать фамилию и должность работника предприятия, в чьи полномочия входит проведение собраний. Однако, допускается указать в данном поле, только фамилию сотрудника. Также следует сказать о том, что председатель совещания не всегда является директором компании. Далее следует указать ФИО секретаря, что записывает ход собрания. Если производственное совещание проводится начальником компании, эти данные следует отобразить в протоколе.

Поле «Присутствующие» заполняется перечислением фамилий всех участников собрания. Для того чтобы правильно заполнить данную графу, следует помнить о следующих нюансах:

1. В данном поле фамилии и инициалы работников компании, присутствующих во время общего собрания, указываются согласно алфавитному порядку. Нужно сделать акцент на том, что занимаемые ими должности в этой графе не указываются.
2. Если в процессе заседания участвовало более пятнадцати человек, следует создать отдельное приложение, где будут перечислены их фамилии и инициалы. Данное приложение впоследствии прикрепляется к протоколу.
3. При наличии на собрании представителей других компаний и лиц, приглашенных из других предприятий, нужно добавить в подготовленный бланк, графу «Приглашенные». В данном поле указываются данные приглашенных лиц. Основной нюанс, связанный с заполнением этой графы – обязательное указание должности и названия организации, которую представляет приглашенный.
4. Каждый участник собрания должен подставить подпись в специальном разделе, подтверждая свое присутствие.

После этого, следует сделать небольшое отступление, а после него внести «Повестку дня». В данном разделе следует указать вопросы, которые были рассмотрены в ходе собрания. Для нумерации каждого пункта этого поля используются арабские цифры. Допускается использование предлогов «о» и «об» при формулировке вопроса. Заполняя данные пункты, нужно указать лицо, выступившее с освещением этого вопроса. В качестве примера можно привести следующую формулировку:

«Об итогах работы за 2016-2017 год
Докладчик: Фадеев М.П»

Вышеуказанный образец протокола общего собрания наглядно демонстрирует структуру этого документа.

Различия кратного и полного протоколов

Существует два основных вида составления протокола: полная и краткая форма. В связи с этим, при оформлении подобного документа очень важно учитывать, какая форма используется для записи собрания. Заполняя краткую форму документа (данная форма используется при оформлении протокола оперативного собрания), в основной части акта указывается следующая информация:

• рассматриваемый вопрос;
• фамилия и инициалы докладчика;
• решение, утверждённое участниками обсуждения.

При написании полного протокола, в данном разделе указывается не только вышеперечисленная информация, но и основные моменты, которые наиболее четко характеризуют выступление докладчиков. Также здесь приводятся те сведения и прения, что возникли в процессе собрания. При заполнении полного протокола, следует сделать основной момент на высказанных мнениях участников коллегии, имеющихся замечаниях и возражениях.

Основной раздел

Рассматривая вопрос, как вести протокол совещания образец и примеры, следует уделить особое внимание основой части протокола. В данном разделе следует создать несколько полей, в каждом из которых будут рассмотрены решения вопросов, указанных в повестке дня. При составлении полной формы бланка, в каждом поле создается три графы, где отображаются процесс рассмотрения вопроса и различные нюансы, возникшие в ходе принятия решения.

Название каждой из частей следует указывать прописью, выделяя под каждую графу отдельное поле. В графе «Слушали» указывается фамилия докладчика, который освещает производственный вопрос. Указывать фамилию следует только в именительном падеже. После указания фамилии приводится краткое (или полное) изложение доклада. В том случае, когда изложить информацию невозможно, то полный текст доклада следует приложить в отдельном документе, который выступит в роли приложения к самому акту. При этом, в разделе «слушали» необходимо сделать отметку, что текст выступления развернуто описан в приложении.

После этого следует перейти к заполнению графы «Выступили». В этом поле указываются высказывания прочих участников собрания, которые рассматривали вопрос, лежащий на повестке дня. Здесь также следует указать фамилию и инициалы каждого члена коллегии, выступившего с речью. После указания инициалов следует изложить текст самого выступления.

В графе «Решили» следует зафиксировать решение членов собрания, касаемо вопроса, лежащего на повестке дня. Согласно установленному регламенту, в данном поле необходимо указать полную информацию, вне зависимости от того, какая форма заполнения протокола используется. Если вопрос был решен методом голосования, следует привести общее количество голосов, а также указать, кто из участников собрания проголосовал «против» или «за».

Ведение протокола совещаний, излагающего суть поставленных вопросов в сжатой форме, требует правильного подхода к заполнению бланка. В этой ситуации, следует приводить только базовую часть информации в графах «Слушали» и «Выступили». После того как документ будет подписан руководителем совещания и секретарем, этот акт вступает в свою юридическую силу. Все установленные решения касаемо вопросов, поднятых на собрании, следует довести до лиц, которые были назначены исполнителями. Для этого исполнительному лицу может быть вручена как копия самого акта, так и выписка с подписью секретаря.

На предприятиях с развитой инфраструктурой, издаются специальные распорядительные документы (распоряжения, постановления или приказы) для организации исполнения требований, указанных в решении.

Методика хранения

Перед сдачей в архив для хранения, данный вид документов категорируется с учетом вида собрания. В качестве архива может выступить как секретариат, так и отдел, занимающийся делопроизводством. Длительность сроков хранения определяется на основе установленных на предприятии правил. Стандартный срок хранения документации составляет 3 года, после чего документы могут быть уничтожены.

Протокол совещаний – акт, упрощающий вынос решений касаемо вопросов, лежащих на повестке дня. С помощью данного документа создаются определенные рамки для выполнения различных поручений в хозяйственной деятельности каждого предприятия. В современных компаниях, для создания подобных бумаг используются специальные электронные ресурсы. Такой подход к делопроизводству значительно упрощает взаимодействие различных подразделений компании.

В практике управления применяются такие разновидности протокола, как протокол о намерениях, протоколы согласования, протоколы изъятия вещественных доказательств (документов). В числе основных документов общего собрания акционеров закон называет протокол собрания -и протоколы счетной комиссии.

Кроме того, протокол может составляться одним должностным лицом в ходе реализации им административных функций - протокол дорожно-транспортного происшествия, протокол задержания и др. Каждая из этих разновидностей протокола имеет соответствующую типовую форму.

Мы же в настоящей статье будем говорить о протоколе, составляемом по итогам коллегиального управленческого действия - собрания, совещания или заседания. Данный документ предназначен для документального -оформления коллегиального обсуждения вопросов и принятия решений.

В российском делопроизводстве протокол применяется с начала ХVIII века, с того периода, когда в управленческой практике стало практиковаться обсуждение вопроса перед принятием решения. Исторически сложилось, что протокол является:

• и информационным документом (в нем документируется ход обсуждения),
• и распорядительным документом (фиксируется принятое -в результате обсуждения решение).

В современной управленческой практике протоколы составляют для документирования деятельности совещаний, проводимых руководителями разных рангов. Протоколы используют также для отражения работы -конференций, собраний, семинаров и т. д.

Решение о необходимости составления протокола во время оперативных совещаний принимает руководитель, который их назначает и проводит. Если речь на совещании пойдет об информировании подчиненных по какой-то проблеме, о разъяснении принятого ранее решения и др., то протокол может и не понадобиться. Но необходимость составления протокола такого оперативного совещания тоже возможна. В этом случае протокол зафиксирует состав присутствующих, высказанные мнения или предложения.

Подготовка к проведению совещания

Особенности документирования работы постоянно действующих коллегиальных органов

Постоянно действующие коллегиальные органы (советы, коллегии, комиссии) отличаются высокой степенью организации своей работы.

Выражается это в наличии:

• регламента работы;
• плана работы на ближайший год;
• собственного аппарата, возглавляемого секретарем.

Данный список из трех пунктов (программа максимум) в реальности может сократиться до одного-единственного секретаря коллегиального органа -(программа минимум). Теперь прокомментируем эти три пункта подробнее.

В регламенте коллегиального органа определяется периодичность заседаний, вид принимаемых решений, порядок документирования деятельности, день и время заседания. Иногда на предприятиях встречаются регламенты проведения совещаний, относящиеся к работе не одного -коллегиального органа, а любой коллегиальной деятельности.

Протокол относится к числу необходимых документов, прежде всего потому, что фиксирует факт проведения заседания, принятые на нем решения, сроки их выполнения. Этот документ может в дальнейшем служить основанием для издания решения или постановления -(т.е. -распорядительного документа) данного коллегиального органа.

Постоянно действующие коллегиальные органы должны иметь план работы на год, в который включают основные вопросы, намеченные к обсуждению.

Постоянно действующие коллегиальные органы обычно имеют аппарат, который обеспечивает работу этого органа. Возглавляет это подразделение секретарь (секретарь ученого совета, секретарь коллегии и др.), который относится к категории специалистов или руководителей. Это должностное лицо несет ответственность и за организацию заседаний, и за документирование деятельности постоянно действующих коллегиальных органов, и за сохранность документов.

Подготовка собраний

Но собрания как форма коллегиального способа принятия решения могут проводиться в любом составе участников, не только членов коллегиального органа. Это могут быть совещания руководителей департаментов или совещания специалистов определенных структурных подразделений по какой-то конкретной проблеме. В любом случае, когда речь заходит об организации встречи более чем 3 человек, это нельзя пускать на самотек. Чем качественнее будет подготовка собрания, тем меньше времени будет потрачено на обсуждение в ходе самой встречи и тем более эффективные решения будут приняты.

В ходе подготовки заседания последовательно возникают документы, которые затем становятся приложениями к протоколу, или в него перетекает информация из них.

Первым документом из этого ряда является повестка дня. Она составляется секретарем на основе указаний председателя (коллегиального органа или данного конкретного собрания) и положений регламента (если таковой имеется). При формировании повестки дня необходимо учитывать сложность обсуждаемых вопросов с тем, чтобы обсуждение укладывалось в отведенное для заседания время.

Повестка дня рассылается участникам заседания и приглашенным. Несколько экземпляров повестки остается у секретаря. Они используются для составления будущего протокола, для ведения заседания.

В повестке указывается количество и последовательность обсуждаемых вопросов, фамилии докладчиков, дата и время проведения заседания, а также место его проведения. Таким образом, повестка дня одновременно является документом оповещения о предстоящем заседании -и приглашением участников.

Форма повестки может быть любой. Приведем два варианта; первый - более официальный (см. Пример 1), а второй подойдет и для проведения оперативных совещаний (см. Пример 2). Хотя именно при подготовке оперативных совещаний секретарь часто игнорирует рассылку повестки в письменном виде, ограничиваясь только устным информированием участников.

В ходе подготовки каждого заседания принято заранее собирать у выступающих тезисы докладов или выступлений, а также информационно-справочные документы, иллюстрирующие их (таблицы, графики, экономические расчеты, справки и др.). Все эти материалы тиражируют по числу участников совещания и раздают им.

Обязательно в состав этих документов входит проект решения по каждому вопросу, включенному в повестку дня. Готовят проекты таких решений докладчики. Задача секретаря - своевременно получить эти документы и размножить в необходимом (по числу участников) количестве экземпляров. Материалы к заседанию должны быть разосланы за 48 часов до его начала, чтобы люди успели найти время с ними ознакомиться, подготовиться -к обсуждению. Для рассылки часто используют электронную почту.

В ходе подготовки собрания может готовиться лист регистрации или явочный лист его участников (см. Пример 13). Такой документ составляется при количестве участников более 15 человек (тогда эти лица не перечисляются в числе присутствующих в протоколе, вместо этого данный документ идет приложением к протоколу), а также при подготовке заседания постоянно действующего коллегиального органа (на нем важно наличие кворума). Когда на заседании важно наличие кворума, составление такого листа регистрации становится обязательным - данный список необходим для документирования явки на заседание определенных лиц, что -подтверждается, как правило, личной подписью в списке.

Личные подписи в начале заседания собирает секретарь, обходя прибывающих на заседание. Второй распространенный способ сбора подписей и контроля числа присутствующих - это проведение регистрации участников. Регистрация обычно начинается за 30 минут и заканчивается за 5 минут до начала заседания.

Таким образом, еще до начала заседания / собрания секретарь должен иметь следующие документы: повестку дня, тезисы выступлений и проекты решений по каждому вопросу, список участников.

Типовые правила оформления протокола

Порядок оформления протокола определен ГОСТом Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Данный ГОСТ определяет правила оформления заголовочной и заключительной части этого документа, а также требования к его тексту.

Заголовочная часть протокола

В заголовочной части протокола размещают следующие реквизиты:

• полное наименование организации;
• вид документа (протокол);
• номер и дату;
• место составления протокола;
• заголовок к тексту.

Наименование организации всегда указывается вместе с организационно-правовой формой и должно соответствовать официально установленному наименованию (в уставе или положении об организации). При этом организационно-правовая форма должна быть написана не в виде аббревиатуры, а полностью.

Если у организации есть официально зарегистрированное сокращенное наименование, то оно тоже может присутствовать в скобках строкой ниже полного наименования (см. Пример 3).

Если у организации есть вышестоящая организация, то ее наименование указывают выше наименования организации - автора документа, желательно в сокращенном виде (см. Пример 5).

Итак, посмотрите на возможные варианты оформления:

Датой протокола является день проведения заседания. Если заседание продолжалось несколько дней, то дата протокола включает даты его начала и окончания (а не дату подписания протокола, который может оформляться через несколько дней после окончания самого мероприятия).

Заседание совета директоров акционерного общества длилось 2 дня: 13 и 14 января 2009 года. Протокол был составлен на следующий день и подписан через день после окончания заседания - 16 января.

В этой ситуации датой протокола будет «13 - 14.01.2009» либо этот же период, но в более полном написании «13.01.2009 - 14.01.2009». Возможен и словесно-цифровой способ указания даты «13-14 января 2009 г.».

Протоколы нумеруют в пределах календарного года, поэтому номером (индексом) протокола является порядковый номер заседания. Порядковые номера присваиваются отдельно по каждой группе протоколов, которые составляются в организации: отдельно нумеруются протоколы общих собраний акционеров, протоколы заседаний дирекции, протоколы заседаний технического совета, протоколы собраний трудового коллектива и т.д.

Существует «мода» написания номера документа и даты, состоящей из одной цифры, двумя цифрами: для этого в начале прибавляют ноль. Здесь можно услышать объяснения следующего свойства: наличие нуля («№ 01» или «01 декабря 2008 г.») не позволит на его месте дописать иную цифру и превратить таким образом 1 в 11, 21 или 31. Но подчеркнем, что указаний на такое написание в нормативной базе не содержится. Это просто довольно распространенная практика.

Место составления документа важно указывать в том случае, когда его затруднительно определить по наименованию организации, а также в тех случаях, когда заседание проводится в другом населенном пункте, а не там, где располагается организация - автор документа. В соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 (пункт 3.12) место составления документа указывают с учетом принятого административно-территориального деления, используя только общепринятые сокращения.

Заголовок к тексту протокола содержит указание на вид коллегиальной деятельности (совещание, собрание, заседание и др.) и название -коллегиального органа в родительном падеже.

Реквизиты заголовочной части могут располагаться продольным (Пример 8) или угловым способом (Пример 9). Выбор варианта остается за организацией.

Вводная часть текста

Текст протокола включает вводную и основную части.

Во вводной части протокола после заголовка приводятся инициалы и фамилии председателя и секретаря заседания. Следует иметь в виду, что в протоколе председатель - должностное лицо, проводящее совещание, его должность по штатному расписанию в тексте не указывается.

Секретарь - лицо, отвечающее за организацию совещания и документирование его деятельности, т.е. составление и оформление протокола. Секретарь совещания (заседания) не обязательно является секретарем по занимаемой должности. Эта должностная обязанность может быть дополнительной для работника. Она должна быть закреплена в его должностной инструкции, если выполняется постоянно. Эта работа может быть поручена работнику руководителем, если она выполняется как разовое поручение.

Функции председателя заседания руководителей подразделений может выполнять заместитель генерального директора Панков, а функции секретаря заседания - его личный помощник Егорова. В этом случае их должности по штатному расписанию (заместитель генерального директора и личный помощник заместителя генерального директора) в протоколе отсутствуют. Эти люди будут фигурировать в нем только как председатель и секретарь заседания (см. следующий пример).

С новой строки после слова «Присутствовали» в алфавитном порядке перечисляют инициалы и фамилии должностных лиц организации, которые участвуют в обсуждении и принятии решений на заседании.

Если на заседание приглашены иные должностные лица своей организации, то они перечисляются в разделе «Приглашенные» в алфавитном порядке (фамилия и инициалы) без указания должности. Если в заседании принимают участие представители других организаций, то указывают и их должности с наименованиями организаций (см. Пример 11).

Перечень присутствующих участников и приглашенных лиц печатается через 1 межстрочный интервал. Далее оставляется одна пустая строка и через 1 межстрочный интервал печатается повестка дня. А вот основную часть текста протокола принято печатать через 1,5 межстрочных интервала.

Составление списка участников совещания является обязанностью секретаря. Список составляют заранее по указанию руководителя (он нужен для оповещения участников о дате встречи и повестке дня, желательна предварительная раздача справочных материалов для изучения вопросов и подготовки к обсуждению). В день проведения совещания список присутствующих корректируют исходя из фактического наличия должностных лиц.

При оформлении протокола расширенного заседания (более 15 человек) или постоянно действующего коллегиального органа фамилии участников в протоколе не перечисляются, а указывается цифрой их общее количество. Оно определяется по итогам регистрации, список регистрации в этом случае становится одним из приложений к протоколу (см. Пример 13). В таком случае в протоколе указывают:

Во вводную часть протокола включают повестку дня. Ее содержание определяется тем руководителем, который назначает совещание и будет его вести. Если такой документ рассылался участникам перед совещанием, то информация из него и должна быть перенесена в протокол.

Повестка дня в протоколе содержит перечисление вопросов, которые обсуждаются на заседании, закрепляет последовательность их обсуждения и фамилии выступающих (докладчиков).

Вопросы повестки дня нумеруются арабскими цифрами и начинаются с предлога «О» или «Об», отвечая на вопрос «о чем?». По каждому пункту в протоколе должны быть указаны инициалы и фамилия докладчика - -должностного лица, который готовил данный вопрос.

Основная часть текста

Отличие краткой и полной форм протокола - раньше все было просто

По форме изложения текста протоколы разделяются на краткие и полные.

Разные формы протокола отличаются друг от друга только полнотой освещения хода заседания. По оформлению отличий в этих формах нет. Этот постулат действует на основе практического опыта, который изложен в любом учебнике по делопроизводству.

Краткий протокол - это документ, который фиксирует:

• обсуждавшиеся на заседании вопросы,
• фамилии докладчиков и
• принятые решения.

Такой протокол, как правило, ведут в следующих случаях:

• когда заседание стенографируется (стенограмма выступлений будет приложением к протоколу) или записывается на диктофон;
• когда заседание носит оперативный характер и важно зафиксировать принятое решение без детализации хода обсуждения.

По краткому протоколу невозможно представить ход обсуждения вопроса, высказанные мнения, замечания, процесс выработки распорядительной части, т.е. управленческого решения. Его образец приведен в Примере 22.

Полный протокол (см. Пример 21) позволяет документировать подробную картину происходящего, передает содержание докладов и выступлений участников заседания, все высказанные мнения, прозвучавшие вопросы и реплики, замечания, позиции.

Таким образом, в полном протоколе по каждому рассматриваемому вопросу присутствует 3 части: «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПО-СТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ»). А в кратком только две: «СЛУШАЛИ» и «ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ»).

Основная часть текста протокола содержит столько разделов, сколько пунктов включено в повестку дня. В соответствии с ней разделы нумеруются. Каждый раздел состоит из трех частей для полного протокола - «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ») - или из двух для краткого. Эти слова печатают прописными буквами от левого поля.

После слова «СЛУШАЛИ» в тесте протокола указывается фамилия и инициалы основного докладчика в родительном падеже (слушали кого?), а через тире излагают запись его речи. Изложение обычно ведется от третьего лица единственного числа в прошедшем времени (см. Пример 15). Если же текст доклада подготовлен в письменном виде и сдан секретарю, то в протоколе можно обозначить только тему доклада и далее приписать «текст доклада прилагается» (Пример 16).

В полном протоколе после слова «ВЫСТУПИЛИ» указываются фамилии и инициалы участников обсуждения вопроса. В тексте протокола каждую фамилию и инициалы выступающего печатают с новой строки в именительном падеже (выступил кто?). Изложение записи выступления отделяют от фамилии тире, оно излагается от третьего лица единственного числа. В этой же части текста фиксируют вопросы, прозвучавшие по ходу доклада или после его окончания, а также ответы на них.

При отсутствии на совещании обсуждения или вопросов в протоколе часть «ВЫСТУПИЛИ» опускается, и этот фрагмент текста

После слова «ПОСТАНОВИЛИ» (или «РЕШИЛИ») печатают текст постановляющей части соответствующего пункта повестки дня. Если по одному вопросу принято несколько решений, они нумеруются арабскими цифрами, первая цифра показывает номер пункта повестки дня, вторая - номер принятого решения.

Если по первому пункту повестки дня принято три решения, то они будут носить номера 1.1, 1.2 и 1.3.
Если по второму пункту повестки дня принято только одно решение, то его номер будет 2.1, а не 2, как некоторые ошибочно пишут.

Текст постановляющей части формулируется по стандартной модели, принятой в распорядительных документах, и отвечает на вопросы: кому что сделать и к какому сроку (при этом ответственный исполнитель может указываться в начале текста или в конце).

Обычная практика оформления протокола не предусматривает фиксацию результатов голосования. Но если оно имело место, то в пункте постановляющей части это должно найти отражение. В более простом исполнении это показано в Примере 19. В протоколах общих собраний акционеров много специфики, в т.ч. она есть и в порядке отражения результатов голосования по принятым решениям, эти результаты фиксируются в протоколе счетной комиссии и в протоколе общего собрания акционеров (см. Пример 20).

Оформляющая часть протокола

Протоколы составляют на основе рукописных, стенографических или аудиозаписей, которые ведутся во время заседания. После заседания секретарь перепечатывает записи, оформляет их в соответствии с изложенными требованиями и представляет для редактирования председателю совещания. С учетом его правок протокол подписывается и становится официальным документом.

Юридическая сила протокола, т.е. официальность, достоверность, бесспорность, зависит не только от правил оформления. По стандартному определению «юридическая сила - это свойство официального документа, сообщаемого ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления» . При соблюдении изложенных правил оформления протокол приобретает юридическую силу после подписания двумя лицами: председателем и секретарем.

Оформление этого реквизита не вызывает затруднений, т.к. оно одинаково для всех рассмотренных нами в статье форм протокола (см. Примеры 21, 22). Подписи отделяют от текста 2 или 3 межстрочными интервалами. Слова «Председатель» и «Секретарь» печатаются от границы левого поля, последняя буква в фамилии ограничивается правым полем.

Протокол является внутренним документом, поэтому печать на нем обычно не ставится.

Если протокол занимает несколько страниц, вторая и последующая страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляются арабскими цифрами без слова «страница» (стр.), без использования -дефисов, кавычек и др. знаков.

Срок подготовки протокола по общему правилу не должен превышать 5 дней. Конкретную дату готовности протокола может назначить руководитель, который вел совещание, или председатель постоянно действующего коллегиального органа. Срок оформления протокола также может быть установлен в регламенте работы коллегиального органа.

Но некоторыми документами для определенных разновидностей протоколов установлены свои четкие сроки. Например, закон «Об акционерных обществах» предписывает акционерным обществам протокол заседания Совета директоров оформлять 3 дня, а на оформление такого сложного документа, как протокол общего собрания акционеров, отводит целых 15 дней.

Решения, принятые на совещании, доводятся до сотрудников либо в виде рассылки копий всего протокола, либо выписок постановляющей части. В небольших организациях ознакомление сотрудников с принятыми решениями иногда организуют под роспись, для чего к протоколу -составляют лист ознакомления.

Практикуется также подготовка на основе принятых решений других распорядительных документов, например, решения коллегиального органа или приказа руководителя организации.

«Когда в товарищах согласья нет»

На всем вышеперечисленном можно было бы и успокоиться, но с вступлением в силу новой Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Минкультуры России от 08.11.2005 г. № 536) многое изменилось. По крайней мере этот документ ввел новые правила оформления кратких протоколов для федеральных органов исполнительной власти, для которых положения данного нормативного документа являются обязательными.

И они отличаются от наработанной к этому моменту практики составления краткой формы протокола. Приведем результаты нашего сравнения в табличной форме (см. Таблицу 1).

Что касается делопроизводства конкретного федерального органа, то у всех есть своя собственная инструкция, которая может и не совпадать с Типовой (обратите внимание на процитированные ниже пункты 1.2 и 1.3 этого нормативного документа). Именно по своей локальной инструкции дело-производства все и работают. А тем, кто не работает в федеральных органах, я всегда советую относиться к Типовой инструкции как к примерной (т.е. не обязательной для исполнения). К тому же сейчас в России вступил в действие ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информациии, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования». А его основная идея состоит в том, что организации необходимо «прописать», утвердить правила управления документацией и им следовать. И вот этот пример с кратким протоколом как раз очень показательный - во всех случаях, когда в законодательной и нормативной базе нет конкретных указаний либо есть разночтения, любая организация вынуждена установить свои собственные правила. В таком случае можно обеспечить и ясность, и четкость оформления, а главное - юридическую силу документа.

Фрагмент документа

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах -исполнительной власти (утв. приказом Минкультуры России от 08.11.2005 г. № 536)

1.2. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (далее именуется - Типовая инструкция) устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами -в федеральных органах исполнительной власти - министерствах, службах, агентствах.

1.3. Федеральные органы исполнительной власти организуют и ведут делопроизводство на основе Типового регламента внутренней организации федеральных органов исполнительной власти... индивидуальных инструкций по делопроизводст-ву, регламентов федеральных органов исполнительной власти, других нормативно-методических документов и настоящей Типовой инструкции. Индивидуальные инструкции по делопроизводству утверждаются руководителями федеральных органов исполнительной власти после согласования -с Федеральным архивным агентством.

Таблица 1. Отличие двух вариантов краткой формы протокола

Оформление выписки из протокола

Очень распространенной практикой документирования является -составление выписок из протокола.

Выписка из протокола представляет собой точную копию части текста подлинного протокола, относящегося к тому вопросу повестки дня, по которому готовят выписку. При этом воспроизводят все реквизиты бланка, вводную часть текста, тот вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, а также текст, отражавший его обсуждение и принятое по нему решение.

Выписку из протокола подписывает только секретарь, он же составляет заверительную надпись. Она состоит из слова «Верно», указания должности лица, заверяющего выписку, его личной подписи, фамилии, инициалов и даты (см. Пример 24).

Если выписка из протокола выдается для представления в другую -организацию, то она заверяется печатью.

Как правильно хранить протоколы?

Протоколы хранятся в зависимости от существующей в организации формы делопроизводства. Если делопроизводство ведется централизованно, то протоколы могут храниться у секретаря организации, в службе дело-производства. При децентрализованном делопроизводстве место хранения определяется структурой организации, как правило, в секретариатах тех должностных лиц, которые проводят совещания.

В дела протоколы формируются в соответствии с номенклатурой дел, но в любом случае они должны формироваться в раздельные дела в зависимости от вида совещания или названия коллегиального органа.

Совещания дирекции проводит генеральный директор. В структуре организации создан экспертный совет, который также возглавляет генеральный директор. Протоколы совещаний и экспертного совета должны формироваться в два разных дела.

Многие виды протоколов имеют постоянный срок хранения. К таким относятся протоколы коллегиального исполнительного органа (коллегия, дирекция, правление и др), контрольных, ревизионных органов, научных, экспертных, методических советов, совещаний у руководителей организации, общих собраний акционеров, пайщиков (пункт 5 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения).

1. См. статью «О юридической силе аудиозаписи» на стр. 56 журнала.

2. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М., Госстандарт России.

3. См. пункт 2.7.3.4, а также Приложение 10 к Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

4. О хранении аудиозаписей протоколируемых заседаний и совещаний читайте на стр. 93 журнала.

Совещания проводят во многих организациях, какая бы форма собственности у них ни была. На них работники и руководители обмениваются важными сведениями, принимают решения. Чтобы мероприятие было эффективным, создается протокол совещания. Образец этого документа в организациях примерно одинаковый. О правилах рассказано далее.

Типы совещаний

Эти мероприятия могут пройти неудачно, если не подготовиться к ним. Данная функция ложится на руководителя. Он должен определить характер мероприятия. Специалистами выделяется несколько типов совещаний:

1. Учебное (конференция), целью которого считается предоставление сотрудникам знаний, повышение их квалификации.
2. Информационное. Мероприятие требуется для обобщения информации и изучения разных точек зрения на появившиеся вопросы.
3. Разъяснительное. При таких совещаниях руководители убеждают работников в правильности выполняемой хозяйственной политики.
4. Проблемное. Мероприятие проводят для разработки метода решения актуальных проблем.

Каким бы ни был вид совещания, его обязательно оформляют документально. Это позволяет грамотно и организованно его проводить.

Подготовка

Чтобы совещание было эффективным, руководящим сотрудникам нужно знать о следующих правилах:

1. Нужно четко определить тему и желаемые итоги. Это позволит организованно провести мероприятие.
2. Тщательная разработка повестки дня. Нужно установить последовательность рассмотрения вопросов. При этом начинать лучше с легких вопросов, переходя к более сложным.
3. Необходимо ознакомить участников с фактами, которые будут обсуждаться. Это лучше делать до совещания.
4. Нужно заранее отправить приглашение лицам, которые должны присутствовать. Если некоторые не смогут помочь в решении вопросов, но должны знать результаты мероприятия, то им нужно предоставить протокол.
5. Место совещания должно выбираться на основе его целей. Условия размещения людей имеют важное значение в создании деловой обстановки.

Эти нюансы являются основными в подготовке к совещанию. При их соблюдении мероприятие будет проведено эффективно и организованно.

Зачем требуется протокол совещания?

В каждой организации регулярно проводятся совещания. Этот вид мероприятий помогает разрешить многие острые проблемы, своевременно принять решение по сложным задачам, создать стратегию развития фирмы. Часто совещания не фиксируют протоколом, что считается нормой. Руководство может самостоятельно определить список мероприятий, в процессе которых ведется запись. Им же устанавливается, где это делать необязательно.

Основным назначением протокола считается фиксация в письменной форме всех вопросов, задач и мнений, звучащих на заседании, а также совместное принятие решений. Лучшей формой считается детализированный протокол. Обычно такой документ используется на мероприятиях, которые повлияют на будущее развитие фирмы. Кроме того, нужно фиксировать содержание встреч с предприятиями и работниками госучреждений. Образцы протоколов совещаний для разных форм мероприятий подобны, есть лишь незначительные отличия.

Ведение

Протокол совещания ведет руководитель предприятия. Но эта функция может выполняться и другим работником. До этого мероприятия секретарю передается список приглашенных и примерный список вопросов. Участниками предоставляются тезисы докладов. Это позволит подготовить шаблон документа для ускорения работы по составлению документа. Образцы протоколов совещаний при таких мероприятиях на всех предприятиях подобные.

Когда участников много, лучше завести регистрационный лист, где будут фиксироваться Ф. И. О. явившихся. С началом совещания секретарем утверждается перечень присутствующих. Запись сведений фиксируется секретарем во время мероприятия. Для повышения точности протоколирования применяются диктофонные записи. Все слова записываются на цифровой носитель, а затем воспроизводятся при окончательном оформлении протокола.

Если на собрании много участников, то для ведения протокола приглашается 2 секретаря. Такая работа ускоряет процесс, если мероприятие затягивается. Реплики, замечания, комментарии, которые не относятся к теме заседания, не включаются в содержание документа. Протокол включает общий смысл докладов, вопросов и предложений. Точно фиксируются решения, поручения, которые предоставляются руководителем отдельным работникам.

Если руководителю необходимы точные сведения, то он может потребовать отчет за подписью ответственного лица. На совещаниях обсуждается положение вещей в общем, поэтому не нужно делать детальные записи. В результате протокол включает ход заседания: обсуждаемые темы, вопросы, решения. Иногда руководители требуют дословной фиксации всех фраз. Это происходит на совещаниях современных организаций, на которых решается множество оперативных вопросов.

Оформление

Совещания? Образец включает основную информацию, которая должна вноситься в документ. В государственных ведомствах протоколы ведут на основе специальных бланков. Обычная форма образца протокола совещания состоит из:

1. Обязательных реквизитов (даты, номера, названия предприятия, вида документа с обозначением мероприятия, места проведения).
2. Списка присутствующих (Ф. И. О., должностей участников). Может применяться явочный лист, в котором расписываются все, кто пришел.
3. Если на мероприятии присутствовали лица из других учреждений, то они должны быть вписаны в раздел «Приглашенные».
4. Основной части. В ней указываются 3 части: слушали (Ф. И. О. и должности докладчиков, темы выступлений, изложение сути), выступили (Ф. И. О. и должность лица, задававшего вопросы или предоставлявшего комментарии), решили (руководителем даются поручения или накладывается резолюция, устанавливаются сроки выполнения заданий).
5. В конце подписи ставит секретарь и руководитель. Печать не нужна.

По такому образцу протокола получится составить грамотный документ. Его обязательно нужно нумеровать для контроля за ходом совещания. Окончательная бумага подготавливается спустя некоторое время после заседания. На это может уйти несколько часов или даже дней, все зависит от количества информации.

Образец протокола совещания при директоре точно такой же, как и тот, который проводится без него. Потом документ подают на подписи начальнику, руководящему мероприятием. Протокол рассылают заинтересованным лицам или создают официальные выписки с поручениями для исполнителей.

Если составляется протокол технического совещания, образец его может включать специфические нюансы этого мероприятия. Но в целом он должен содержать основную суть, проблемы и вопросы, обсуждаемые участниками. Образец протокола рабочего совещания, представленный в статье, может служить примером в составлении этого документа.

Оперативное совещание

Данное мероприятие обладает следующими особенностями:

1. Конкретная периодичность, к примеру, каждую неделю.
2. Определенный состав присутствующих.
3. Подобные темы и вопросы.
4. Небольшая длительность.

Образец протокола оперативного совещания действует такой же, как и для обычного мероприятия. Только секретарь предварительно знакомится с алгоритмом работы, вопросами для обсуждения. Это ускоряет работу над документом, ведь большая его часть формируется заранее. Протокол готовится быстро, документ сразу подают на подпись руководству.

Хранение

Для решения вопроса хранения протоколов секретарю требуется ознакомиться с внутренними документами организации. Это зависит от специфики предприятия. Документы по совещаниям советов директоров или акционеров АО хранятся постоянно. Протоколы оставляют в месте расположения действующего органа организации. Документы собраний обычно хранятся 3 или 5 лет, а затем сдаются в архив и уничтожаются на основе инструкций.

Вывод

Протокол собраний позволяет участникам помнить о повестке дня и выполнить поручения в положенный срок. Сейчас есть электронные ресурсы по оперативной подготовке и рассылке этой документации. Поэтому секретарю будет удобно представить версию протокола заинтересованным лицам.

В современной практике управления составление протоколов заседаний необходимо, чтобы документировать работу совещаний под руководством управленцев разных рангов. Протоколы также используются, чтобы отражать работу собраний, конференций и семинаров. Образец и все необходимые правила оформления протокола заседания – далее в нашей статье.

В этой статье вы прочитаете:

• Почему важен протокол заседания организации
• Какая форма протокола заседания наиболее предпочтительна
• Какие нюансы предполагает протокол заседания совета директоров
• Какой бланк протокола заседания необходимо использовать
• Как происходит оформление протоколов заседаний
• Где найти образец заполнения протоколов заседания
• Где рекомендуется хранение протоколов заседаний

Для чего нужен протокол заседания

Протокол по итогам коллегиального управленческого действия необходим, чтобы документально оформить прошедшее обсуждение вопросов и принятые решения.

Срочно проверьте своих партнеров!

Вы знаете, что налоговики при проверке могут цепляться к любому подозрительному факту о контрагенте ? Поэтому очень важно проверять тех, с кем Вы работаете. Сегодня, Вы можете бесплатно получить информацию о прошедших проверках Вашего партнера, а главное получить перечень выявленных нарушений!

Оформление протокола заседания в отечественном делопроизводстве практикуется с начала 18-го столетия. Тогда впервые начали обсуждать вопрос перед принятием решения. Исторически сложилось, что протокол представляет собой:

– информационный документ (с документацией хода обсуждения);

– распорядительный документ (с фиксацией решения, принятого по результатам обсуждения).

Составление протоколов в современной практике управления предусмотрено, чтобы документировать деятельность совещаний под руководством управленцев разных рангов. Протоколы также используются, чтобы отражать работу собраний, конференций и семинаров.

Решение о необходимости оформления протокола принимается на совещаниях руководителем, который их назначает. Если во время совещания будет обсуждаться информирование сотрудников по определенной проблеме о разъяснении ранее принятого решения, то может оформление протокола заседания необязательно. Однако оформление протокола может потребоваться и на оперативном совещании. В таком случае фиксируются данные о составе присутствующих, предложения либо высказанные мнения.

Как добиться выполнения принятых на заседании договоренностей

Александр Шувалов, генеральный директор компании «Туле-центр», Москва

Даже при правильной организации заседания , соблюдая установленный регламент, повестку и конструктивные убеждения, не всегда обеспечивается необходимый результат – компании не удается осуществить кардинальные изменения, будто совещания и не было вовсе. Подобная проблема вызвана вовсе не ленью сотрудников. Необходимо помнить о серьезной проблеме отсутствия фиксации договоренности на совещании.

Так по итогас поручения и решения после совещания просто повисают в воздухе. Многие готовы возражать, утверждая – мы фиксируем всю информацию в ежедневниках. Но очень распространены ситуации, когда работник что-то «забыл», не зафиксировал либо перепутал. Человек после заседания забывает об обсуждаемой на встрече информации.

Поэтому оформление протокола совещания для меня уже давно стало привычным и обязательным правилом. Для этого секретарь прошел соответствующий курс. Храним в своем архиве протоколы по всем заседаниям.

После проведенного заседания нужно напомнить всем сотрудникам о поручениях – электронным письмом или записями в CRM-системе и других программах, используемых в компании.

Нужно ли вести протокол заседания на специальном бланке

В литературе по делопроизводству встречается утверждение, по которому оформление протоколов заседаний производится на общем бланке. Однако общий бланк для оформления протоколов и других документов применяется не всеми компаниями. В первую очередь, он используется органами государственной власти и органами местного самоуправления. Ведь согласно нормативным правовым актам – данные органы должны использовать бланки с изображением герба (Государственного, герба субъекта Российской Федерации или муниципального образования), выполненные типографским способом. У других организаций есть право самостоятельного выбора способа изготовления бланков для протокола совещания.

Если компания не работает с типографскими бланками протоколов заседания, то выбор делается в пользу компьютерных шаблонов бланков – более удобной оказывается работа с конкретными видами шаблонов бланков – письмами, распоряжениями, приказами, служебными записками, протоколами, прочими видами документов.

В данном случае общий бланк не требуется. Для разработки шаблонов бланков следует учитывать положения стандарта 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (раздел 4 «Требования к бланкам документов»).

Как оформить протокол заседания

1) Заголовочная часть протокола. В ней размещают следующие реквизиты:

– полное наименование организации;

– вид документа (ПРОТОКОЛ);

– номер и дату;

– место составления протокола;

– заголовок к тексту.

Наименование организации должно указываться вместе с организационно-правовой формой. Оно должно соответствовать официальному наименованию организации (указанному в положении организации либо уставе). Необходимо также указать организационно-правовую форму полностью, а не в виде аббревиатуры.

• Тренинги по продажам: что необходимо знать перед началом

При наличии в компании официально зарегистрированного сокращенного наименования, возможно его указание строкой ниже полного наименования – в скобках. При наличии у компании вышестоящей организации, наименование последней указывается выше названия организации, составляющей документ (рекомендуется в сокращенном виде).

Например:

Открытое акционерное общество
Агентство «Распространение, обработка, сбор печати»
(ОАО Агентство «Роспечать»)

Закрытое акционерное общество «Новые технологии»

Дата протокола – день проведения заседания. Если длительность заседания составила несколько дней, то указываются в дате протокола даты с начала до окончания совещания (а не ограничиваясь лишь датой подписания протокола), который может быть оформлен и через несколько дней после самого совещания).

Протоколы нумеруют в пределах календарного года, поэтому номер (индекс) протокола представлен порядковым номером заседания. Он присваивается отдельно по каждой группе протоколов, составляющих в компании – отдельно нумеруются протоколы заседаний дирекции, протоколы общих собраний акционеров, протоколы собраний трудового коллектива и протоколы заседаний технического совета.

Место составления – его указание важно в случаях, если заседание проводится в другом населенном пункте, а не в месте расположения компании.есто составления указывается с учетом административно-территориального деления, допускаются лишь общепринятые сокращения.

Заголовок к тексту содержится в протоколе указание вида коллегиальной деятельности (собрание, совещание, заседание и пр.) и наименования коллегиального органа в родительском падеже. К примеру, заседания собрания трудового коллектива или совещания начальников структурных подразделений.

Размещаться реквизиты заголовочной части могут угловым либо продольным способом. Право выбора подходящего варианта сохраняется за компанией.

2) Вводная часть текста. После заголовка вводятся инициалы и фамилии председателя и секретаря заседания. Необходимо учитывать – председатель в протоколе является должностным лицом, которое проводит совещание, по штатному расписанию его должность не указывается в тексте.

Секретарь отвечает за организацию совещания, документирование его деятельности, составляя и оформляя протокол. Не обязательно, чтобы секретарь совещания являлся секретарем по занимаемой должности. Ведь данная должностная обязанность для сотрудника может быть дополнительной. Если она выполняется постоянно, необходимо регулировать её должностной инструкцией. Данная работа поручается работнику руководителем, если выполняется как разовое поручение.

Председатель – Панков Ю.П.

Секретарь – Егорова Д.Л.

Присутствовали: Беспалов А.Д., Корнеев Н.Р., Луньков Е.Н., Маринина Е.М., Устинов А.К.

Приглашенные: исполнительный директор ОАО «СМУ № 15» Шувалов Т.Б., финансовый директор ОАО «СМУ № 14» Османова М.Т.

После слова «Присутствовали» с новой строки пишем в алфавитном порядке инициалы и фамилии должностных лиц компании, принимающих участие в заседании. Если приглашены для участия в заседании должностные лица организации, необходимо их перечисление в разделе «Приглашенные» в алфавитном порядке (фамилия и инициалы) без указания должности. При участии в рамках заседания представителей других организаций, необходимо также указывать должности и названия компаний.

Печатается перечень присутствующих участников совещания и приглашенных лиц через один межстрочный интервал. Затем оставляется пустая строка и через один межстрочный интервал печатается повестка дня. Принято печатать основную часть текста через 1.5 межстрочных интервала.

• Договор на оказание услуг: образец, типичные ошибки

Составление перечня участников относится к обязанностям секретаря. Список формируется заранее по указанию руководителя. Данный список в день проведения мероприятия корректируется в зависимости от фактического наличия должностных лиц.

Если производится оформление протокола заседания расширенного (при участии более 15 человек) либо постоянно действующего коллегиального органа, фамилии участников не перечисляются, а указывается цифра их общего количества. Определяется это количество по данным регистрации – в данном случае список регистрации входит в число приложений к протоколу. Протоколом заседания в таком случае отражаются следующие данные:

Присутствовали: 19 человек (список прилагается).

Во вводной части протокола указывается повестка дня. Содержание повестки дня определяется руководителем, назначающим совещание, который будет заниматься и его проведением. Если данный документ рассылался перед совещанием, то информация из него должна переноситься и в протокол.

• Оборотные активы предприятия: понятие, управление и анализ

В повестке дня содержатся вопросы, которые будут обсуждаться на мероприятии, закрепляя фамилии выступающих и последовательность обсуждения данных вопросов.

В протоколе по каждому пункту должны приводиться инициалы и фамилия докладчика.

Повестка дня:

1) Об утверждении правил информационной безопасности.
Доклад начальника информационного отдела Дорониной Ю. Р.

2) О внесении изменений в штатное расписание.
Выступление заместителя генерального директора Сергеева И. Н.

3) Основная часть текста

Протоколы заседания компании, в зависимости от формы изложения текста, могут быть полными и краткими. Формы протокола различаются между собой лишь по полноте освещения хода заседания. Данные формы не предполагают различия по оформлению:

Краткий протокол – данным документом фиксируются:

– вопросы, которые обсуждались на заседании;

– фамилии выступавших (докладчиков);

– принятые решения;

Обычно ведется данный протокол для следующих случаев:

– когда стенографируется заседание либо записывается на диктофон;

– при оперативном заседании, важное значение отводится фиксации решения без детализации хода обсуждения.

Краткий протокол заседания организации не позволяет определить ход обсуждения вопроса, высказанные замечания, мнения, процесс выработки распорядительной части – управленческого решения.

Полный протокол предназначен для документирования подробной картины происходящего, включая содержание докладов и выступлений участников заседания, всех высказанных мнений, озвученных вопросов, замечаний, реплик и позиций.

Следовательно, полный протокол предполагает наличие трех частей по каждому обсуждаемому вопросу – «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ»). А в кратком только две: «СЛУШАЛИ» и «ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ»).

В основной части текста содержится количество разделов, соответствующее числу пунктов, включенных в повестку дня. Разделы нумеруются в соответствии с ней. Каждый раздел содержит 3 части для полного протокола – «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ»). Краткий протокол содержит 2 части. Печатают данные слова от левого поля прописными буквами.

В тексте протокола после слова «СЛУШАЛИ» предстоит указать фамилии и инициативы основного докладчика в родительном падеже, с изложением через тире записи его речи. Как правило, изложение приводится от 3-го лица единственного числа в прошедшем времени. Если подготовлен письменный доклад со сдачей секретарю, можно обозначать протоколом лишь тему доклада, с припиской «текст доклада прилагается». Рассмотрим пример:

1. СЛУШАЛИ:

Петрова В. Ю. – о результатах выполнения плана работы отдела продаж на 4 квартал 2015 г. Отметил, что план выполнен на 100%.

1. СЛУШАЛИ:

Петрова В. Ю. – текст доклада прилагается.

После слова «ВЫСТУПИЛИ» в протоколе предстоит указать фамилии и инициалы участников обсуждения. Каждая фамилия и инициалы в тексте протокола печатаются с новой строки в именительном падеже.

Записи выступления указываются после фамилии через тире с изложением от третьего лица единственного числа. Приводятся в данной части и вопросы, которые были озвучены во время доклада либо после его окончания, с указанием ответов на них.

Если на совещании отсутствуют обсуждения либо вопросы, опускается часть «ВЫСТУПИЛИ», данный фрагмент состоит лишь из 2 частей «СЛУШАЛИ» и «ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ»). Возможно это также для полного протокола при рассмотрении некоторых вопросов на повестке дня.

За словом «ПОСТАНОВИЛИ» (либо «РЕШИЛИ») указывается текст постановляющей части соответствующего пункта повестки дня. При принятии по одному вопросу нескольких решений, предстоит пронумеровать их арабскими цифрами. Первой цифрой будет показываться номер пункта, второй цифрой – номер принятого решения.

В частности, если принимаются по первому пункту 3 решения, указываться они будут как 1.1, 1.2 и 1.3.

Если принято по 2-му вопросу лишь одно решение, будет указываться не 2, а 2.1.

1.1. Подготовить программу повышения квалификации продавцов силами штатных специалистов Общества на 2 квартал 2009 г. к 03.03.2009. Ответственный – начальник кадровой службы Ушаков Л.Б.

1.1. Начальнику кадровой службы Ушакову Л.Б. подготовить программу повышения квалификации продавцов силами штатных специалистов Общества на 2 квартал 2009 г. Срок – 03.03.2009.

По обычной практике оформления протокола заседания не предполагается фиксация результатов голосования. Хотя, если голосование проводилось, необходимо его отразить в пункте постановляющей части. Протоколы общих собраний предполагают множество специфики – в том числе при отражении данных голосования по решениям, с фиксацией данных решений в протоколе счетной комиссии, также протоколом общего собрания акционеров. Рассмотрим пример:

1.1. Утвердить кандидатуру Федорова А.Е. на должность финансового директора Общества.

1.1. Утвердить годовой отчет, бухгалтерский баланс, отчет о прибылях и убытках за 2014 год; План развития и перечень наиболее важных задач на 2015 год.

Результаты голосования: «ЗА» – 78 голосов (97,5% от общего числа голосов, участвующих в собрании); «ПРОТИВ» – нет; «ВОЗДЕРЖАЛИСЬ» – 2 голоса (2,5% от общего числа голосов, участвующих в собрании). Решение принято 78 голосами. Протокол № 2 счетной комиссии прилагается.

Имеет ли протокол заседания юридическую силу

Составление протоколов производится на основе стенографических, рукописных либо аудиозаписей, ведущихся на заседании. Секретарь после заседания перепечатывает записи, оформляя их согласно изложенным требованиям, и представляя на редактирование председателю совещания. Протокол, с учетом данного правила, подписывается и получает силу официального документа.

Юридическая сила протокола – его достоверность, официальность, бесспорность – зависят от правил оформления. Стандартное определение предполагает: «юридическая сила – это свойство официального документа, сообщаемого ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления». Если указанные правила оформления соблюдаются, то протокол заседания организации наделяется юридической силой, когда будет подписан 2 лицами – председателем и секретарем.

Протокол заседания организации представляет собой внутренний документ, поэтому, как правило, на нем не указывается печать.

Если составляется протокол заседания организации на несколько страниц, необходимо пронумеровать вторую и последующие страницы. Проставляются номера страниц арабскими цифрами без указания слова «страница» (стр.), не используя кавычки, дефисы и прочие знаки.

Каков срок подготовки протокола

Общее правило предполагает – срок подготовки протокола заседания не должен быть более пяти дней. Назначаться конкретная дата готовности протокола заседания может руководителем, который вел совещание, либо председатель постоянно действующего коллегиального органа. Устанавливаться срок оформления протокола может в регламенте работы коллегиального органа.

Однако для некоторых разновидностей устанавливаются четкие сроки согласно определенным документам.

Решения, которые были приняты в рамках совещания, должны доводиться работникам или рассылкой или копиями всего протокола, или как выписки постановляющей части. Ознакомление работников в небольших компаниях порой ведется под роспись, составив к протоколу лист для ознакомления.

Также практикуется подготовка, основанная на принятых решениях других распорядительных документов – к примеру, приказа руководителя компании либо решения коллегиального органа.

Для согласования протокола заседания использую iPad

Илья Алябушев , директор по продуктам компании «АйДесайд», бизнес-консультант в сфере формирования распределенных команд менеджеров, аналитиков и разработчиков, Москва

При согласовании протокола заседания с партнерами работаю с использованием iPad. Использую при комментировании каждого пункта документа приложения PDF Converter и PDF Expert. С помощью первого смог конвертировать по почте документ в PFD-формат, второе очень удобно для составления комментариев. Партнеры, конечно, были удивлены комментариями в файле PDF – пришлось читать предложения в одной программе, а вносить правки в документ уже в другой.

Как оформить выписку из протокола заседания

Распространенная практика документирования заседания – составление выписок из протокола. Выписка из протокола является точной копией части текста подлинного протокола, который относится к вопросу повестки дня, в отношении которого составляется выписка. Воспроизводятся при этом все реквизиты бланка, вводная часть текста, вопрос повестки дня, по которому выписка готовится, и текст, который обсуждает его обсуждение и решение.

Подписывается выписка из протокола лишь секретарем, он же занимается составлением заверительной надписи. В ней содержится слово «Верно», с указанием должности лица, которое выписку заверяет, его личной подписи, фамилии, даты и инициалов. Если выдается выписка из протокола, чтобы представить в другую организацию, необходимо заверить печатью.

Где и как хранить протоколы заседания

Хранение протоколов заседания осуществляется в зависимости от формы делопроизводства, принятой в конкретной компании. При централизованном ведении делопроизводства, то хранение протоколов заседания возможно у секретаря, в службе делопроизводства. Место хранения в рамках децентрализованного делопроизводства определяется по структуре компании – обычно используются секретариаты должностных лиц, проводящих совещания.

Протоколы формируются в дела согласно номенклатуре дел, однако в любом случае необходимо их формирование в раздельных делах – в зависимости от названия коллегиального органа либо вида проводимого совещания.

Проводятся совещания дирекции генеральным директором. В структуре компании создан экспертный совет с генеральным директором во главе. Протоколы совещаний и экспертного совета необходимо формировать в 2 разных дела.

Для протоколов разных видов характерен постоянный срок хранения. В их числе протоколы коллегиального исполнительного органа, контрольных, ревизионных органов, экспертных, научных, методических советов, совещаний у руководителей организации, общих собраний акционеров, пайщиков.

Информация об авторе и компании

Александр Шувалов , генеральный директор компании «Туле-центр», Москва. В 1993 году окончил Московский государственный институт международных отношений. Карьеру начал в Великобритании в компании Boeing. Получил степень МВА в Кембриджском университете. В 1998 году, вернувшись в Россию, в качестве антикризисного менеджера возглавил Саратовский жировой комбинат. С 1999-го – глава группы компаний AnhelGmbH. С 2008-го – руководитель направления национальных продаж текстильного холдинга «Новотекс». В 2009–2010 годах – исполнительный директор инвестиционного фонда LloydsBankingGroup (Лондон).

Илья Алябушев , директор по продуктам компании «АйДесайд», бизнес-консультант в сфере формирования распределенных команд менеджеров, аналитиков и разработчиков, Москва. Окончил Южно-Уральский государственный университет. До прихода в компанию «АйДесайд» курировал развитие проектов в холдинге «Астра – системные технологии», участвовал в создании комплексных систем мониторинга безопасности в городах. Получил сертификат международной ассоциации ScrumAlliance.

П р а к т и ч е с к о е з а н я т и е 8

ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

ПРОТОКОЛ, АКТ

Большинство документов, создаваемых учреждениями, являются информационно-справочными. Эти документы содержат информацию о фактическом положении дел. К информационно-справочным документам относятся: справки, докладные записки, акты, письма и др. Они носят вспомогательный характер и не являются обязательными для исполнения. Информация, содержащаяся в них может быть принята к сведению.

Протокол

Протокол занимает особое место в системе организационно-распорядительной документации. Его можно отнести к информационным документам (так как он содержит информацию он содержит информацию о ходе обсуждения каких-то управленческих вопросов), а так как он содержит постановляющую часть. может рассматриваться как распорядительный документ.

Протокол - , документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятие решений на собраниях, совещаниях, заседаниях, конференциях, других формах работы коллегиальных органов (коллегии комитетов и министерств, муниципальных органов управления, а также ученых, технических и методических советов).

Обязательному протоколированию подлежат собрания акционеров, заседания советов директоров.

Протоколы представляются в органы государственной власти для регистрации (например, при регистрации коммерческих банков, торгово-промышленных палат и др.). Протоколы составляют и для документирования деятельности временных коллегиальных органов (конференций, собраний, совещаний, семинаров и т.д.).

Протокол оформляется на основе записей, которые велись на заседании секретарем вручную или с использованием диктофона.

В зависимости от вида заседания и статуса коллегиального органа выбирается форма протокола: краткая, полная или стенографическая.

Краткий протокол – фиксирует обсуждавшиеся на заседании вопросы, фамилии докладчиков и принятые решения. Такой протокол рекомендуется вести только в тех случаях, когда заседание стенографируется, доклады и тексты выступлений будут представлены секретарю или когда заседание носит оперативный характер.

Полный протокол – фиксирует не только обсуждавшиеся вопросы, принятые решения и фамилии выступавших, но и достаточно подробные записи, передающие содержание докладов и выступления участников заседания, все высказанные мнения, прозвучавшие вопросы и реплики, замечания, позиции. Полный протокол позволяет документировать подробную картину заседания.

Стенографический протокол – составляется на основе стенографического отчета о заседании (стенограммы) и дословно передает процесс обсуждения каждого вопроса и выработку решения по нему.

Полный и стенографический протоколы составляют на основе рукописных стенографических или магнитофонных записей.

Все виды протоколов оформляются на общем бланке, который включает следующие реквизиты: наименование учреждения, вид документа, место для проставления даты, индекса документа, место составления протокола, место для заголовка к тексту. Датой протокола является дата заседания. Если оно продолжалось несколько дней, то дата протокола включает даты начала и окончания. Номером (индексом) протокола является порядковый номер заседания. Заголовок к тексту отражает вид заседания или коллегиальной деятельности (Протокол - заседания коллегии) .

Текст протокола включает вводную и основную части.

В водной части протокола после заголовка приводятся фамилии и инициалы председателя и секретаря заседания. С новой строки после слова присутствовали перечисляют фамилии, инициалы постоянных членов коллегиального органа в алфавитном порядке (в краткой форме протокола эти данные опускают), а также фамилии, инициалы и должности приглашенных. Слова «Председатель», «Секретарь», «Присутствовали» пишут с большой буквы от начала левого края. При оформлении протокола расширенного заседания фамилии участников не перечисляются, а указывается их общее количество. Подсчет участников проводится по спискам регистрации, которые передаются секретарю собрания и становятся одним из приложений к протоколу.

В водную часть протокола включается повестка дня., В ней перечислены обсуждаемые на заседании вопросы с фамилиями выступающих (докладчиков) и закреплена последовательность их обсуждения. В ней перечислены обсуждаемые на заседании вопросы с фамилиями выступающих и закреплена последовательность их обсуждения. Повестка дня заседания составляется заранее и должна включать оптимальное количество вопросов.

Основная часть текста протокола содержит столько разделов, сколько пунктов включено в повестку дня. В соответствии с ней разделы нумеруются.

Каждый раздел состоит из трех частей: «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», которые печатаются прописными буквами для того, чтобы выделить в тексте протокола записи речи основного докладчика, участников обсуждения вопроса и постановляющей части, формулирующей решение вопроса. С этой же целью в тексте протокола каждую фамилию и инициалы выступающего печатают с новой строки в именительном падеже. Изложение записи выступления отделяют от фамилии дефисом, оно излагается от третьего лица единственного числа, пишут содержание доклада в форме прямой речи. Если текст доклада застенографирован или представлен докладчиком в письменной форме, то после тире также с прописной буквы пишут –« Доклад прилагается».

Перед словом «СЛУШАЛИ» ставят номер вопроса повестки дня, после – двоеточие.

Ход обсуждения доклада отражается в разделе «ВЫСТУПИЛИ» Вопросы и ответы фиксируются в разделе «ВЫСТУПИЛИ». Слова – вопрос и ответ не пишутся.

Например:

А.В.Смирнов – Были ли приняты меры для ликвидации…?

Принятые решения содержатся в разделе «ПОСТАНОВИЛИ». Если решений несколько, они нумеруются арабскими цифрами с точкой. Каждое решение сопровождается указанием должности, фамилии и инициалов ответственного за его выполнение и содержит срок исполнения, например:

ПОСТАНОВИЛИ:

1. Подготовить проект нового Положения о персонале. Ответственный – менеджер по персоналу Родионова Н.П. Срок – 18.11.2001 .

Постановляющую часть строят по схеме: действие – исполнитель – срок. Исполнителем может быть организация, структурное подразделение или конкретное должностное лицо.

Протокол может фиксировать решение об утверждении какого-либо документа. В этом случае протокол должен иметь ссылку на дату и номер документа, а сам документ следует приложить к протоколу.

При выборах в протоколе указывают результаты голосования по каждой кандидатуре.

Протокол подписывает председатель и секретарь. Секретарь редактирует текст, знакомит каждого выступающего с записью его выступления и получает подпись выступающего, согласного с записью своего выступления. Протокол собрания для ведения, которого выбирают президиум, подписывают председатель, секретарь и все члены президиума.

Выписка из протокола представляет собой точную копию части текста подлинного протокола. При этом воспроизводят все реквизиты бланка, вводную часть текста, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка. Выписку из протокола подписывает только секретарь, он же составляет заверительную надпись. Она состоит из слова «Верно», указания должности лица, заверяющего выписку, личной подписи, фамилии, инициалов и даты. Если выписка дается для представления в другую организацию, то она заверяется печатью.

Образец оформления протокола

(с продольным расположением реквизитов)

Герб РФ

Наименование организации

ПРОТОКОЛ

____________________ № _________________

Дата

_______________________________

Место издания

Заголовок:

Заседания комиссии по...

Председатель - Смирнов С.С.

Секретарь - Антонова М.И.

Присутствовали: 30 человек (список прилагается)

(если до 15 человек, то в протоколе

указываются фамилии с инициалами

в алфавитном порядке через запятую)

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. О порядке подготовки к конференции.

Доклад заведующего...

1. СЛУШАЛИ:

Соколову А.И. - текст доклада прилагается.

ВЫСТУПИЛИ:

Иванов М.И. - краткая запись выступления (от третьего лица).

ПОСТАНОВИЛИ:

1.1. Одобрить...

2. СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ:

Председатель Подпись С.С. Смирнов

Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий конкретные факты или действия.

Акты составляться в различных ситуациях и поэтому имеют много разновидностей:

· акт приема работ по договору;

· акт приема-передачи документов;

· акт списания материалов;

· коммерческий акт;

· акт проверки и т.д.

Акты составляются комиссией, постоянно действующей или назначенной по указанию руководителей.

Особую группу образуют коммерческие акты, устанавливающие факты повреждения, порчи или недостачи груза, иных нарушений правил транспортировки. Такой акт составляется на типографском бланке установленного образца, заполняется без помарок, подчисток или зачеркиваний. Все дополнения и исправления в акте должны быть оговорены и заверены подписями двух сторон.

Если акт является внутренним документом предприятия, он оформляется на общем бланке. Если акт является внешним документов, то он должен содержать справочные данные об организации.

Акт должен иметь:

· наименование организации (структурного подразделения);

· наименование вида документа;

· заголовок к тексту;

· подписи;

· печать;

· приложения; (при наличии копий подтверждающих документов).

Текс акта состоит из вводной и констатирующей частей.

В водной части акта указывается основание его составления. Это может быть ссылка на документ, на устное распоряжение руководства, на какие-либо факты, события, действия.

Акт может иметь заголовок, например: «Акт о недостаче ТНП» или «Акт приема-передачи документов с грифом «Конфиденциально».

В основной части акта излагаются:

· цели и задачи;

· сроки проведенной комиссией работы;

· результаты (выводы, заключения, предложения).

После текста и отметки о приложении при необходимости указываются сведения о количестве экземпляров акта, о месте их нахождения или адресатах, которым они отправлены.

Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении.

Для ряда актов (по материальным, финансовым и другим важным вопросам) необходимо утверждение руководителем и заверение печатью предприятия.

С актами ревизий, проверок знакомят всех лиц, деятельность которых они затрагивают. При этом в акте после подписей составителей отметка «С актом ознакомлены: должности, подписи, расшифровки подписей и даты».

Например:

Составлен:

Председатель_____________________________________________

Члены комиссии:

Члены комиссии: 1. _____________________________________

Должность, фамилия, инициалы

Присутствовали: 1. _____________________________________

Должность, фамилия, инициалы

Фамилии членов комиссии и присутствующих располагаются по алфавиту. В название должности входит и название учрежде­ния.

Констатирующая часть начинается с абзаца. В ней излагаются цели, задачи и существо работы, проделанной составителями акта, ее результаты. Результаты работы могут быть представлены в виде таблицы.

В заключительной части акта делаются выводы или даются ре­комендации. Эта часть текста не обязательна - акт может закан­чиваться и констатацией фактов.

После текста перед подписями при необходимости указывают количество составленных экземпляров акта и их местонахождение (эта часть акта также не обязательна). Например:

Составлен в 3-х экземплярах:

1-й экз. направлен в Минэкономики России

2-й экз. направлен в МПС России

3-й экз. - в дело 05-24.

Завершают текст акта подписи. Акт подписывают председатель комиссии и все составители. При подписании должности перед фа­милиями не указываются. Например:

Председатель комиссии Подпись К.Я. Лакин

Члены комиссии: ______________ В.Н. Кириллов

Подпись

______________ И.Н. Потапов

Подпись

Н.Н. Ламшйна

Подпись

Как и во всяком документе, в акте перед текстом имеется заго­ловок, начинающийся с предлога «О» («Об») и формулируемый с помощью отглагольного существительного «О проверке», «О приеме-передаче», «О списании», «Об уничтожении» и т.п.

Некоторые виды актов требуют утверждения. Например, акт о ликвидации учреждения утверждается руководителем вышестоя­щего ведомства (министром), акт о выделении к уничтожению до­кументов и дел - руководителем учреждения. Утверждение офор­мляется грифом в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-97.

Приведем пример оформления акта:

Министерство культуры России УТВЕРЖДАЮ

Комитет по культуре председатель комитета

Администрации Подпись Н.И. Петров

___________________________ ___________________

Наименование области Дата

18.05.2000 № 12

г. Новосибирск

О проверке сохранности документов в комитете

Основание: приказ председателя комитета от 20.04.2000 № 102 «О проверке сохранности управленческих документов».

Составлен комиссией в составе:

Председатель: зам. председателя комитета Сидоров Г.В.

Члены комиссии: 1. Зав. общим отделом Григорьева Н.И.

2. Инспектор отдела кадров Михайлова Г.Г.

3. Зам. главного бухгалтера Мышкина С.И.

4. Референт Прокудина М.В.

В период с 16 по 18 мая 2000 года комиссия проверила органи­зацию и условия хранения управленческих документов в комитете культуры. Документы хранятся в структурных подразделениях и в общем отделе.

Номенклатура дел ежегодно согласовывается с Новосибирским областным архивом. Фактов гибели, утраты, порчи или незаконно­го уничтожения документов не установлено.

Составлен в 2-х экземплярах:

1-й - в дело № 1-23

2-й - в областной архив.

Председатель комиссии Подпись Г.В. Сидоров

Члены комиссии: Подпись Н.И. Григорьева

Подпись ГГ. Михайлова

Подпись С.И. Мышкина

Подпись М.В. Прокудина

Вариант 2

Оформите актом результат ревизии, работы предприятия ОАО «Сибтехмаш», которая проводилась с 01.02.2000 по 01.03.2000 г. В итоге ревизии были выявлены следующие недостат­ки: не упорядочен учет личного состава, некоторые личные дела ИТР находятся в запущенном состоянии; допускается необоснованное списание упаковочной бумаги, гвоздей и запасных частей для ре­монта оборудования; в механическом цехе допущен перерасход припоя в количестве 60 кг; заведующим складским хозяйством П.И. Яковлевым несвоевременно отгружена поставщикам возврат­ная тара, за что заводом уплачен штраф в сумме 1,5 тыс. руб. Остальные данные определите по своему усмотрению.

Секретарь Подпись М.А. Антонова

16. Составьте протокол заседания инвентаризационной комис­сии завода газовой аппаратуры, на котором рассматривался вопрос о результатах инвентаризации по складу № 2 вспомогательных ма­териалов. На заседании было принято постановление об утверж­дении результатов инвентаризации и отнесения за счет заведую­щего складом недостачи вспомогательных материалов в сумме 365 млн руб., а также зачитаны сличительная ведомость по складу № 2 и объяснительная записка заведующего складом. Остальные дан­ные определите по своему усмотрению.

17. Составьте полный протокол общего собрания рабочих про­изводственного кооператива «Запуск», на котором обсуждался воп­рос о создании производства строительных материалов для строи­тельства жилых домов. На собрании была заслушана информация председателя о возможности создания такого цеха и перспективах его работы. После обсуждения было принято решение поручить председателю и его заместителю по строительству в течение,6 ме­сяцев развернуть работу и выделить для этих целей 315 млн руб.

18. Составьте краткий протокол производственного совещания работников планово-экономического отдела завода медпрепаратов, на котором был рассмотрен вопрос о досрочной разработке техпромфинплана на 1998 г. После обсуждения производственное со­вещание приняло решение разработать техпромфинплан на три дня раньше установленного срока. Остальные данные укажите само­стоятельно.

Похожая информация.