Табель учета рабочего времени – заполнение образца. Как составить табель учета рабочего времени: образец заполнения

Табель учета рабочего времени - образец заполнения его (на основе унифицированной формы) вы можете загрузить на нашем портале - обязательно ведется работодателем. Изучим особенности его структуры подробнее.

Устанавливаем порядок учета рабочего времени: какие бланки использовать

В целях учета трудового времени сотрудников — обязательной процедуры в силу норм, которые содержатся в ст. 91 ТК РФ, — фирма вправе задействовать:

1. Автоматизированные системы, которые:

• фиксируют в специальных файлах явку специалистов, их рабочие часы;
• отражают в таких файлах известные (заложенные в базе данных программы) причины неявки специалиста (например, если он отдыхает в отпуске или находится на больничном).

В качестве бланка документа, в котором фиксируются указанные учетные данные, при задействовании автоматизированной платформы может быть применена форма Т-13.

2. «Ручные» документы учета.

В этих целях может быть применена форма Т-12.

3. Есть и различные «полуавтоматические» способы ведения учета — когда частичное заполнение табеля учета рабочего времени осуществляет ответственный работник, а остальное делает компьютер.

Узнать больше об особенностях структуры форм Т-12 и Т-13 вы можете в статье .

Формы учета: особенности заполнения

Заполнение указанных форм может осуществляться по 2 принципам:

• «сплошному» — когда в таблицах бланков фиксируются все события, связанные с учетом посещений: явка, неявка, выход в отпуск и прочие;
• «по отклонениям» — когда в таблицах отражаются только те события, что отличны от типичных, например опоздание или неявка.

Внутренний порядок осуществления учета (одним из указанных способов — автоматизированным или ручным) устанавливается локальным нормативом работодателя.

Указанные формы бланков учета посещений работников были обязательны к применению до 2013 года, после — работодатели вправе использовать любые другие формы. Однако бланки Т-12 и Т-13 остаются привычными специалистам кадровых служб и активно используются до сих пор.

Как правильно заполнять табель Т-13

Если фирма предпочла первый, файловый способ учета, то при программировании автоматизированных модулей для внесения данных в форму Т-13 специалистам фирмы будет полезно обратить внимание на следующие нюансы:

1. В графе «Номер документа» автоматически проставляется порядковый показатель.

2. В графе «Дата составления» отражается последний день месяца, если документ составляется по итогам месяца, или иная дата составления, если табель оформляется в конкретных целях.

3. В графе «Код вида оплаты» могут быть отражены значения, определяемые в соответствии с локальными нормативами. Ориентиром по соответствующим значениям здесь может быть таблица, которая содержится в приказе ФНС России от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387 (в ней закреплены коды, указываемые в справке 2-НДФЛ).

4. Условные коды таблицы (о явках, неявках, отпусках и прочих событиях), что заполняются программой в табеле, нужно использовать в соответствии с перечнем, который приведен в бланке Т-12.

Где можно загрузить пример заполнения формы Т-12 и Т-13

Скачать образцы заполнения табелей учета рабочего времени сотрудников по формам, рассмотренным нами, вы можете у нас на сайте:

Используя, к примеру, образец формы Т-13, подготовленный нашими специалистами, ответственный работник компании сможет:

1. Настроить ПО, входящее в состав автоматизированной платформы для учета.

Знать то, как заполнять табель учета рабочего времени на практике, специалисту по программному обеспечению для автоматизации кадрового учета просто необходимо, чтобы произвести корректную настройку такого ПО.

2. Задействовать образец заполнения табеля учета рабочего времени как пример готового кадрового документа при подготовке табеля на основе «ручного» бланка Т-12 на своем предприятии.

Если ваша компания желает использовать собственный бланк учета, отличный от унифицированных форм, скачать его образец вы также можете на нашем сайте по следующей ссылке:

Итоги

ТК РФ предписывает всем работодателям вести учет показателей, отражающих посещение сотрудниками своей работы и количество их рабочих часов. В этих целях применяется табель учета трудового времени. Его работодатель может вести вручную или посредством автоматизированных решений. В первом случае применяется бланк Т-12, во втором — форма Т-13. То, какой именно бланк нужно задействовать кадровикам, прописывается в локальном нормативе.

Узнать больше о применении документов, связанных с кадровым учетом в организации, вы можете в статьях:

• ;
• .

Нетрудно, если коллектив невелик. А как быть, если подразделения удалены друг от друга или график работников нестандартный? Тут не поможет даже специально принятый на работу табельщик. Нужно наладить качественный сбор информации.

Определяем цели

Перед началом любого проекта нужно понять, какую цель мы преследуем, какие результаты хотим получить и как их использовать. Итак, цель: собрать информацию о датах работы, отпусков, невыходов всех работников организации в точно определенные даты для правильного начисления заработной платы и укрепления дисциплины. Для достижения этой цели потребуется вовлечение руководителей подразделений, только они достоверно знают о датах работы подчиненных. Чтобы эта затея удалась, нужно заручиться поддержкой руководства и бухгалтерии. Конечно, заставить начальников выполнять дополнительную работу, пусть и несложную, бывает непросто, но если составить Положение о табельном учете и приказом обязать всех его исполнять, шансы на успех повысятся.

Разрабатываем Положение о табельном учете

Как и любой другой локальный нормативный акт, это Положение должно содержать основные разделы:

Общие положения . В нем описываются: цели табельного учета, определяется круг лиц, которых оно касается.

Основная часть включает описание процесса. Здесь обязательно нужно прописать:

• Обязанности руководителей по ведению табеля
• Порядок заполнения,
• Порядок предоставления в отдел кадров или бухгалтерию - в электронном и бумажном виде
• Даты передачи табеля (2 раза в месяц - к авансу и зарплате)
• Порядок действий при отсутствии информации о причинах пропусков работы
• Порядок учета (если требуется) рабочих часов

В основной части нужно учесть особенности предприятия, например, ведение журнала местных командировок, рабочее время разъездных должностей, отражение опозданий и т.д. Процедура заполнения в этих случаях должна быть максимально ясна.

Ответственность за не предоставление табеля, порядок замещения руководителей в отпуске или в случае болезни.

Приложение - образец бланка по форме Т-13 с рабочих дней, отпусков, прогулов, больничных, т.д.

Конечно, в наше время передавать бумажные табели вряд ли кто-нибудь станет, и поэтому нужно разослать всем электронный вариант документа. Для облегчения начала работы можно сразу заполнить его списком сотрудников. Внизу электронного документа нужно сделать «шпаргалку» с буквенными обозначениями. Начальникам, далеким от ведения кадрового учета, это очень поможет. Попросите выделять цветом все дни отклонений от нормального графика работы, так обрабатывать таблицы будет намного легче.

Пошаговая инструкция организации табельного учета

Теория - это прекрасно, но практика обычно сильно от нее отличается. Какие шаги предпринять, чтобы добиться результата - своевременного предоставления табелей от всех подразделений?

Совещание. Неважно, будет ли это общее совещание всех начальников или просто деловая беседа с директором - без этого шага не обойтись. Нужно убедительно доказать, почему предоставление данных о рабочем времени - это важно. Приведите примеры ошибок в начислениях зарплаты из-за отсутствия информации, несвоевременного информирования о прогулах или больничных. Главное - заручиться поддержкой руководства и бухгалтерии.

Положение о табельном учете. Найти абсолютно адаптированный под вашу организацию документ вряд ли получится, придется потрудиться самим. Определите важные моменты:

1. кто должен присылать вам табель, в каком виде и в какие даты. Как правило, это 2-3 дня до дат выплат аванса и зарплаты;

   обязанности ответственных лиц - контроль явок на работу, опозданий, иных отклонений от стандартного графика;

   порядок информирования отдела кадров о случаях работы в праздники, сверхурочных часах и т.д.

Приказ об утверждении Положения и обязанности его исполнять. С ним, как и с Положением, нужно ознакомить всех задействованных лиц. Иногда в крупных филиалах, обособленных подразделениях ведение табеля возлагают на секретаря, помощника и т.д. Если так и есть, знакомим их тоже.

Образцы табеля по отделам со списком фамилий. Список вносить, конечно, не обязательно, но так вы окажете помощь руководителям, и поможете никого не «потерять». Разошлите образцы по электронной почте, напишите о вашей готовности ответить на вопросы.

Контроль исполнения . В первые месяцы придется заниматься постоянными напоминаниями о табеле, но постепенно все войдет в привычное русло. Сделайте пометки в календаре в контрольные даты и отправьте всем напоминание.

Меры воздействия. Часто начальники ссылаются на занятость или попросту забывают вести табельный учет. Если напоминания не помогают, отправьте всем не сдавшим сообщение наподобие «уведомляю вас о том, что фамилии руководителей, не исполняющих Положение о табельном учете, будут переданы генеральному директору в случае не предоставления информации 1 числа месяца». Это, конечно, крайняя мера, так как личным расположением и хорошим отношением можно добиться намного больших результатов, чем давлением и запугиванием.

Образец Положения о табельном учете рабочего времени

Учитываем нюансы организации

Каждое предприятие имеет свои особенности и их нужно учесть. Определите, как в вашем случае будут происходить процессы передачи информации в отдел кадров:

• Требуется ли бумажная форма документа?
• Будете ли вы на основании полученных данных формировать один, общий табель или их будет несколько?
• Нужна ли фактическая информация о рабочих часах, не влияющая на размер зарплаты?
• Как обозначить переработки, работу в выходные дни и праздники?
• В какие даты должны передаваться заявления на отпуск?
• Нужна ли вам информация о больничных листах сразу после их открытия?
• В какие сроки вы хотите получить закрытые больничные листы?

Нюансов может быть сколько угодно, иногда они выявляются в процессе ведения учета.

Табельный учет на предприятии - осознанная необходимость для любой компании, и наладить его может любой ответственный и терпеливый сотрудник, нужно лишь проявить настойчивость и последовательность.

Шабашова Ирина , редактор-эксперт по кадровому делопроизводству

Во время семинара «Аудит кадровой документации: проводим своими силами», который состоялся в рамках Всероссийского практического форума «Кадровое дело – 2010»*, мы получили от вас много вопросов об организации работы с табелем учета рабочего времени. Обязательно ли вести этот табель? Как его правильно заполнять? Какую унифицированную форму из двух имеющихся предпочесть? Разберемся, как ставить отметки? Чем грозит отсутствие табеля рабочего времени?

Можно ли не вести табель в маленьких компаниях?

Я работаю в очень маленькой компании с численностью работников 4 человека. Подскажите, необходимо ли нам вести табель учета рабочего времени? В каждой ли компании ведется табель?

Да, табель обязателен для всех работодателей, включая немногочисленные компании и работодателей – физических лиц. Это установлено статьей 91 Трудового кодекса (где говорится, что работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником) и подтверждается постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1, которым утверждена унифицированная форма табеля.

Все хозяйственные операции должны оформляться и подтверждаться оправдательными документами**. Расчеты с персоналом также являются хозяйственными операциями. Табель учета рабочего времени – это документ, подтверждающий, что работник исполняет обязательства по трудовому договору, ведь в нем содержится информация о фактически отработанных часах. Табель служит основанием для расчета заработной платы в бухгалтерии. Кроме того, бухгалтеры готовят с его помощью налоговую и статистическую отчетность.

В бухгалтерской терминологии оправдательные документы для хозяйственных операций еще именуются первичными учетными документами

Как назначить табельщика?

Недавно сотрудник, ответственный за табель нашего отдела, уволился. Добровольно исполнять обязанности по ведению табеля и сдаче его в бухгалтерию никто из оставшихся работников не захотел. Как назначить нового ответственного?

Из вопроса понятно, что должности табельщика в вашей организации нет, хотя она может быть предусмотрена в штатном расписании, особенно в организациях с большой численностью персонала. Если в вашей компании установлен порядок назначения ответственных за ведение табеля по подразделениям, значит, такая обязанность не является основной для сотрудника, на которого она возложена. Следовательно, она должна быть дополнительно оплачена. Любые доплаты и надбавки предусматриваются в трудовом договоре***. Поэтому с ответственным за табель работником нужно заключить дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором будет предусмотрена обязанность по ведению табеля учета рабочего времени, а также размер доплаты за это (образец смотрите на стр. 46).

Доплаты, надбавки, премии и поощрительные выплаты отражаются в графах 6–8 штатного расписания (унифицированная форма № Т-3)

Кроме того, следует издать приказ по основной деятельности о назначении ответственного за табель (образец представлен на стр. 47).

Какую форму использовать – Т-12 или Т-13?

Подскажите, пожалуйста, в чем разница между формами табеля № Т-12 и № Т-13? В каких случаях они используются?

Все зависит от того, как именно в организации построена система учета рабочего времени. Как вы уже отметили, Госкомстат России утвердил две унифицированные формы табеля: № Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда» и № Т-13 «Табель учета рабочего времени». Форма № Т-12 может использоваться в любой организации. С ее помощью можно одновременно контролировать соблюдение режима рабочего времени и вести учет выплат работникам. При этом в компаниях, где временной учет и расчеты с персоналом по оплате труда ведутся раздельно, допускается заполнять только раздел 1 «Учет рабочего времени». В этом случае раздел 1 считается самостоятельным документом, а оформлять раздел 2 «Расчет с персоналом по оплате труда» не нужно. Форма № Т-13 используется, только когда в организации установлена автоматическая система контроля присутствия работников и данные о входе-выходе можно заносить в табель через компьютер. Сегодня в современных компаниях все чаще используют систему автоматизированного контроля присутствия, что позволяет значительно экономить время и трудозатраты на заполнение табеля. Необходимо также отметить, что форма № Т-13 предназначена исключительно для учета рабочего времени, в ней нет граф для данных по оплате труда.

Табель учета рабочего времени ежедневно заполняет сотрудник, ответственный за работу с этим документом

Как вести табель, если сотрудники разбросаны по офисам?

Меня назначили ответственной за ведение табеля учета рабочего времени отдела, в котором рабочие места сотрудников находятся в соседних офисах. Ходить в дальние офисы не всегда есть время, и я проставляю явку работникам с их слов по телефону. Могут ли у меня из-за этого возникнуть какие-нибудь проблемы?

Да, могут. Дело в том, что ответственный за ведение табеля рабочего времени обязан проставлять отметки в табеле по факту присутствия сотрудника на рабочем месте. Представьте ситуацию, что за сотрудника по телефону ответил кто-то из коллег и сообщил о его явке. А на самом деле работник прогуливал (или находился на больничном, в командировке и т. п.). Если такое несоответствие выявится в бухгалтерии при расчете зарплаты, вам придется не только переделывать табель, но и писать объяснительную записку, почему так произошло. Еще серьезнее, если по ошибочному табелю уже произвел расчет. За такое нарушение руководитель организации может сделать вам замечание или объявить (ст. 192 ТК РФ).

Помните, что основанием для проставления того или иного кода в табеле служат различные подтверждающие документы. Это приказы работодателя (о направлении работника в командировку, о предоставлении отпуска, об отстранении от работы и т. п.), листки временной нетрудоспособности, медицинские справки, докладные и объяснительные записки, акты и т. п. В вашем случае (при удаленности контрольного объекта), придется организовать рабочее время таким образом, чтобы на исполнение обязанности табельщика оставалось время. А лучше все-таки, если в каждом офисе будет свой табельщик.

Совет

Если вы точно не знаете, по каким причинам сотрудник отсутствует на работе, до сдачи табеля в бухгалтерию оставляйте незаполненной его графу «отметки о явках и неявках на работу по числам месяца» до тех пор, пока он не появится и не представит подтверждающие документы. Если к моменту сдачи табеля работник не появился, ставьте отметку о неявке по невыясненным причинам (до выяснения обстоятельств) – код «НН» («30»). При предъявлении листка нетрудоспособности эти отметки заменяются кодом «Б» (19) или «Т» (20). В этом случае табель в конце месяца нужно переоформить.

Можно ли разработать свою форму табеля учета рабочего времени?

При заполнении табеля я не использую графы «отработано за месяц: сверхурочных, ночных, выходных и праздничных дней», так как мы не привлекаем своих сотрудников к сверхурочной работе. Эти графы увеличивают ширину табеля, что при заполнении вызывает неудобства. Могу ли я исключить их из табеля?

Нет, удаление отдельных реквизитов из установленной формы табеля учета рабочего времени не допускается так же, как и разработка индивидуальной формы этого документа. Эти правила касаются и других унифицированных форм. Бухгалтер в соответствии с законом «О бухгалтерском учете» не сможет принять к зачету табель, составленный в свободной форме.

Изменения, вносимые в унифицированные формы первичной учетной документации, следует оформить в организации соответствующим приказом или положением

Однако в унифицированные формы можно вносить изменения: например, расширить или сузить графы табеля с учетом необходимости и значимости показателей, включить в него дополнительные листы, если, например, работников в отделе много и все фамилии не умещаются на одной странице. Не запрещено также добавлять в табель дополнительные реквизиты****. На практике часто вносят в форму строки для виз должностных лиц или реквизит «УТВЕРЖДАЮ».

Условные обозначения в табеле учета рабочего времени

Что грозит, если неправильно оформлять табель?

Нашей организации предстоит проверка налоговой инспекции. Мы не уверены, что всегда правильно оформляем табель учета рабочего времени? Какая ответственность грозит нам, если что-то не так?

Да, при проверке финансовых операций данные бухгалтерской и налоговой отчетности могут сверяться с первичными учетными документами, в том числе и с табелем. Помните, что проверяет не только правильность оформления табеля, но всегда сопоставляет его данные со сведениями расчетно-платежной ведомости. Несовпадение этих данных говорит о неправильности начисления заработной платы. Например, когда указаны неверные коды, проставлены сплошные «восьмерки» работникам с ненормированным рабочим днем или совместителям.

При обнаружении таких ошибок в табеле работодателя могут привлечь к административной ответственности за «грубое нарушение правил учета доходов, расходов, объектов налогообложения». Штраф составляет 5000 рублей (п. 1 ст. 120 НК РФ). А если работодатель вообще не ведет табель, его могут привлечь к ответственности за нарушение трудового законодательства (ст. 5.27 КоАП РФ)*****.

Хотим также обратить ваше внимание, что налоговая инспекция – не единственный контролирующий орган, который проверяет данный документ. Например, представители Фонда социального страхования могут изучить его на предмет уточнения исчисленных сумм пособий по временной нетрудоспособности. Табели в плановом порядке проверяет и Гострудинспекция.

На основании ст. 91 Трудового кодекса РФ все работодатели должны контролировать, сколько часов по факту отработал каждый их подчиненный. Постановлением Госкомстата РФ от 5.01.2004 г. была утверждена специальная форма «Табель учета рабочего времени».

Вы узнаете:

• Как вести табель учета рабочего времени в 2018 году.
• Какие обозначения используются.
• Как заполняется табель учета рабочего времени при совместительстве.
• Как отмечаются отпускные дни в табеле учета рабочего времени.
• Как отметить отгул в табеле учета рабочего времени.
• Как правильно отразить больничный в табеле учета рабочего времени.
• Какие вопросы возникают у кадровиков при заполнении табеля учета рабочего времени.
• Какие наиболее частые ошибки допускают кадровики при ведении табеля учета рабочего времени.

Как вести табель учета рабочего времени в 2018 году

Табель учета рабочего времени является одним из важнейших кадровых документов. Именно в нем ежедневно отмечают все отработанные сотрудниками смены и часы, и как раз на основе этого документа каждый месяц рассчитывают зарплату. Кроме того, табель используют для формирования статистической отчетности по труду и иных аналитических документов.

В статье 91 Трудового кодекса РФ указано, что именно работодатель должен вести табель учета рабочего времени. При этом не имеет значения, в каком направлении работает компания и какая у нее форма собственности. В табеле отражают количество часов и дней (смен), отработанных персоналом. Форма табеля учета рабочего времени может быть как бумажной, так и электронной.

Скачать табель учета рабочего времени

Информация, отраженная в табеле учета, должна быть заверена. Поэтому перед полным переходом на электронный учет следует оформить электронные подписи ответственных сотрудников: начальника структурного отдела, специалиста кадровой службы и табельщика.

В 2018 году для учета рабочего времени используются унифицированные формы Т-12 или Т-13, утвержденные постановлением Госкомстата России.

Формы отличаются друг от друга. Т-12 - это универсальный вариант, который используют не только для учета рабочего времени, но и для расчета и начисления зарплаты персоналу. Когда заполняют раздел «Расчет с персоналом по оплате труда», вписывают коды вида оплаты в табеле по форме Т-12.

Табель по форме Т-13 ведут для учета рабочего времени, если в компании действует автоматическая система (турникет) явок-неявок.

Работодатель вправе пользоваться собственными бланками, предназначенными для аналогичных целей.

Важно: самостоятельно разрабатывать учетные формы вправе лишь коммерческие предприятия. Государственные и бюджетные организации применяют типовую форму № 0504421 (согласно приказу Минфина России от 30.03.2015 г. № 52н, который содержит также методические указания по правильному заполнению бланка).

Если мы говорим о небольшой компании с малой численностью персонала, то можно использовать один общий табель. Если предприятие масштабное, для каждого структурного подразделения обычно заводят отдельный табель учета. Оформляет его ответственный сотрудник, который занимается ведением учета рабочего времени (табельщик), бухгалтер, специалист кадрового отдела или любое другое должностное лицо.

Чтобы автоматизированно учитывать рабочее время, используют форму Т-13, состоящую лишь из одного раздела.

Скачать образец табеля учета рабочего времени по формату T-13

Необходимо соблюдать все установленные правила, когда вы создаете табель учета рабочего времени. Бланк, который предприятие составило по любой указанной форме, может быть дополнен нужными видами сведений - это определяет работодатель. Основное условие - наличие обязательных реквизитов, а именно:

• даты составления и наименования документа;
• полного названия компании и ее структурного подразделения;
• единиц, в которых измеряется время, отработанное сотрудниками;
• должностей, ФИО и личных подписей работников, ведущих учет.

Тест и планировщик, которые помогут успеть все за полдня

Консультант «Газпрома» подробно объяснил для редакции журнала «Коммерческий директор», как справляться со всеми делами вдвое быстрее. Тест поможет вам проверить, как вы управляете временем, а автоматизированный планировщик – быстро разобрать задачи.

Какие обозначения используются в табеле учета рабочего времени

На титульном листе унифицированной формы представлен детальный список условных обозначений, используемых при заполнении табеля. Чаще всего встречаются такие цифровые коды или их буквенные аналоги:

• 01 (Я) - работа в дневное время;
• 02 (Н) - работа в ночное время;
• 03 (РВ) - работа в выходные и нерабочие праздничные дни;
• 04 (С) - сверхурочный труд;
• 05 (ВМ) - вахтовый метод;
• 06 (К) - ;
• 07 (ПК) - повышение квалификации с отрывом от производства;
• 08 (ПМ) - повышение квалификации с отрывом от производства в другой местности;
• 09 (ОТ) - ежегодный основной оплачиваемый отпуск;
• 10 (ОД) - ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск;
• 11 (У) - учебный отпуск с сохранением зарплаты (проставляется в табеле учета рабочего времени сотрудников, которые совмещают работу и учебу в 2018 г.);
• 12 (УВ) - сокращенная продолжительность рабочего времени для сотрудников, обучающихся без отрыва от производства с частичным сохранением зарплаты;
• 13 (УД) - учебный отпуск без сохранения зарплаты;
• 14 (Р) - отпуск по беременности и родам или в связи с усыновлением новорожденного ребенка;
• 15 (ОЖ) - отпуск по уходу за ребенком до трех лет;
• 16 (ДО) - отпуск без сохранения зарплаты, предоставленный работнику с согласия работодателя;
• 17 (ОЗ) - отпуск без сохранения зарплаты, предоставленный в предусмотренных законом случаях;
• 18 (ДБ) - ежегодный дополнительный отпуск без сохранения зарплаты;
• 19 (Б) - временная нетрудоспособность с назначением пособия (больничный);
• 20 (Т) - временная нетрудоспособность без назначения пособия;
• 24 (ПР) - прогул;
• 26 (В) - выходной или нерабочий праздничный день;
• 30 (НН) - неявка на рабочее место по невыясненным причинам.

Код «30» ставят до выяснения причин отсутствия сотрудника на рабочем месте. К примеру, если становится известно, что работник заболел, и этот факт подтверждает справка из медучреждения, код «30» или «НН» меняют на «19» или «Б».

Если компании мало типового перечня кодов, чтобы отражать производственные ситуации, она в любой момент вправе внести дополнения. Для закрепления корректировок выпускают приказ. Это предусматривает «Порядок применения унифицированных форм первичной учетной документации», утвержденный постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 г. № 20.

Скачать образец приказа о введении новых обозначений в табель учета рабочего времени

Правильное ведение табеля учета рабочего времени

Табель учета рабочего времени можно вести 2 способами:

• методом сплошной регистрации явок и неявок на работу;
• регистрацией различных отклонений.

Выбор способа зависит от трудового распорядка. Систему ведения табеля учета рабочего времени устанавливают при формировании учетной политики предприятия, которую регламентирует приказ руководства. В учетной политике фиксируют, в течение какого времени табель нужно предоставлять в бухгалтерию.

Если табель учета использования рабочего времени ведут методом сплошной регистрации явок и неявок , то в документе в отдельных клетках отмечают календарные дни месяца. Обязательно проставляют коды явок и неявок, под которыми указывают общее количество отработанных сотрудником часов.

Если используют метод регистрации отклонений , в документе отражают лишь отступления от установленного рабочего времени (если они зафиксированы). В нем отмечают неявки, опоздания, сверхурочные часы. Неявки всегда учитываются в днях. В верхней строчке графы фиксируют код условных обозначений. Нижние графы не заполняют.

Если продолжительность дня и смены остается неизменной, фиксируют только отклонения от норматива времени (неявки, опоздания). Если продолжительность работы нормальная, фиксировать можно лишь неявки на работу.

Если сотрудник работает по внутреннему совместительству, ему присваивают два табельных номера и два раза вписывают его в документ - как совместителя и как основного работника. Рассмотрим правильное заполнение табеля учета рабочего времени на примере раздела 1 «Учет рабочего времени» формы № Т-12.

При заполнении табеля пользуются цифровыми или аналогичными буквенными кодами. Отметим, что табель учета в разных компаниях могут вести по разным правилам.

Пример ведения табеля учета:

• номер работника по порядку (1);
• Ф. И. О, должность или специальность (2);
• табельный номер (3).

В 4 и 6 графах есть строчки, где нужно указывать, сколько времени ежедневно работает каждый сотрудник в течение месяца. В верхней строчке проставляют код временных затрат на конкретную дату (4). В нижней строке отражают длительность отработанного или неотработанного времени в часах или минутах (5). Если требуется, увеличивают количество граф для дополнительных реквизитов по режиму времени. В верхних строчках 5 и 7 проставляют количество отработанных дней (6), а в нижних - общее количество отработанных за полмесяца часов (7).

По результатам каждого месяца для работника вносят общее количество отработанных дней (8), количество часов (9), общее количество выходных или праздников (10). Далее устанавливают, сколько сверхурочных часов было у сотрудника (11). Заполнять табель учета лучше в таком же порядке, чтобы не ошибиться.

К ночным часам относят период с 22:00 до 6:00. Подсчитайте, сколько в сумме ночных часов отработал сотрудник за учетный период и включите получившееся число в графу 11 (12). При этом отметьте количество часов, отработанных в выходные или праздничные дни (если на них выпал рабочий период (13).

В 14 графе обозначьте все неявки. В верхнюю строчку внесите количество дней (14), в нижнюю - количество неотработанных часов (15). В графу 15 занесите код (16), а в графу 16 - количество дней и часов неявки, указав код (17). Далее в табеле должны расписаться ответственный за заполнение табеля учета рабочего времени (18), начальник отдела (19) и сотрудник кадровой службы. Обязательные реквизиты - наименование должностей этих лиц и их личные подписи с расшифровкой.

После указанных процедур лицо, отвечающее за ведение табеля, отдает документ бухгалтерскому отделу. На основании табеля работникам рассчитывают и начисляют зарплату.

Важно! Основанием для включения в табель или исключения из него работника должны быть документы по кадровому учету, например приказ об увольнении, приеме на работу, трудовой договор. Обязательное требование - документальное подтверждение отметки о причинах несоблюдения режима.

Основанием для внесения отметки может быть приказ, больничный лист, справка о выполнении государственных или общественных работ, предупреждений о простое и т. д. В табеле не должно быть отметок об оказании услуг на основании гражданско-правовых договоров.

• 10 советов о том, как управлять сотрудниками отдела продаж

Как заполнять табель учета рабочего времени для совместителя

Отработанное совместителями время в табеле фиксируют по общим правилам. Количество часов, отработанных совместителем в тот или иной день, отражают в ячейках с соответствующими датами. Выходные дни отмечают кодом «В», отпуск - пометкой «ОТ», дни больничного, подтвержденные документально, - «Б».

Табель учета рабочего времени совместителя разрабатывают по особым правилам. Известно, что российское законодательство запрещает совместителям работать в учреждении больше чем на полставки. То есть по сравнению с другими сотрудниками совместитель обязан работать меньше.

Если на предприятии действует стандартная пятидневная рабочая неделя, то в течение каждого рабочего дня совместитель вправе работать 4 часа. При скользящем или сменном графике ежедневно он может работать разное количество часов. Главное, чтобы не превышалась общая норма нагрузки.

Остановимся на правилах заполнения табеля учета для совместителя.

1. Отработанное совместителями время в табеле фиксируют по тем же правилам, что и у обычных сотрудников. Табель учета рабочего времени (в Excel или в другой программе) оформляют по одним и тем же требованиям.
2. Совместитель не может работать больше, чем предусматривает его нагрузка.
3. В разные рабочие дни сотрудник вправе трудиться разное количество часов - все зависит от графика как на дополнительном, так и на основном месте работы.
4. Если в какой-либо из дней совместитель не работает на основном месте, он вправе работать как совместитель полный день (не превышая общий норматив часов).

Отработанное как внутренними, так и внешними совместителями время учитывают по общим правилам. Отличия заключаются лишь в количестве отработанных часов. Но между учетом рабочего времени внутренних и внешних совместителей различия есть.

Мы знаем, что внешним совместителем называют сотрудника, основное место работы которого - другая организация. То есть табель учета рабочего времени для него должен включать в себя лишь одну строку - должность, которую совместитель занимает в данной компании.

Внутренний совместитель - это сотрудник, занимающий в одном и том же учреждении две должности. Соответственно, его рабочее время по одной и второй должности фиксируют в одном и том же табеле учета. Важно, что отработанное время по каждой из должностей следует учитывать в отдельном порядке. Суммировать отработанные по совместительству часы запрещено. Табель учета рабочего времени содержит отдельные колонки с кодом «СВ».

Ниже мы приведем примеры работы по совместительству с пятидневкой для внешних совместителей, работу по стандартному режиму для внутренних совместителей, а также работу внутреннего совместителя с пятидневной рабочей неделей по основной должности и скользящим графиком по дополнительной.

Порядок учета рабочего времени внешнего совместителя (Петрова Д. А., бухгалтер) при работе по совместительству по пятидневке:

Порядок учета отработанного времени внутренним совместителем при работе по пятидневной рабочей неделе по основной должности и скользящему графику по дополнительной:

Порядок учета рабочего времени внутреннего совместителя по пятидневке:

Как отразить отпуск в табеле учета рабочего времени

Отмечать информацию о фактически отработанных часах и об отдыхе можно в типовых табелях, а также в документах, которые работодатель сформировал сам.

Как правило, специалисты кадрового отдела пользуются готовыми формами. На это есть несколько причин: их удобнее всего применять, их не нужно отдельно утверждать и согласовывать, и в ходе проверок инспекторы ГИТ не задают в их отношении никаких вопросов. Чтобы фиксировать отработанное время, можно использовать формы Т-12, Т-13 или ОКУД 0504421 «Табель учета использования рабочего времени». Табель формы Т-12 необходим для расчета зарплаты за проработанное время.

В табель учета рабочего времени заносят сведения о явке и неявке сотрудника на работу и количестве отработанных им часов. Явки и неявки специалиста классифицируют отдельно (работа ночью, в выходной, отпуск за свой счет и т. д.), так как от вида отработанного времени, а также от причины неявки на работу напрямую зависит сумма его заработной платы.

Фиксировать в табеле учета рабочее время и отпуска может отдельный ответственный за это сотрудник, к примеру табельщик, специалист по кадрам или бухгалтер. Эта обязанность должна быть прописана в трудовом соглашении с соответстующим сотрудником. Также можно издать приказ о назначении специалиста, ответственного за ведение учета.

Формы Т-12 и Т-13 - это таблицы, каждая строчка в которых отведена отдельному работнику. Столбцы предназначены для внесения дат. В соответствующей ячейке каждого дня проставляют код из букв и цифр, отражающий вид рабочего или нерабочего времени. В ячейке ниже отмечают, сколько именно часов отработал сотрудник.

Условные обозначения для отражения отпуска в табеле учета рабочего времени:

Всем работникам положен ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью не менее 28 календарных дней. Его предоставляют каждый год в порядке очереди (исключение составляют несколько категорий сотрудников, которые вправе выбирать даты на свое усмотрение). В ряде ситуаций, если работник и работодатель приходят к соглашению, отпуск делят на части или переносят на следующий год.

Несмотря на то, что график всегда формируют заблаговременно (за две недели до нового календарного года), отпускные дни в табеле учета рабочего времени не стоит указывать заранее. Если работник выйдет из отпуска раньше времени или заболеет, в табель придется вносить соответствующие изменения.

После ухода сотрудника в ежегодный оплачиваемый отпуск работник, отвечающий за ведение учета, ежедневно обязан вписывать в табель код ОТ или 09.

Работники определенных категорий вправе брать не только ежегодный 28-дневный отпуск, но и дополнительное оплачиваемое время. Такой отдых можно взять вместе с основным отпуском , его частью или отдельно.

Право пользоваться дополнительными отпускными днями есть у специалистов, работающих:

• по ненормированному рабочему дню (если данное условие прописано в трудовом договоре) - 3 календарных дня и больше;
• во вредных (2, 3, 4 степень) или опасных условиях труда - 7 и более календарных дней;
• в особых условиях труда (список сотрудников и длительность дополнительного отпускного периода устанавливает Правительство РФ).

Важно! В табель учета рабочего времени дополнительный отпуск нужно вносить в отдельном порядке, даже когда дополнительные дни идут сразу за основным отпуском. Для этого ставят код ОД или 10.

Российское законодательство разрешает сотрудникам брать не только ежегодный основной и дополнительный отпуск, но и пользоваться:

• неоплачиваемым отпуском;
• учебным отпуском (при котором сохраняется средняя заработная плата, заработок не сохраняется или выплачивается частично);
• отпуском по беременности и родам для женщин;
• отпуском по уходу за ребенком.

Рассмотрим, как каждый из этих отпусков фиксируют в табеле учета рабочего времени.

На основании ст. 128 Трудового кодекса РФ каждый сотрудник вправе попросить работодателя о предоставлении ему неоплачиваемого отпуска в определенный день/дни, чтобы решить личные вопросы. Речь идет о так называемом отдыхе за свой счет. Работодатель сам решает, предоставлять работнику такой отпуск или нет. Если сотрудник берет неоплачиваемый отпуск, в табеле учета ставят код ДО или 16.

В этой же статье (ст. 128 Трудового кодекса РФ) сказано об обязанности работодателя в ряде ситуаций предоставлять отпуск за свой счет по просьбе сотрудника. Право на такой отдых есть:

• у работающих пенсионеров (по возрасту). Ежегодно они могут брать не более 14 календарных дней отпуска;
• у родителей и супругов военнослужащих, работников ОВД, федеральной противопожарной службы, таможни, работников учреждений и органов УИС, лиц, которые погибли или умерли в результате ранения, контузии или увечья, полученных при выполнении воинских обязанностей или в итоге болезни, связанной с прохождением воинской службы, - до 14 календарных дней ежегодно;
• у работающих инвалидов - 60 календарных дней ежегодно;
• у сотрудников, у которых рождается ребенок, регистрируется брак, умирают близкие родственники - до 5 календарных дней.

Такой отпуск без сохранения зарплаты в табеле фиксируют в виде кода ОЗ или 17.

Дополнительным отпуском, при котором сохраняется средний заработок, на основании ст. 173 Трудового кодекса РФ вправе пользоваться сотрудники, работающие и при этом получающее высшее или среднее профессиональное образование очно-заочно или заочно, то есть не отрываясь от работы.

Руководитель обязан предоставлять учебный отпуск, чтобы сотрудники могли пройти:

• промежуточные сессии - от 20 до 50 календарных дней на каждом курсе;
• итоговую государственную аттестацию - от 2 до 4 месяцев.

Основание для предоставления отпуска - документы из учебного заведения.

Чтобы зафиксировать учебный отпуск с сохранением зарплаты, в табеле учета рабочего времени ставят код У или 11.

Сотрудники, обучающиеся очно, вправе требовать у работодателя предоставление учебного неоплачиваемого отпуска, чтобы пройти вступительные испытания или сессии. Учебный отпуск отражают в табеле учета рабочего времени в виде кода УД или 13.

В табеле учета рабочего времени нужно также фиксировать декретный отпуск.

Женщины имеют право брать отпуск по беременности и родам . Основанием для предоставления таких отпусков становится листок нетрудоспособности. Взять отпуск сотрудница может за 70 или 84 дня (если беременность многоплодная) до предполагаемой даты родов или же сразу после них. Но суммарно такой отпуск должен быть равен количеству дней, определенных законодательно (ст. 255 Трудового кодекса РФ): от 140 до 194. В табеле учета рабочего времени отпуск по беременности и уходу за ребенком обозначают буквой Р или цифрой 14. Этот же код ставят сотруднику, который усыновил ребенка и в связи с этим берет отпуск.

Когда истекает отпуск по беременности и родам, один из родителей или иное лицо, присматривающее за ребенком (бабушка, дедушка, опекун), вправе воспользоваться отпуском по уходу за ребенком до достижения им трехлетнего возраста. В период этого отпуска предприятие сохраняет за сотрудником место и выплачивает ему пособие.

В форме Т-12 или Т-13 отпуск по уходу за ребенком обозначают в виде кода ОЖ или 15.

Как отразить отгул в табеле учета рабочего времени

На основании действующего законодательства компании обязаны строго учитывать трудовую деятельность персонала. Именно поэтому руководители должны заносить в табель учета рабочего времени каждый отгул.

Компании в России вправе устанавливать собственные правила по заполнению формы Т-12 или Т-13 и фиксировать их в инструкции или руководстве. Перед отражением отгула в табеле учета рабочего времени также необходимо выбрать коды. К общепринятым относятся:

• РВ, 03 - отработанное сотрудниками время в выходные и праздники.
• ОВ, 27 - оплачиваемые отгулы.
• НВ, 28 - неоплачиваемые отгулы.

Привлечь сотрудника к труду в нерабочий день можно лишь с его согласия. В этом случае издают специальный приказ со следующими разделами:

• Наименование компании.
• Дата принятия, номер и город, в котором располагается учреждение.
• Наименование документа (например, «О привлечении к работе в выходной день»).
• Обоснование приказа.
• Указания по привлечению конкретных работников и оплате труда по двойной ставке за 1 день свыше установленной заработной платы.
• Должность, ФИО и подпись сотрудника, который принял приказ.
• ФИО и подписи сотрудников, ознакомленных с приказом.

Важно! С учетом информации в приказе в табеле отражают время, отработанное сотрудниками в нерабочий день.

Если компания пользуется индивидуальной формой, на основании № 402-ФЗ от 06.12.2011 г. отгул в табеле ставят в виде общепринятого или собственного кода.

Особенности труда и оплаты в нерабочие дни отражены в Трудовом кодексе РФ. Если табель заполнен верно, при расчетах с персоналом за отработанное время не возникает никаких сложностей.

Сотрудники любой компании время от времени вынуждены работать по выходным в силу разных причин - допустим, нужно срочно подготовиться к проверке или отгрузить поставленные товары.

Сотрудник вправе на свое усмотрение определять, какая форма оплаты за работу в выходной или праздничный день для него предпочтительнее. Он вправе претендовать на оплату по двойному тарифу или же согласиться на сумму, рассчитанную по однократному тарифу, но при этом потребовать выходной. Работодатель ни в коем случае не может влиять на решение работника.

При этом выдвигать подобные требования не могут сотрудники, у которых с компанией заключено срочное трудовое соглашение на срок не меньше 2 месяцев. В Трудовом кодексе РФ сказано, что за работу в выходные и праздники они могут получать лишь оплату по двойному тарифу.

В соответствии с Трудовым кодексом РФ привлекать персонал к работе по выходным можно только в экстренных ситуациях. Предположим, нужно срочно выполнить задания, влияющие на дальнейшую работу компании. Если руководитель не соблюдает нормы Трудового кодекса РФ, он нарушает закон. Это грозит ему серьезными проблемами при проверке органов контроля.

Ниже представлен табель учета рабочего времени - образец заполнения отгула.

Как заполнить табель учета рабочего времени, если работник находится на больничном

Очень часто в организациях возникает вопрос, связанный с правильным отражением больничного в табеле учета. Для корректного оформления больничного листа в табеле нужно учитывать:

• каким методом фиксируют явку или неявку на работу (сплошная регистрация или только регистрация отклонений);
• как нужно обозначать больничный в табеле (буквенный код «Б», цифровой код «19» - для графы 15 формы № Т-12).

Рассмотрим, как в табель вписывают больничный методом сплошной регистрации . В дни болезни работника, подтвержденные справкой из медучреждения, нужно проставить, к примеру, буквенный код «Б» в верхней половине строчки и количество проработанных по факту часов «0». Далее необходимо подвести итог по количеству отработанных дней и часов.

Ниже представлен образец обозначения больничного в табеле при использовании метода сплошной регистрации:

Пребывание сотрудника на больничном при методе регистрации отклонений отмечается в табеле:

• буквенным кодом «Б» в дни, подтвержденные справкой из медучреждения;
• буквенным кодом «В» в выходные.

Вот как в табеле отражают больничный методом регистрации отклонений:

Также пользуются цифровыми кодами. В этом случае больничный в табеле в графе 15 формы № Т-12 обозначают так:

Приведем поэтапную схему внесения больничного в документ:

Шаг 1. Сначала вы выбираете код обозначения, принятый в компании. Просмотрите код больничного в табеле («Б» или «19» для графы 15 формы № Т-12 или другая отметка, принятая в вашей организации). Чтобы вам было удобно, запомните эти коды или сохраните в своей таблице условных обозначений.

Шаг 3. Затем подсчитываете суммарное количество дней и часов, отработанных сотрудником. При этом из расчета исключите больничный и выходные дни (при отсутствии иных отклонений).

Больничный лист в табеле во время отпуска отражают так:

Шаг 1. Необходимо отметить отпуск до даты начала болезни сотрудника, указанной в справке о нетрудоспособности. Для этого используют буквенное обозначение «ОТ» (цифровой код «09» - для графы 15 формы № Т-12). В течение отпуска выходные не отмечают. Для подсчета отпуска используют календарные, а не рабочие дни (ст. 115 Трудового кодекса РФ).

Шаг 2. Дни, в которые сотрудник был нетрудоспособен, отмечают буквенным кодом «Б».

Шаг 4. Нужно продлить отпуск: в табеле после последнего отпускного дня вписываем код «ОТ». Он означает количество последующих дней болезни. При этом нужно учесть определенные нюансы. В соответствии со ст. 124 Трудового кодекса РФ, если работник оказывается временно нетрудоспособен, ежегодный оплачиваемый отпуск или продлевают, или переносят на другое время, которое определяет работодатель, учитывая пожелания сотрудника.

Так как закон РФ разрешает или продлить, или перенести отпуск на другой срок с учетом пожеланий сотрудника, автоматически продлить его в связи с болезнью нельзя. Работодателю следует понять, чего хочет работник. Сотрудник при этом обязан высказать свое пожелание относительно продления или перенесения отпуска, подав соответствующее заявление.

Вопросы, часто возникающие у кадровиков при составлении табеля учета рабочего времени

Не во всех случаях руководство предприятий четко следует правилам, по которым заполняются, хранятся и используются формы Т-12 и Т-13. Приведем ответы на самые распространенные вопросы, возникающие у специалистов по кадрам при разработке табеля учета. Руководствуясь этой информацией, вы будете ошибаться меньше.

1. Какой срок хранения заполненного табеля рабочего времени?

Ст. 586 «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», гласит, что срок хранения табеля не может составлять меньше 5 лет. Если же табелем пользовались, чтобы фиксировать рабочее время сотрудников тяжелых и вредных производств, срок хранения достигает 75 лет.

1. Какие этапы движения табеля необходимо предусмотреть при составлении локальных документов, регламентирующих правила его разработки и движения?

Табель учета проходит несколько этапов, а именно:

• сначала его оформляют;
• далее проверяют правильность составления;
• если все верно, передают для подписи;
• предоставляют бухгалтерии;
• передают для последующего хранения, соблюдая принятые в компании нормы (кадровому отделу, в архив и т. д.).

При составлении графика документооборота обязательно внесите в него всю учетную документацию, включая табель, и сделайте маленькую поправку на специфику оформления бланка (продолжительность составления, возможные задержки предоставления сотрудниками документов, подтверждающих их отсутствие на рабочих местах, а также время на корректировку табеля).

1. Кто, кроме табельщика, может вести табель учета рабочего времени?

В соответствии с законом заполнять табель вправе не только табельщики (кроме того, далеко не в каждой организации есть такой специалист), но и другие уполномоченные лица. Вести табель учета рабочего времени может сотрудник кадровой службы, специалист по подбору персонала или руководитель структурного отдела. Все зависит от принятой в компании системы учета рабочего времени. Этот момент должен быть закреплен в должностной инструкции и трудовом договоре работника, заполняющего табель.

1. Как заполнить табель учета рабочего времени, если специалист работает удаленно ?

Даже если сотрудник выполняет свои обязанности удаленно, закон все равно обязывает работодателя учитывать его рабочее время (ч. 4 ст. 91 Трудового кодекса РФ). Как уже было отмечено, фиксировать рабочее время в табеле можно методом сплошной регистрации явок и неявок на работу, а также методом регистрации только отклонений, таких как неявки, опоздания, сверхурочные часы и т. д. Чтобы учитывать время, отработанное специалистом на удалении, пользоваться можно любым методом.

Если на предприятии есть сотрудники, работающие дистанционно, правила учета их рабочего времени можно прописать в локальном акте (ст. 8 Трудового кодекса РФ).

Отметим, что при дистанционной работе обычно используют метод отклонений, поскольку у табельщика нет сведений о появлении сотрудника на работе. Если нет переработок и неявок, в табель включают лишь конечные данные об итогах работы сотрудника за 1 и 2 половины месяца. Если используют метод отклонений, рабочие дни в табеле не отражают. Если ячейка в табеле не заполнена, значит, этот день был рабочим.

Однако, если при заполнении табеля в отношении дистанционного сотрудника используют метод отклонений, могут возникнуть технические сложности, связанные с внесением информации в программу 1С и т. д. В данном случае лучше использовать метод сплошной регистрации явок и неявок.

• Доплата за работу: за что нужно платить сотрудникам сверх положенного

Ошибки, часто допускаемые при оформлении табеля учета рабочего времени

На первый взгляд, заполнить простую форму Т-12 или какой-либо ее аналог легко. Однако сотрудники, ведущие учет рабочего времени, допускают одни и те же ошибки. Например, вносят информацию о сотруднике, не указывая его должность или табельный номер.

Важно! Итоги проверок учетных документов ряда организаций показывают, что ответственные за ведение табеля лица часто не соблюдают правило сокращения рабочего дня перед праздником на 1 час. По факту сотрудники работают 7 законных часов. В документах же отмечена норма в 8 часов.

Есть и еще одна типичная ошибка, которую в компаниях допускают в основном по невнимательности: фиксируют праздничный день как рабочий. Кроме того, затруднения могут быть связаны с внесением сведений о времени, отработанном специалистом. Не забывайте, что в табель учета рабочего времени нужно включать все часы, которые внутренний совместитель отработал на каждой из своих должностей.

Если при проверке правильности оформления табеля вы выявляете ошибку, руководствуйтесь положениями п. 8 ст. 9 Федерального закона от 06.11.2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Неверную информацию нужно аккуратно перечеркнуть чертой. Сверху над зачеркнутыми обозначениями необходимо вписать корректные сведения и обозначить дату внесения исправлений. Далее сотрудник, откорректировавший табель, должен в нем расписаться (нужно также расшифровать подпись и указать должность).

Рассказывает практик

3 проблемы классической системы контроля рабочего времени сотрудников

Петр Лебедев ,

директор по экономике и финансам компании «ТиссенКрупп Индастриал Солюшнс (РУС)», Дзержинск

Работники производственных отделов ежедневно учитывали рабочее время: указывали в табеле, сколько времени (в часах) затратили на выполнение конкретных проектов, учебу, командировки и проч. В конце месяца табели сдавали непосредственному начальнику, который, в свою очередь, передавал документы в отдел учета, чей работник вносил сведения в систему, подготавливал сводные отчеты по проектам и сдавал их руководителям.

При сборе информации у нас возникало 3 основные проблемы:

1. Приходилось очень долго собирать статистические данные. Узнать фактически отработанное сотрудниками время удавалось в лучшем случае через неделю после завершения отчетного месяца. На проверку и утверждение табелей также уходило много времени.
2. Сложности были связаны и с получением промежуточных отчетов. Собирать статистические данные чаще чем раз в месяц мы не могли. И, если бы мы вели еженедельные отчеты, количество бумажных табелей возросло бы в 4 раза. Помимо этого, для анализа нужны сведения о каждом сотруднике. Но не все работники могут заполнить табель вне привычного графика, поскольку кто-то находится на больничном, а кто-то в командировке.
3. Заполнение табеля учета рабочего времени часто велось с ошибками. Например, сотрудники обозначали неверный номер договора или вид работ или же вовсе не учитывали рабочее время и в конце месяца заполняли табель в произвольном порядке.

Решить эти проблемы нам помогла автоматизированная система контроля учета рабочего времени.

В любых организациях в обязательном порядке ведется табель учета рабочего времени. Правила оформления этого документа, его назначение и готовый пример, который можно использовать в качестве образца – все это рассматривается далее.

Основное назначение

Планируемая продолжительность смены и общее количество рабочих дней в месяце практически всегда будут отличаться от часов и дней, которые были отработаны фактически. Для фиксирования факта и ведется табель учета: он позволяет собрать все сведения о рабочем времени, которое было на самом деле отработано.

Назначение этого документа двойное:

1. Получить сведения обо всем отработанном периоде времени.
2. Получить данные по неявкам за аналогичный период.

Подобная информация пригодится, прежде всего, бухгалтеру. Также сведения понадобятся некоторым проверяющим лицам – соответствующее описание приведено в таблице.

Форма: бланк и образец

Каждая компания вправе применять как собственный образец, так и вести учет рабочего времени с помощью специальной формы Т-12 . Можно взять за основу именно ее бланк (он приводится ниже) и адаптировать под потребности компании.

Документ состоит из 3 основных частей:

1. На титульной странице приводится единая система кодов, с помощью которых обозначают, например, дополнительные выходные (в счет переработок), заболевания по больничным, простой в связи с виной работодателя и др. Каждое обстоятельство имеет буквенный и цифровой код.
2. Вторая (табличная) часть – это собственно учет рабочего времени. Он осуществляется в каждодневном режиме (включая дни выходные и праздничные).
3. И третья часть представлена также в виде таблицы. В ней приводятся сведения по выплату зарплаты (суммы, часы и дни, ставка).

Вот как выглядит пустой бланк формы Т-12.

Наряду с формой Т-12 существует и Т-13. В ней отсутствует последняя (третья) часть – то есть этот документ представляет собой простой табель для фиксирования рабочего времени, без расчетов по зарплате. Готовый пример документа показан ниже.

Порядок ведения

Ведут документ специально назначенные сотрудники: они фиксируют рабочее время по каждому дню. Как правило, ответственный за корректное оформление – это директор структурного подразделения (например, отдела продаж). Ответственность может разделить и его заместитель. Если компания достаточно большая, вводят специальную должность табельщика, который и фиксирует все сведения.

В любом случае ответственные лица всегда назначаются руководителем, о чем выходит соответствующий приказ (образец свободный) – например, документ, показанный ниже.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. С текстом приказа все ответственные должны ознакомиться и поставить свою подпись и дату.

В общем случае порядок выглядит так:

1. Ответственное лицо фиксирует сведения за каждый день.
2. После заполнения (по истечению месяца) документ передают в отдел кадров.
3. После отдела кадров он поступает в бухгалтерию.
4. Последняя подпись остается за руководителем структурного подразделения.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Когда документ будет заполнен и подписан всеми ответственными лицами, то его подшивают и отправляют в архив на хранение. Минимальный срок хранения составляет 5 лет. Но если труд на предприятии осуществляется в опасных и вредных условиях, время хранения значительно увеличивается – не менее 75 лет.

Как заполнять табель: пошаговая инструкция

При заполнении применяется единая система обозначений. В табеле осуществляется учет отработанного времени в соответствии с правилом «для одной должности предназначается одна позиция». Берутся во внимание только те сотрудники, которые имеют трудовой договор, в том числе внутренние совместители – по ним, в частности, необходимо прописать сведения дважды.

Не учитываются данные по таким работникам:

• трудящимся неофициально;
• внешним совместителям;
• работающим на основании гражданского договора.

Порядок заполнения предусматривает корректное оформление титульного листа и собственно табличной части.

Титульный лист

Здесь фиксируются такие сведения:

1. Название компании (допускается краткий вариант, например, ООО «Альфа»).
2. Коды по ОКУД и ОКПО.
3. Номер – систему нумерации компания выбирает самостоятельно. Например, распространен вариант последовательного присвоения номеров, в течение календарного года.
4. Отчетный период – т.е. месяц с датами начала и окончания ведения документа.
5. Под датой составления имеется в виду последний день, после которого его должны подписать все ответственные сотрудники. Затем документ переходит в архивное хранение.

Табличная часть

Здесь нужно заполнить все графы:

Сведения для расчета зарплаты

Если ведется форма Т-12, то заполняется и этот раздел. Здесь фиксируются сведения в основном о 2 формах выплаты:

1. Собственно зарплата (обозначается 4-значным кодом 2000).
2. Выплаты за отпускные дни (обозначается кодом 2012).

Все суммы списываются с так называемого корреспондирующего счета – он будет одним и тем же, вне зависимости от вида выплаты.

Как обычно, рабочее время фиксируется с учетом суммарного количества дней и часов.

В конце документа ставят подписи все уполномоченные сотрудники:

• лицо, ведущее документ (если таковой есть)
• представитель отдела кадров;
• начальник подразделения.

Видео инструкция по оформлению

Видео комментарий по заполнению:

Дополнительный лист

Есть несколько случаев, когда самого табеля не хватит, поскольку учет предполагает фиксирование дополнительной информации. Тогда следует оформить еще один лист:

1. Если сотрудник увольняется в середине месяца или в начале. В этом случае все фактически отработанные дни и часы фиксируются как раз на дополнительном листе. А в бланке делают запись «Уволен» ровно той датой, когда и состоялось увольнение. Затем документ сдается вместе с дополнительным листом.
2. Также он понадобится, когда работник не работал, но при этом на контакт не вышел и о причинах своей неявки не уведомил. Если он так и не появился (или не взял документов, подтверждающих уважительность причины), и наступило время сдавать документ, ставится код 30 (буквенное обозначение «НН»).

В подобных случаях лучше делать все отметки карандашом. Если впоследствии выяснится, что работник, например, получил больничный, следует проставить отметку по коду 19 (буква «Б»).

Суммированный учет: особенности расчета

Если нормальное количество часов (8 часов в день и 40 часов в неделю) соблюдать не удается, то общую продолжительность фактически выработанного времени определяют как простую сумму. Такой порядок существует на предприятиях, которые:

• работают круглосуточно, посменно;
• используют гибкий график;
• организуют вахтовый метод работы.

Тогда основным понятием становится учетный период. – календарный месяц, 1 квартал или весь год. Конкретный интервал выбирается в зависимости от особенностей работы предприятия. Например, если предполагается труд в опасных и вредных условиях, то за основу берется период в 1 квартал.

Если в течение какого-либо времени сотрудник не выполнял работу по уважительным причинам, то это время не учитывается (т.е. оно исключается полностью).

Нестандартные ситуации: что делать

В большинстве случаев документ оформлять достаточно просто, поскольку учет основан на равномерном, одинаковом распределении рабочего времени по каждому сотруднику. Однако подобный порядок нередко нарушается в силу определенных обстоятельств, например:

1. Если коллега отпрашивается, и руководитель не возражает, то фиксируют только фактически отработанные часы (целым числом). Отсутствие обозначают пометкой «Я» или двумя цифрами «01».
2. Если он заболел, то ставят «Б», а в нижней части поля оставляют пустыми. Разумеется, наличие больничного – обязательное требование для такой пометки.
3. Если был запланирован , и работник взял его по согласованию, в соответствии с действующим порядком, ставят обозначение «НВ» (в цифровом варианте код «28»). Бывают случаи, когда истинные причины отсутствия временно неизвестны. Тогда можно поставить «НН», но в случае прояснения ситуации выбирается соответствующее обозначение, а «НН» зачеркивается.
4. Если коллега отправился в командировку, помечают «К». Когда он официально вернется и приступит к обычным обязанностям, ставят букву «Я».

Как внести изменения

Учет рабочего времени предполагает фиксирование информации, которая может измениться в течение дня или недели, поэтому и табель предусматривает возможность внесения изменений. Корректировки необходимо вносить для того, чтобы отразить фактическую ситуацию, истинность которой подтверждается документально.

При этом существуют 2 способа внесения исправлений:

1. Допускается наличие неточностей, но при этом документ дополняется так называемым корректирующим бланком. Обе бумаги подаются для проверки вместе.
2. Корректируется исходный документ, а дополнительный бланк не составляется. Тогда нужно осторожно перечеркнуть все неверные данные. Это делается с помощью горизонтальной черты. Если ошибочные сведения содержатся в соседних полях, прочеркивается единая линия.

При этом обязательно вносится соответствующая запись, которая детально объясняет ситуацию, например:

Ее можно сделать на ближайшем свободном поле.

Ответственность за некорректное ведение

Корректное ведение документа – прямая обязанность компании. В противном случае могут последовать довольно ощутимые штрафные выплаты.

Интересно, что в Трудовом кодексе нет как таковой статьи, которая устанавливает ответственность за отсутствие табеля. Однако в КоАП она есть – это статья 5.27. Регламентируется, что отсутствие документа приведет к штрафным санкциям:

1. Для ответственных лиц от 1000 до 5000 рублей.
2. Для компании как юридического лица от 30000 до 50000 рублей.

В случае наличия табеля с ошибками применяются иные меры. Они устанавливаются в зависимости от того, будет ли выявлен злой умысел, повлекший эти ошибки. Например, компания приписывает сотруднику дни, фактически не отработанные, чтобы «уменьшить» свою прибыль и благодаря этому оплатить меньший налог. Санкции будут применяться в соответствии с конкретными обстоятельствами нарушения (во многом они будут зависеть от суммы).

1 оценок, среднее: 5,00 из 5)