Пример заполнения карточки т 2 воинский учет. Личная карточка

Среди документов по кадрам личная карточка работника представляет собой основной источник сведений по каждому сотруднику. Работодатель обязан вести её (форма т2) на всех сотрудников, даже на тех, кто принят по совместительству. Подробная инструкция по заполнению, бланк и готовый пример – обо всем прямо сейчас.

Назначение и виды

Законодательство утвердило единую форму т2, которую ведут все организации, вне зависимости от формы собственности и численности персонала. В документе содержатся все основные сведения о гражданине:

• информация об образовании;
• информация о профессиональном опыте (стаж, квалификация в соответствии с полученным образованием);
• личные сведения (адрес, состав семьи);
• данные по текущему месту работы (отпуск, награды, переподготовка и т.п.);
• данные паспорта, диплома, военного билета и некоторых других документов.

Наряду с единым шаблоном есть и несколько других вариантов, которые рассмотрены далее.

Форма т2

Это основной вид документа, который применяется в подавляющем большинстве случаев. Бланк выглядит следующим образом.

Форма т-4

Предусмотрен специально для работников, которые относятся к научно-педагогическому составу:

• ученые со степенями кандидата или доктора, а также со званиями доцента, профессора или академика;
• преподаватели вузов (в том числе старшие преподаватели и ассистенты).

Отличие в форме связно с наличием специальных граф (ученая степень, звание, дата присвоения и соответствующие документы).

Форма т2 ГС

Заполняется в случае, если работник – госслужащий. Отличие от обычного бланка состоит только в одном. Появляется раздел IV, в котором содержатся сведения о присвоении классного чина или других передвижений по служебной лестнице. Все остальные разделы заполняются точно так же, но их нумерация смещается на 1 пункт (начиная с раздела «Аттестация», который следует под номером V).

Необходимые документы

Для корректного оформления нужно взять только подтвержденную информацию Понадобятся такие документы:

• паспорт гражданина;
• приказ руководства, в котором утверждается прием сотрудника;
• обязательно необходимо принести трудовую книжку (для тех граждан, которые работают впервые, она оформляется работодателем);
• если гражданин относится к категории военно обязанных, он также предоставляет военный билет;
• документ, который подтверждает уровень образования;
• ИНН и СНИЛС;
• документы, которые подтверждают прохождение переподготовки, присвоение званий и т.п. предоставляются при наличии;
• трудовой договор, оформленный с сотрудником.

Все документы предоставляются в виде оригиналов.

Пошаговая инструкция по заполнению

Правильное оформление кадровых документов – это обязательное требование к отделу персонала, поэтому при заполнении нужно исходить из официальной инструкции, которая подробно описана далее.

Раздел I

Именно первые разделы формы т2 составляют основную часть, заполнить которую нужно по таким правилам:

1. Название компании или ИП всегда прописывается полностью. Однако допускаются и сокращенные варианты, если они изначально были присвоены компании и отражены в соответствующих учредительных документах.
2. Уникальный табельный номер, который присваивается каждому работнику, должен состоять только из цифр (максимальное количество знаков – 6). При этом комбинация не меняется даже в тех случаях, если работника повышают в должности или переводят на работу в другой филиал или отдел и т.п.
3. В графе «Алфавит» нужно указать только букву, на которую начинается фамилия гражданина.
4. Характер работы – здесь имеется в виду предполагаемая длительность действия подписанного трудового договора: чаще всего постоянная работа, а если она сезонная или подработка, то временная.
5. Вид – чаще всего это основная работа, но иногда гражданин работает по совместительству (внутреннему или внешнему).
6. Пол обозначают заглавной буквой.
7. ФИО записывают полностью, как указано в паспорте (отчество – при наличии). А дату рождения также записывают в текстовом формате, например: «28 января 1991 года».
8. Код места проживания указывается в соответствии с ОКАТО.
9. Гражданство прописывается кодом.

1. Степень разговорных навыков на иностранном языке также прописывается кодами.

1. Обозначение образование тоже производится с помощью кодов – они установлены ОКИН.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Понятие незаконченного высшего образования, которое еще называют неполным, было упразднено с 2013 года, поэтому если сотрудник в настоящий момент учится в вузе, в учет берется только фактически полученное образование.

1. Квалификация указывается в точности по диплому (например, «бакалавр естественнонаучного образования»).
2. Профессия прописывается на основании того, как это принято в компании – для этого нужно обратиться в штатное расписание, а также в приказ, который утвердил сотрудника на эту позицию.
3. Суммарный стаж обычно рассчитывается по датам, приведенным в трудовой книжке. Но допускается использование и других бумаг, в которых есть подтвержденная информация о сроках работы гражданина в разных местах.
4. Отметка о личной жизни также производится по кодам.

1. Под составом семьи нужно понимать буквально тех людей, которые проживают вместе с человеком как одна семья. Прописываются их ФИО, а также степень родства (отец, сын, родная сестра и т.п.).
2. Данные паспорта необходимо заполнить строго так, как указано в документе, вплоть до сокращений и знаков препинания.

Раздел II

В этих графах нужно использовать данные из военного билета при его наличии. При этом соответствие данных тоже должно быть строгим – сокращения, названия, знаки препинания и т.п. При этом есть свои особенности, если на работу устраивается офицер запаса.

А если устраивается сотрудник, который подлежит призыву (мужчины, годные по здоровью и женщины с военным билетом – медсестры, некоторый другой персонал), то пункты 1,3,4 и 7 остаются пустыми. Остальные заполняются так, как показано в таблице.

Остальные разделы

Остальные разделы заполняются в соответствии с такими правилами:

1. Раздел III – здесь все данные так же, как они указаны во внутренней документацией компании. Фиксируется полное наименование компании, точное название должности, а в качестве основания для решения приводится приказ (с названием, номером и датой) или распоряжение.
2. Раздел IV – записи также проводятся на основании утвержденных документов. При этом каждая строка заполняется полностью (все графы), кроме столбца «Основание». Обычно здесь ссылаются на протокол, в котором содержатся результаты аттестации – прописывают название, номер и дату.
3. Раздел V – здесь фиксируют даты обучения (начало и окончание), вид повышения, а также полное официальное название образовательной организации, в котором происходит процесс обучения. В «Основании» прописывать сведения необязательно, но если есть соответствующее распоряжение или приказ, нужно вписать его название, номер и дату утверждения.
4. Раздел VI – в этой части аналогично прописывается информация о профессиональной переподготовке, которую прошел сотрудник.
5. В разделе VII осуществляется учет наград и почетных званий, которые получил работник за свои трудовые заслуги.
6. Раздел VIII – здесь фиксируется информация обо всех отпусках, которые официально получил сотрудник вне зависимости от их длительности. Данные должны точно соответствовать приказам, а также графику отпусков. Особое внимание следует обратить на неоплаченные отпуска, которые работник берет за свой счет. Они тоже учитываются вне зависимости от длительности. При этом все сведения должны быть одинаковыми – в заявлении работника, в приказе и в самой карточке (особенно внимательно нужно следить за точностью дат). Следует также иметь в виду, что отгулы на несколько часов (в счет переработок, сверхурочных и т.п.) не являются отпусками за свой счет. А отгул на целый рабочий день (на 1 и более) – это и есть отпуск без содержания.
7. Раздел IX заполняется в соответствии с законодательством о льготах. То есть учитываются как федеральные льготы, так и принятые на региональном уровне (в каждом регионе их список может сильно отличаться). Сюда же вписывают льготы, которые установлены внутренними актами предприятия (в крупных компаниях, на предприятиях нередко есть и свои собственные льготы, которые устанавливаются по инициативе работодателя и соответственно могут быть ликвидированы по его же решению). В качестве «Основания» указывается название тех документов, которые дают право льготы.
8. Раздел X содержит разнородные сведения, которые не относятся ни к одной из ранее рассмотренных категорий, например:

• информация о том, что в данный момент человек обучается в вузе, техникуме, колледже, ПТУ и других образовательных учреждениях; указывается дата начала и предполагаемого окончания, а также данные о фактическом количестве курсов, которые уже окончены на данный момент;
• данные по сотруднику-инвалиду: медицинские документы, группа инвалидности, а также дата изменения медицинских решений, если таковые были;
• документ-заключение, который был составлен специальной комиссией по оценке условий труда (вредные, опасные факторы, соответствие нормативам и т.п.).

При оформлении всех разделов действует единое правило оставлять поле пустым, если данные по нему отсутствуют или ответ отрицательный. Например, нельзя прописывать «не имею» – нужно просто проигнорировать строку.

Как вносятся изменения в карточку

Если со временем какие-либо сведения изменились, их нужно своевременно вносить в форму. Как правило, регламент предусматривает 14 календарных дней на внесение изменений . При этом новые данные вносятся точно так же, как и в трудовую книжку. Возможны два варианта:

1. Если заполняются ранее пустовавшие графы, работник должен подписать, заверив тем самым достоверность внесенной информации. Это касается первого и второго разделов.
2. Если изменились ранее зафиксированные данные, то нужно аккуратно перечеркнуть прежнюю запись и поставить новую. Например, если женщина вышла замуж, то старая фамилия зачеркивается, а сверху надписывается новая.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. В случае помарок, большого количества исправлений, нечитаемости текста, порчи отдельных страниц или всей личной карточки работника, которая ведется по форме т2, допускается заведение нового документа, в который переносится вся информация из старого бланка.

Если сотрудник увольняется

В этом случае возникает необходимость внести записи в раздел XI . Здесь важно записать причину увольнения, причем формулировки должны точно цитировать статьи Трудового кодекса. Приводится дата увольнения – т.е. последний рабочий день сотрудника вне зависимости от того, выпал он на будний, праздничный или выходной день. Работник обязательно ставит подпись и расшифровку, а если сделать это невозможно (например, в случае смерти), то подпись ставит ответственное должностное лицо или близкий родственник с указанием степени родства или же представитель работника, действующий по доверенности (фиксируется ее номер и дата составления).

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. После увольнения карточка сдается в архив, в котором должна храниться не менее 75 лет.

Пример заполнения

Реальный пример заполненной личной карточки работника, утвержденной по типовой форме т2 (первого раздела), выглядит так.

Личная карточка Т-2 заполняется на работников всех категорий, принятых на работу на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу

Заполнение разделов формы

Форма личной карточки Т-2 утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.05 № 1 (До этого постановлением от 06.04.01 № 26) "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труд и его оплаты".

Сотрудник кадровой службы должен иметь в виду, что правил по ведению личных карточек формы Т-2, за исключение Инструкции по применению и заполнению форм первичной учет пои документации по учету труда и его оплаты, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2005 № 1 не существует, поэтому содержание данной статьи можно рассматривать как рекомендации, а не как осязательное требование к точному исполнению.

Документы, необходимые для оформления личной карточки; кодирование сведений

Для заполнения личной карточки Т-2 кадровику необходимы следующие документы работника:
1) паспорт (или иной документ удостоверения личности);
2) трудовая книжка;
3) военный билет;
4) документ об окончании учебного заведения:
5) страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
6) свидетельство о постановке на учет в налоговом органе;
7) приказ о приеме на работу.
Вся остальная информация вносится на основании сведений, сообщенных о себе работником.
При кодировании сведений в личной карточке Т-2 необходимо руководствоваться рядом правил по заполнению, определенных Стандартом по автоматизированным системам управления кадрами:
1. Если в поле кодирования будут внесены неправильные записи или не относящиеся к данному заполнению сведения, форма Т-2 считается испорченной и подлежит переписыванию. Поэтому рекомендуется либо вносить точные коды, либо не вносить их вообще до момента сдачи личной карточки Т-2 в архив.
2. При отсутствии записей или при отрицательных ответах ("не имею", "не состою") кодируемая часть данного реквизита остается пустой. 1 3. При указании дат название месяца пишется полностью, год записывается четырьмя цифрами; например, 14 сентября 2004 г.
4. Кодируются даты арабскими цифрами в следующем порядке: число/месяц/год; например, 23.04.1998.
При заполнении других разделов карточки необходимо руководствоваться Инструкцией, утвержденной указанным постановлением.

Заполнение разделов формы

Наименование организации указывается полностью, например закрытое акционерное общество "Энергострои". Сокращенное наименование указывается в том случае, если оно. закреплено в учредительных документах. Сбоку указывается ОКПО организации.
Табельный номер работника должен включать не более шести цифр. Он присваивается каждому вновь принятому или работающему и не меняется при любых перемещениях работника внутри организации вплоть до его увольнения.
Идентификационный номер налогоплательщика "л номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования указывается в соответствии со свидетельством о присвоении ИНН и страховым свидетельством государственного пенсионного страхования.
В графе "Алфавит" указывается первая буква фамилии работника.
Характер работы указывается: " "постоянно", "временно" и т. л.
Вид работы (основная, по совместительству) записывается полностью.
Пол обозначается буквой "М" или "Ж".
Фамилия, имя, отчество записываются полностью "л разборчиво.
Дата рождения устанавливается на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, и записывается полностью в текстовой зоне, например "9 января 1975 г.". При этом код указывается следующим образом: 09.01.1975.
При указании места рождения нужно учитывать следующее:

Гражданство записывается без сокращений. Запись гражданства и ее кодирование осуществляется по Общероссийскому классификатору информации о населении. ОК 018-95, утв. постановлением Госстандарта России от 31.07.95 № 412 (ОКИН).

Заполнение графы "Гражданство"

Языки, которыми владеет работник, указываются полностью без сокращений. Степень знания языка в текстовой форме указывается следующим образом.

Сведения о знании языков

При кодировке графы "Знание иностранного языка" указывается два кода, при этом первый обозначает код языка, второй - степень его знания.

Например: "Английский - читаю и перевожу со словарем" записывается в графе "Код" как: 014 1.

Образование записывается и кодируется согласно ОКИН и Общероссийскому классификатору специальностей по образованию. ОК 009-93, утв. постановлением Госстандарта России от 30.12.93 № 296 (ОКСО).

Согласно ОКИН образование кодируется следующим образом.

Иногда на практике возникают проблемы с тем, как сформировать запись об образовании работника, если оно не окончено.

Сведения о неоконченном образовании

Разрешаются сокращения слов при написании наименования учебного заведения, не искажающие смысл наименования. В случае, когда в наименование учебного заведения входит слово "имени", следует писать "им"; если за этим идет слово "профессора", "академика" или другое, то следует писать "им. профессора", "им. академика" и т. д. Ордена в названиях учебных заведений не указываются.
Все сведения об образовании (квалификация, направление или специальность) устанавливаются на основании диплома об образовании.
Свободные строки в разделе об образовании предназначены для названия и даты окончания второго образовательного учреждения высшего или среднего профессионального образования. Если работник окончил два средних или два высших учебных заведения по различным специальностям, записываются оба учебных заведения. Квалификация по диплому указывается в следующем порядке:

Профессия (основная и дополнительная) указывается полностью на основании и приказа (распоряжения) о приеме на работу. Она кодируется в соответствии с Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР). Дополнительной профессией считается такая, которая не совпадает с основной профессией, но может представлять интерес для организации.
Стаж работы (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу.лет, а также право на другие льготы, установленные в организации, и пр.) рассчитывается на основании записей в трудовой книжке и (или) в иных подтверждающих соответствующий стаж документах.
Состояние в браке записывается и кодируется согласно ОКИН.

Сведения о состоянии в браке

В составе семьи указываются только члены семьи с указанием степени родства. Ближайшими родственниками считаются отец, мать, сын, дочь, родной брат, родная сестра, лицо, на воспитании которого находился работник, и иные ближайшие родственники, проживающие совместно с работником.
Паспортные данные указываются в строгом соответствии с паспортом. Адрес места жительства записывается по правилам записи места рождения.
В том случае, если работник не получил трудовую книжку в день увольнения в силу отсутствия на рабочем месте или по другой причине, сотрудник кадровой службы именно по указанным адресам высылает по почте уведомления о необходимости явиться в отдел кадров за трудовой книжкой (либо выразить согласие на отправку ее по почте) или запросы о местонахождении работника. Поэтому необходимо заполнять обе графы - и адрес места жительства по паспорту и фактический адрес местожительства, а также номер телефона работника или ближайших родственников.

Учет отпусков Изменение сведений о работнике

В предыдущей части статьи мы выяснили, какие документы требуются для заполнения карточки Т-2, а также рассмотрели, как заполняются графы "Алфавит", "Гражданство", как вносятся данные об образовании, о составе семьи и др.

Заполнение раздела о воинском учете

Основными документами, на основании которых заполняется разд. 2 "Сведения о воинском учете" личной карточки Т-2, являются:

Сведения о воинском учете

После заполнения разделов "Общие сведения" и "Сведения о воинском учете" работник подписывает личную карточку и проставляет собственноручно дату для подтверждения согласия с внесенными сведениями. Сотрудник кадровой службы ставит свою подпись, наименование должности и расшифровку подписи, подтверждая тем самым, что записи внесены им собственноручно на основании представленных документов.

Внесение сведений о приеме на работу, об аттестации, о повышении квалификации, поощрениях и др.

При внесении сведений о приеме на работу и переводах на другую работу необходимо заполнять все графы таблицы. Сведения должны вноситься без сокращений

Сведения о приеме на работу и переводах на другую работу заносятся на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу (формы Т-1 и Т-1а) и приказа (распоряжения) о переводе на другую работу (форма Т-5). Специалист отдела кадров при заполнении этого раздела должен знакомить работника с внесенными записями под расписку.
При заполнении разд. 4 "Аттестация" личной карточки заполняются все графы, а именно указываются:
- дата прохождения аттестации;
- решение комиссии, например "перевести на должность", "отправить на повышение квалификации" и т. д.;
- ссылка на конкретный документ (как правило, это протокол результатов аттестации) с указанием его номера и даты.
Графа "Основание" может быть незаполненной, либо в ней может быть указан приказ организации о направлении сотрудника на аттестацию и/или приказ об утверждении результатов аттестации.
Данные о повышении квалификации записываются на основании документов, представляемых при приеме на работу или поступающих из отдела подготовки кадров. В разделе "Повышение квалификации" указываются:
- даты начала и окончания обучения;
- вид повышения квалификации;
- наименование учебного заведения (институт повышения квалификации министерства (ведомства), факультет повышения квалификации при высшем учебном заведении, факультет повышения квалификации при среднем профессиональном учебном заведении, институт усовершенствования, курсы повышения квалификации при министерстве (ведомстве), курсы повышения квалификации при предприятиях, научно-исследовательских и проектно-конструкторских организациях, высших и средних учреждениях профессионального образования, институтах повышения квалификации и их филиалах);
- вид документа (свидетельство, удостоверение);
- графа "Основание" может быть незаполненной, либо в ней может быть указан приказ организации о направлении сотрудника на повышение квалификации.
Аналогично вносятся сведения о профессиональной переподготовке с указанием специальности (направления, профессии), по которой происходит переподготовка.

При заполнении разд. "Поощрения и награды" необходимо указать виды поощрения, применявшиеся к работнику (как на уровне организации, так и на уровне министерств и ведомств), а также перечислить государственные награды.

Учет отпусков

В разделе "Отпуск" ведется учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику в период работы в организации. Основанием для внесения записей являются приказы о предоставлении отпусков.
При заполнении таблицы по отпускам на основании приказа вносится только дата начала отпуска, дата же окончания вносится "де факто", после того как работник фактически вернулся из отпуска. Это связано с тем, что в случае вызова сотрудника из отпуска или его прерывания в графе ""Дата окончания" будет проставлена дата выхода сотрудника на работу, а не запланированная дата окончания отпуска по приказу.
В этой же таблице обязательно отмечается отпуск без сохранения заработной платы. Он учитывается при подсчете стажа работы, дающего право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, т. к. согласно ст. 121 ТК РФ а него не включается время предоставления работнику отпуска без сохранения заработной платы продолжительностью более 7 календарных дней.

Аналогично не учитывается в стаже работы, дающем право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, и время отпусков по уходу за ребенком до достижения им установленного законом возраста.
Кроме того, согласно ст. 121 ТК РФ из стажа работы, дающего право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, вычитается время отсутствия работника на работе без уважительных причин, з т. ч. вследствие его отстранения от работы в случаях, предусмотренных ст. 76 ТК РФ.
Ниже указаны возможные виды документов, на основании которых сотрудник отдела кадров производит перерасчет данного стажа работы (по ст. 76 ТК РФ).

Виды документов, служащих основанием для перерасчета стажа в случае отстранения от работы

В разделе "Дополнительные сведения" для полноты учета в необходимых случаях указываются:
- сведения об обучении на очно-заочных (вечерних), заочных, экстернатных отделениях учреждений высшего и среднего профессионального обучения (следует также проставлять даты поступления в образовательное учреждение и его окончания):
- сведения о работающем инвалиде с указанием справки МСЭК, группы инвалидности и даты ее установления (изменения), причины инвалидности;
- заключение МСЭК об условиях и характере труда.
После увольнения сотрудника из организации вносятся записи в разд. XI "Основания увольнения", где указывается расшифровка основания увольнения работника в соответствии с точными формулировками, приведенными в ТК РФ, дата увольнения, номер приказа об увольнении.
При закрытии личной карточки Т-2 сотрудник кадровой службы ставит свою личную подпись с ее расшифровкой и указанием должности. Таким же образом расписывается сам работник. Подпись работника в этом случае подтверждает его согласие со всеми записями, внесенными в его личную карточку.

Изменение сведений о работнике

При изменении сведений о работнике в его личную карточку вносятся соответствующие данные, которые заверяются подписью специалиста отдела кадров, а если изменения вносятся в разд. "Общие сведения" и "Сведения о воинском учете", то и подписью самого работника.
Изменения вносятся по той же схеме, что и в трудовую книжку. На основании первых форм и в ходе внедрения в СССР системы автоматизированного учета кадров был разработан ОСТ "Стандарт по автоматизированным системам управления кадрами". В нем и были изложены основные правила заполнения личной карточки. Как указано в ОСТе, "при изменении фамилии старая зачеркивается и вместо нее записывается новая в соответствии с представленными в отдел кадров документами". Далее "все последующие изменения данных о работнике (перемена места жительства и др.) отражаются в личной карточке работником отдела кадров". Полная замена личной карточки не желательна по той причине, что в дальнейшем будет сложно восстановить всю картину по данному сотруднику.
Что касается изменения паспортных данных и состояния в браке, то может применяться та же схема - с зачеркиванием.

В.В. МИТРОФАНОВА,
канд. экон. наук,
директор "Центра профессионального развития"

Унифицированная форма Т2 «Личная карточка работника» отражает полную информацию о сотруднике и его трудовой деятельности. С учетом планов правительства по переводу кадрового документооборота в цифровой электронный вид, карточка формы Т2 становится основным источником сведений о работнике, которые должны быть внесены в базу данных.

Из статьи вы узнаете:

Какие организации должны вести форму Т2

Заполнение формы Т2 является обязательным для всех организаций, независимо от их организационно-правовой формы (в соответствии с п. 2 Постановления Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 и 12, 41 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, далее - Правила).

Форма Т2 личная карточка заполняется в первый рабочий день нового сотрудника, после того, как трудовой договор с ним уже подписан. Позже в нее вносятся все текущие изменения и сведения о трудовой деятельности и дублируются все записи, которые вносятся в трудовую книжку. Закрывается карточка в день увольнения работника, одновременно с выдачей трудовой книжки. Последняя запись в ней - о том, что книжка получена на руки, заверенная подписью уволившегося работника.

Если ранее уволенный из организации работник будет вновь принят на работу, на него заводится новая личная карточка формы Т2, поскольку прежний документ был закрыт записью о том, что трудовой договор с ним был расторгнут. Форма Т2 бланк скачать вы можете на нашем электронном портале.

Если форма Т2 личная карточка закончена делопроизводством до 1 января 2003 года, срок ее хранения составляет 75 лет, если позже - храниться она должна 50 лет. Личные карточки государственных служащих хранятся 75 лет независимо от того, когда она были закрыты.

Если унифицированная форма Т2 ведется на предприятии в электронном виде, ее все равно необходимо распечатать, поскольку вносимые в нее данные по личному составу должны подтверждаться подписью сотрудника. То, на какой бумаге распечатываются личные карточки (обычной или повышенной плотности), значения не имеет, но может быть определено локальным актом. Например, Инструкцией по кадровому делопроизводству.

Унифицированный бланк формы Т2 разработан таким образом, что содержит все возможные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Если личные карточки на предприятии ведутся на бумаге, информация, которая в них внесена, легко может быть оцифрована и перенесена в любую базу данных и в любую автоматизированную систему кадрового учета. Это особенно актуально в связи с планируемой цифровизацией кадрового документооборота , внедрением электронных трудовых книжек и договоров.

Личная карточка форма Т2 скачать бланк можно .

Какие сведения содержит бланк личной карточки форма Т2

При трудоустройстве форма Т2 личная карточка работника бланк заполняется на основании тех документов, которые работник должен предъявить при подписании трудового договора (в соответствии с ТК РФ):

• трудовой книжкой;
• паспортом;
• военным билетом (для военнообязанных);
• документом об образовании;
• свидетельства государственного пенсионного страхования (СНИЛС);
• свидетельства о постановке на учет в налоговой инспекции (ИНН);
• других документов (медицинской книжки, водительского удостоверения, подтверждения повышения квалификации, свидетельства о полученных государственных наградах, удостоверения об инвалидности и пр.).

Кроме того, карточка формы Т2 должна содержать сведения, которые вносятся со слов работника:

• номера его контактных телефонов и адрес электронной почты;
• информация о составе семьи и о датах рождения ее членов;
• уровень владения иностранными языками и пр.

Структура унифицированной формы Т2

Форма Т2 личная карточка работника бланк состоит из одиннадцати разделов:

1. Общие сведения.
2. Сведения о воинском учете.
3. Прием на работу и переводы на другую работу.
4. Аттестация.
5. Повышение квалификации.
6. Профессиональная переподготовка.
7. Награды (поощрения) и почетные звания.
8. Отпуск.
9. Социальные льготы, на которые работник имеет право в соответствии с законодательством.
10. Дополнительные сведения.
11. Основание прекращения трудового договора (увольнения).

Внебюджетные предприятия вправе самостоятельно разработать форму Т2 и включить в нее только некоторые из указанных разделов.

Бланк формы Т2 личная карточка работника состоит из четырех страниц. Образец представлен ниже.

Образец заполнения формы Т2 личная карточка

Для заполнения унифицированной формы Т2 вам потребуются информационные классификаторы: ОКИН, ОКСО, ОКПДТР и ОКАТО. Кодировка вносимых сведений о предприятии и сотруднике осуществляется строго в соответствии с ними. Оформление личной карточки регламентируется Правилами, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

В шапке документа указывается наименование предприятия, его код по ОКУД и ОКПО.

Заголовочная часть формы Т2 представляет собой таблицу, в колонках которой указывается:

1. уникальный табельный номер сотрудника, который присваивается ему при трудоустройстве и не меняется на протяжении всей трудовой деятельности в организации;
2. идентификационный номер налогоплательщика ИНН, при отсутствии которого ячейку следует оставить незаполненной;
3. номер свидетельства фонда пенсионного страхования, которое работодатель, в случае отсутствия этого документа, должен оформить работнику самостоятельно;
4. буква, с которой начинается фамилия нового сотрудника;
5. на постоянной или временной основе принимается на работу сотрудник;
6. будет ли рабочее место для него основным или трудится он будет по совместительству;
7. пол работника.

Форма Т2 образец заполнения заголовочной части представлен ниже.

В Правилах четко и подробно разъясняется, как правильно заполнить форму Т2. Мы обратим ваше внимание на некоторые нюансы, которые следует предусмотреть при внесении данных в те разделы, заполнение которых вызывает больше всего вопросов.

Раздел «Общие сведения» формы Т2

Внося сведения о фамилии, имени и отчестве работника в пункт 1, постарайтесь оставить достаточно места, чтобы в случае, если работница сменит фамилию, можно было вписать новые анкетные данные. В пункте 2 месяц рождения указывается буквами, а число и год рождения пишутся цифрами. В ячейке для кода дата рождения пишется в формате ДД.ММ.ГГГГ.

При заполнении пунктов 4, 5 и 6 раздела «Общие сведения» формы Т2 используется кодировка по ОКИН. Поэтому в пункте 4 проставьте код:

• 1, если работник - гражданин России;
• 2, если он имеет двойное гражданство и одно из них - российское;
• 3, если новый сотрудник - гражданин иностранного государства ;
• 4, если никакого гражданства у него нет.

В пункте 5 нужно указать степень владения иностранными языками, используйте коды:

• 1, если сотрудник читает и переводит с помощью словаря;
• 2, если он может свободно читать и изъясняться;
• 3, если иностранным языком он владеет свободно.

Пункт 6 содержит сведения об образовании и в этом случае используются коды по ОКИН в зависимости от того, когда было получено образование - до или после 1 сентября 2013 года. Для заполнения сведений о профессии в разделе I унифицированной формы Т2 используйте кодификатор ОКПДТР.

При внесении сведений о стаже в пункт 8 следует учесть, что понятие «непрерывный трудовой стаж» уже не используется, поэтому в этой ячейке нужно будет указать общий страховой стаж сотрудника.

Когда будете заполнять пункт 10, в котором перечисляется состав семьи, учтите, что нужно указать ближайших родственников, к которым относятся:

• жена или муж;
• дети;
• родители;
• родные и сводные братья и сестры;
• опекуны или лица, на воспитании которых находился или находится работник.

Раздел «Сведения о воинском учете» формы Т2

В этот раздел, если работник военнообязанный, данные вносятся на основании его военного билета или временного удостоверения, выданного вместо военного билета, а также удостоверения, которое выдается призывникам-гражданам РФ.

Раздел «Прием на работу и переводы на другую работу» формы Т2

Первая запись в этом разделе - о приеме на работу в данную организацию. Последующие записи вносятся на основании приказов как о постоянных, так и о временных переводах. В законодательстве нет однозначного ответа, нужно ли в форме Т2 отражать информацию о повышении оклада сотруднику. Эксперты считают, что вносить такие данные нужно.

Что делать, если в каком-то разделе унифицированной формы Т2 не осталось свободного места для внесения данных

Если какой-то из разделов формы Т2, например, «Отпуск» оказался полностью заполненным, в документ можно внести дополнение. Оно оформляется на отдельном листе. На нем следует написать заголовок: «Дополнение к личной карточке работника» (форма № Т-2), указать дату заполнения, анкетные данные работника, его должность и структурное подразделение , дату и номер трудового договора. Под этой информацией дублируется таблица соответствующего раздела формы Т2. Такие дополнения можно оформить к любому из ее разделов.

Бланк формы Т2, или Личная карточка, входит в перечень кадровых документов, обязательных для ведения в любой организации. Сведения о сотрудниках, как действующих, так и уволенных, периоды работы, информация о профессиональной квалификации и трудовой деятельности - все это должна содержать правильно заполненная унифицированная форма Т2. Личная карточка работника является кадровым документом законодательно утвержденной формы и должна быть заведена сразу после того, как согласован и подписан приказ о приеме работника. Как правильно вносить сведения в этот документ? Какую информацию обязательно должна содержать личная карточка Т2?

Основные требования и особенности заполнения

Личная карточка заполняется на каждого работника, включая совместителей, в одном экземпляре. Карточка Т2 обязательна для заполнения в организациях, однако для работников, занятых у индивидуального предпринимателя, этот документ может вестись только по желанию работодателя. Другим исключением являются государственные служащие, для них установлена документация иной формы.

Заполнение карточки Т2, образец которой представлен в статье, выполняется в соответствии с обязательными требованиями, закрепленными законодательно:

Вся информация вносится в установленные разделы, разборчиво и без сокращений.

Допускаются сокращения при указании места жительства или сведений об образовании, но в общепринятой форме, не искажающей значение сведений.

Заполненная форма Т2 должна содержать коды, соответствующие общероссийским классификаторам: ОКИН, ОКАТО, ОКСО, ОКПДТР. Номерное обозначение должно быть внесено в специальную таблицу в правой части строки. Все кодовые обозначения находятся в свободном доступе в печатных справочниках, а также на сайте «Общероссийские классификаторы».

При ошибочном заполнении кода классификации форма Т2 считается недействительной, в этом случае требуется завести новую личную карточку. Зачеркивания, исправления в кодировочной таблице не допускаются.

Изменения в трудовой деятельности или личных данных сотрудника должны своевременно отражаться в Т2. Все внесенные в личную карточку изменения заверяются подписью специалиста отдела кадров.

Информация вносится в Т2 на основании подтверждающих документов, предоставленных сотрудником.

Слова и фразы «нет», «не был(а)», «не имеется», а также прочерки в бланк Т2 не вносятся - такие строки оставляют пустыми.

Основания внесения сведений о работниках

Личная карточка Т2 должна быть заполнена на основании следующих документов:

Трудовой договор с работником;

Приказы по организации: о приеме на работу, переводе, предоставлении отпуска, увольнении;

Паспорт (иной заменяющий его документ) работника;

Документы, подтверждающие полученное образование, прохождение курсов, и прочее;

Свидетельство ИНН;

Военный билет.

Прочие сведения (например, степень владения иностранными языками) указываются только со слов сотрудника. При необходимости работодателем могут быть запрошены иные подтверждающие документы, в соответствии со спецификой профессиональной направленности организации, а также установленного внутреннего регламента.

Как заполнить заголовок?

Первая страница бланка содержит сведения о работнике и уровне его профессиональной квалификации. Заполнение карточки Т2 (образец внесения сведений представлен ниже) начинается с указания наименования организации работодателя в верхней строке бланка. Наименование указывается полностью, в соответствии с уставными документами организации. В кодировочной таблице проставляются цифровые обозначения ОКПО и ОКУД. Далее, в нижерасположенную таблицу вносятся следующие данные:

Дата заполнения Т2 (арабскими цифрами);

Табельный номер, присвоенный работнику при трудоустройстве;

ИНН (на основании свидетельства ФНС);

СНИЛС сотрудника;

В столбце «алфавит» проставляется первая буква фамилии сотрудника;

Характер работы, в соответствии с условиями в трудовом договоре: временная, постоянная;

Вид работы: может быть либо «основная», либо для внешних или внутренних совместителей - «по совместительству»;

Пол указывается буквами «Ж» или «М».

После оформления заголовка документа можно переходить к прочим разделам, включающим в себя первичное заполнение карточки T2. Образец внесения сведений в заголовок:

Общие сведения о работнике

Заполнение данного раздела начинается с указания в таблице «Трудовой договор» номера и даты трудового договора, заключенного с работником. Далее заполнение карточки Т2, образец которой представлен ниже, проводится в следующем порядке:

1. В строке «1» полностью указывается фамилия, а также имя и отчество работника.

2. В строке «2» в текстовом виде указывается дата рождения. Пример: «20 апреля 1981 г.». В таблице эта же дата кодируется арабскими цифрами: «20.04.81».

3. Строка «3» должна содержать информацию о месте рождения. Здесь важно руководствоваться следующими требованиями:

При указании населенного пункта словами «город», «поселок», «область», «деревня», «район», «край» допускаются общепринятые сокращения: «обл.», «кр.» и так далее. Пример: «гор. Самара», «пос. Таежное». Однако, обозначения «станица», «кишлак», «село», «аул» рекомендуется указывать полностью.

Общее количество знаков в строке «3» не должно быть больше 100 символов.

Кодировочная таблица заполняется в соответствии с Общероссийским классификатором территориальных образований (с 2014 года - новое название код ОКТМО).

4. Строка «4» предназначена для внесения сведений о гражданстве работника на основании паспорта. Вся последующая информация данного раздела вносится в строгом соответствии с кодом ОКИН. Внести сведения следует следующим образом:

Гражданин Российской Федерации (в таблицу кодировки вносится обозначение «1»);

Код «2» указывается при наличии у работника двойного гражданства, одно из которых гражданство РФ; запись об этом выглядит так: «Гражданин Российской Федерации и иностранного государства»;

Для работников, являющихся гражданами другого государства, в таблице кодировки указывается код «3», в строку «4» вносится запись: «Иностранный гражданин»;

В случае, если работник, является апатридом, в строку вносится «Лицо без гражданства», в кодировочную таблицу - «4»;

5. В строке «5» указывается знание работником иностранного языка и уровень владения языком. Кодировка ОКИН предполагает три категории, характеризующие уровень владения письмом и разговорной речью на иностранном языке:

Код «1» - переводит и читает со словарем;

Код «2» - читает и может объясняться;

Код «3» - свободно владеет.

Помимо этого, ОКИН содержит конкретные кодовые обозначения иностранных языков, которые также должны быть указаны в кодировочной таблице. Таким образом, сведения в строке «5» вносятся в следующем порядке: наименование иностранного языка - уровень владения - кодовое обозначение языка и степени владения им (в таблице). Заполнение карточки Т2, образец: «Немецкий - Владею свободно» Код по ОКИН: 171/ 3.

6. Шестая строка раздела «I» заполняется исключительно на основании документов об образовании, предоставленных работником. Пример текстового обозначения и соответствующие коды ОКИН представлены в данной таблице:

Пример: «6. Образование среднее профессиональное - код ОКИН: 11»

Далее в нижерасположенной таблице следует указать: наименование, серию и номер документа об образовании, предоставленного работником, год окончания обучения, а также полученную квалификацию и наименование профессии в точном соответствии с документом. В таблицу вносится код профессии по ОКСО. Если работником предоставлено два документа об образовании, например, среднем профессиональном и высшем или первом и втором высшем, в Т2 вносятся сведения обо всех имеющихся документах. Аналогичным образом в разделы IV - VI вносится информация о переподготовке, аттестации, повышении квалификации, полученной работником после трудоустройства.

Информацию о неоконченном образовании также следует внести в Т2, указав при этом вид имеющегося образования. Например, для работника, проходящего обучение на момент трудоустройства, следует внести сведения об образовании, которое имелось до поступления в настоящее учебное заведение; на основании справки из учебного заведения указать, что работник обучается в настоящее время, наименование учебного заведения и курс обучения. Похожим образом вносятся сведения, если работник проходил обучение, но не закончил учебу, а отчислился (или был отчислен):

При пройденном обучении менее трех курсов следует указать только образование, которое имелось у сотрудника до поступления;

Информация о пройденном обучении, при условии окончания трех и более курсов учебного заведения, вносится в Т2 на основании диплома (справки) о неполном высшем образовании; при этом указывается обозначение «Неполное высшее» и курс, с которого сотрудник был отчислен;

7. В строках «7» указывается полное наименование основной и, если имеется, дополнительной должности (профессии) работника, которую он занимает в организации согласно приказу о приеме на работу и штатному расписанию. Сокращения или искажения наименования не допускаются. В кодировочной таблице раздела указывается код должности по ОКПДТР.

Стаж работы

Вносится в соответствии с предыдущей трудовой деятельностью сотрудника, основанием служит трудовая книжка. В случае, если сотрудник трудоустраивается впервые, в первой строке «общий» проставляются нули.

Сведения о родственниках работника: кого необходимо указать?

Заполнение данного раздела начинается с указания семейного положения работника на момент трудоустройства. Следует избегать слов и фразеологизмов «замужем», «в гражданском браке», «сожительствует» и прочее: строка заполняется формулировкой, определенной общероссийским классификатором с указанием кода ОКИН.
При изменении семейного положения поправки вносятся на основании свидетельства ЗАГС, с указанием реквизитов документа.

Сведения о родственниках, непосредственно проживающих с сотрудником, с указанием степени их родства, также следует внести в такой документ как личная карточка работника. Образец заполнения Т2 выглядит следующим образом:

Воинский учет

Информация о пригодности к несению военной службы заполняется на основании предоставленного военного билета, с указанием звания и категории запаса, отмеченных в документе. Информация для пунктов 3-4 содержится на странице 3 военного билета. Для сотрудника, ещё не служившего, но не имеющего ограничений для службы, строки оставляются незаполненными, с внесением в строку 2 отметки «подлежит призыву».

Степень годности к прохождению службы указывается на основании приписного свидетельства буквенным обозначением:

Годен с ограничениями - Б.

Ограниченно годен - В.

Временно не годен - Г.

Строка 8 раздела предназначена для отметок «Снят с воинского учета» с указанием причины, например, по возрасту или состоянию здоровья.

Страница 3, раздел III

В данном разделе указывается исключительно информация о переводе сотрудника в другое структурное подразделение в рамках одной организации (включая перевод в другую местность) или об изменении должностных функций. Вся информация вносится на основании приказов по организации с указанием реквизита приказа (дата, номер).

Важно помнить! Указывать сведения об изменении ставки или оклада, проведенных без изменения должности работника, в данном разделе не следует.

Со всеми записями, сделанными в данном разделе, сотрудник должен быть ознакомлен под подпись.

Отпуска и дни отдыха работника

Данный раздел заполняется по мере предоставления сотруднику отпусков в соответствии с трудовым законодательством и внутренним регламентом. В таблицу раздела необходимо внести реквизиты приказа об отпуске, вид отпуска, количество календарных дней. Для ежегодного отпуска следует также указать период, за который даются отпускные дни, в столбцах № 2, 3 таблицы VIII (личная карточка работника). Образец заполнения выглядит следующим образом:

Раздел X: какую информацию можно указать?

«Дополнительная информация» - раздел, предусмотренный для сведений, которые могут иметь отношение к трудовой деятельности, но не указываются в иных разделах бланка Т2. К такой информации можно отнести, например, наличие у работника водительского стажа и удостоверения водителя определенной категории, ограничения по здоровью (в соответствии с медицинским заключением) и прочее.

Как правильно внести информацию об увольнении

Последний раздел заполняется в последний день работы сотрудника. Следует указать реквизиты приказа, причину увольнения сотрудника и заверить сделанную запись подписью кадрового работника. С записями раздела XI сотрудник также должен быть ознакомлен под подпись.

Личная карточка работника (форма Т-2) – информационный документ о новом работнике. При принятии сотрудника на работу, на него необходимо заполнить личную карточку по унифицированной форме Т-2. Данный кадровый документ обязателен к заполнению, он содержит всю необходимую информацию о биографии и данных работника, а также о его трудовой деятельности. В статье вы узнаете как заполнить личную карточку работника на примере. Ниже вы найдете заполненный образец карточки, там же вы можете скачать бланк форма Т-2.

Состоит документ из 4-х разделов, какие-то разделы нужно заполнить в самом начале трудовой деятельности работника, какие-то дополняются в процессе работы.

Личная карточка работника (Форма Т-2). Образец заполнения

Заполнение раздела №1 личной карточки работника (формы Т-2)

Здесь заполняются общие сведения о сотруднике. Для заполнения необходимо взять у работника такие документы, как паспорт, свидетельство о рождении, документы об образовании, трудовой договор ( или ).

Заполняя данный раздел, нужно не забыть про указание кодов в пп.3-6. Коды берутся из соответствующих классификаторов.

В п.3 – код ОКАТО того населенного пункта, в котором вы родились.

В пункте 4 указывается код ОКИН для вашего гражданства: «1» – если у вас российское гражданство, «2» – если у вас два гражданства, 3 – если нет совсем.

В пункте 5 указывается код ОКИН для уровня знаний указанного вами иностранного языка: код «1» соответствует тому, вы способны читать и переводить со словарем, «2» – читаете и можете объясняться на этом языке, «3» – свободно владеете.

В пункте 6 код ОКИН для вашего уровня образования: 4 класса (начальное общее) – «02», 9 классов (основное общее) – «03», 11 классов (среднее общее) – «07», училище (начальное профессиональное) – «10», техникум (высшее профессиональное) – «11», 3 курса ВУЗа (неполное высшее) – «15», высшее – «18», послевузовское – «19».

Сведения об образовании берутся из документа об образовании (аттестат, диплом и т.д.).

Образец заполнения 1-6 п. в личной карточке сотрудника

Стаж работы – для данного пункта сведения берутся из предоставленной работником трудовой книжки.

Для вашего семейного положения (п.9) также нужно указать соответствующий код ОКИН: «1» – не замужем/не женат, «2» – зарегистрированный брак, «3» – незарегистрированный брак, «4» – вдова/вдовец, «5» – в разводе, «6» – разошлись.

Затем идут стандартные сведения о паспорте работника, о месте жительства и дате регистрации по адресу проживания. Личная карточка работника в первом разделе заканчивается указанием контактного телефона сотрудника.

Пример оформления личной карточки сотрудника п. 7-12

Заполнение раздела №2 личной карточки работника

Раздел заполняется для мужчин, информация берется из военного билета. На мужчин, которые еще не отслужили и подлежат призыву, заполнить нужно:

• пункт 2 – пишется фраза «подлежит призыву»;
• пункт 5 категория годности – «А» – годен, «Б» – годен с незначительными ограничениями, «В» – ограниченно годен, «Г» – временно не годен, «Д» – не годен.
• пункт 8 – для мужчин, достигших 50 лет, здесь ставится отметка «снят с воинского учета по возрасту», также может быть указана фраза «снят с воинского учета по состоянию здоровья».

Остальные пункты этого раздел для этой категории граждан не заполняются. Для мужчин, находящихся в запасе, заполнить нужно все пункты. Все сведения берутся из военного билета.

Пример оформления раздела №2 личной карточки работника

Заполнение раздела №3 личной карточки работника Т-2

Здесь указываем, на какую должность принят сотрудник, с каким окладом и на основании какого приказа о приеме на работу. Здесь работник должен поставить свою подпись.

В дальнейшем, в процессе трудовой деятельности этот раздел может быть дополнен информацией о перемещениях работника внутри организации: с одной должности на другую, с одного подразделения в другое.

Образец заполнения раздела №3 личной карточки сотрудника

Разделы №4-7 личной карточки сотрудника заполняются в процессе работы. Раздел №8 отражает сведения об отпуске, где указывается вид отпуска, его продолжительность, период работы, за который предоставлен. В качестве основания указывается .

Последний раздел заполняется при увольнении работника, здесь пишется дата и причина увольнения, номер и дата .

Заполняет личную карточку сотрудник кадровой службы, в конце бланка он ставит свою подпись, также и сам работник после ознакомления подписывает данный документ.

Для организации кадрового учета в компании начинающим кадровикам и бухгалтерам отлично подходит авторский курс Ольги Ликиной (бухгалтера М.Видео менеджмент) ⇓