Кадровое делопроизводство с нуля. Краткое примерное пошаговое руководство. Кадровое делопроизводство с нуля — пошаговые инструкции

Кадровое делопроизводство с нуля — пошаговые инструкции 2016 года, приведенные в нашей статье, помогут грамотно организовать этот процесс на предприятии. Ниже исчерпывающе описаны всех стадии работы с сотрудником: прием, перевод в другой отдел, повышение в должности, изменение оклада, наказание, поощрение, взыскание, увольнение.

На кого возлагаются обязанности по ведению кадровой документации

Кадровый документооборот как часть учетного процесса должен быть подконтролен руководителю компании. Как правило, именно на первое лицо изначально возлагается ответственность за его ведение, для чего издается соответствующий приказ.

По мере набора в штат кадровых или бухгалтерских специалистов эти функции делегируются им с четким указанием, кто за что отвечает и какой документ имеет право подписывать. Для каждой должности разрабатывается соответствующая инструкция, где определяются трудовые функции, права и уровень ответственности. Сотрудник знакомится с распорядительным документом и должностной инструкцией и расписывается:

либо в отведенной для этого строке на самом документе;
либо на специально созданном персональном листе ознакомления.

Помимо должностной инструкции, возможна разработка внутренних положений, регламентов, дополнительных инструкций. Однако основой для соблюдения законности в сфере кадрового делопроизводства выступает Трудовой кодекс РФ и иные нормативные акты, издаваемые правительством и министерствами.

При несоблюдении положений законодательства или локальных актов компании к работнику, занимающемуся ведением кадрового документооборота, могут быть применены меры дисциплинарной ответственности. И это вполне обоснованно, поскольку даже незначительные нарушения способны привести к ощутимым финансовым потерям.

Скачать инструкцию по кадровому делопроизводству - 201 6 или разработать собственный регламент?

Формально централизованно утвержденной инструкции по кадровому делопроизводству нет. Однако в своей работе специалистам рекомендовано пользоваться ГОСТ Р 7.0.8-2013, утвержденным приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст.

Тем не менее благодаря многолетней практике ведения подобной деятельности выработался определенный негласный набор правил и последовательность действий, которые и легли в основу пошаговой инструкции по кадровому делопроизводству . Ее можно смело применять в практической деятельности, избежав тем самым неточностей и ошибок.

Кроме того, используя указанную информацию, можно спрогнозировать общее количество документов, которые потребуется оформлять, и время, которое придется на это тратить, соответственно, определить, сколько сотрудников должно быть в кадровой службе.

Опираясь на данные правила и методы, практикующий делопроизводитель создаст удобный для себя алгоритм действий, которому будет следовать в дальнейшем для ведения качественного кадрового делопроизводства в 2016 году .

Что собой представляет инструкция по ведению кадрового делопроизводства

Далее представлен универсальный план ведения всего объема кадрового документооборота, которым можно пользоваться на любой стадии жизненного цикла компании - от создания до момента ликвидации или реорганизации. Несмотря на то что пошаговые инструкции по кадровому делопроизводству с нуля достаточно распространены, иметь под рукой компактный и удобный для восприятия вариант будет нелишним.

Итак, шаги, которые нужны регулярно для достижения оптимальных результатов при ведении кадрового делопроизводства с нуля :

Подбор законов и нормативных документов для последующей регламентации работы. В обязательном порядке нужно обратить внимание на следующие:
- Трудовой кодекс РФ. Необходим в полном объеме, поскольку ситуации бывают разные, и периодически все равно придется что-то перечитывать. Наиболее важные разделы - те, которые посвящены понятию нормальной положительности рабочего времени, его учету и нормированию (гл. 15–16, 22), оплате труда, ее составным частям, формам и системам (гл. 21), длительности отпусков и условиям возникновения права на них (гл. 19). Также в обязательном порядке нужно ознакомиться с правами и обязанностями работника, которые закреплены на законодательном уровне.
- Альбом первичной документации на основе постановления Госкомстата РФ от 04.01.2001 № 1. Четкое следование образцам, представленным в нем, необязательно, поскольку компаниям разрешено разрабатывать бланки самостоятельно, но с указанием в них обязательных реквизитов. В то же время представляется нецелесообразной разработка избыточного количества собственных форм, поскольку для большинства операций уже существуют типовые бланки с необходимым набором реквизитов. Достаточно дополнить их недостающими полями.
- Порядок ведения и учета трудовых книжек, утвержденный постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, где раскрыты все аспекты использования основного документа для отражения стажа работника.
- Рекомендации, утвержденные Генштабом ВС России 11.04.2008, регулирующие тонкости ведения учета военнообязанных граждан.
- Базовые стандарты делопроизводства и кадрового дела на основе приказа Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст, постановления Госстандарта от 03.03.2003 № 65-ст, приказа Минкультуры от 25.08.2010 № 558 , постановления Правительства РФ от 15.06.2009 № 477.

Сотрудник, занимающийся кадровым документооборотом, должен всегда иметь под рукой данный перечень документов, а также обновлять свои знания в этой области по мере необходимости, а также в случае существенных изменений законодательства. Делать это можно как самостоятельно, так и посредством заключения контракта с поставщиками специализированных нормативных правовых баз.

Изучение устава компании и при необходимости регистрационных документов. Это поможет определиться с правилами и условиями приема руководителя компании либо членов совета директоров - основного исполнительного органа. Кроме того, в данных документах содержится информация о максимальном сроке их пребывания на посту, уровне оплаты труда и порядке прекращения полномочий.
Издание распорядительного документа о назначении руководителя. Основанием для него послужит протокол общего собрания учредителей. Таким образом, это будет 1-й кадровый приказ новой фирмы. С него должна вестись их сквозная нумерация, которая имеет первостепенное значение, ведь для контролирующих служб крайне важно соблюдение порядка издания документов в момент совершения операций.
Разработка документации для оформления операций по работе с персоналом. Универсальный список должен включать:

правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР);
структуру отделов и должностей в компании;
штатное расписание (формально необязательно, однако на практике запрашивается большинством проверяющих);
график отпусков;
документы, регламентирующие защиту персональных данных сотрудника.

В обязательном порядке закрепляется набор документов для персонифицированного учета данных сотрудника:

трудовой договор;
журнал движения трудовых книжек;
журнал учета бланков трудовых книжек, а кроме того, и сам бланк (чтобы оформлять книжки сотрудникам, для которых это место работы первое);
документы по учету рабочего времени (табели Т-12 или Т-13);
личные карточки (Т-2);
приказы по кадрам и основания к ним;
расчетные и платежные ведомости;
индивидуальные расчетные листки;
должностные инструкции, регламенты.

При наличии профсоюза или представителя общего собрания работников в компании может быть разработан и подписан коллективный договор. Очень важным документом может стать положение по оплате труда и премированию. Оно позволит сократить объем трудового договора и четко закрепить порядок расчета вознаграждения за труд.

Если на предприятии внедрена регулярная оценка персонала, необходимо положение об аттестации. Для сохранности внутренней информации должен быть разработан документ об охране коммерческой тайны.

Разработка бланков и их согласование с руководством компании. Необязательно создавать все с нуля, можно воспользоваться типовыми формами, добавив к ним недостающие реквизиты, соответствующие специфике компании. Возможно, что с первой попытки утвердить новый бланк не получится, тогда нужно внести дополнения в соответствии с пожеланиями директора и подать его на согласование снова.
Выбор сотрудника для возложения на него обязанностей по ведению и учету трудовых книжек. Для этого создается соответствующий распорядительный документ. Это может быть как отдельный работник, выполняющий только указанную функцию, так и совмещающий ее с другой работой в кадровой службе.
Организация оформления на работу новых сотрудников. Будучи последней стадией в цикле кадрового делопроизводства, указанная процедура включает в себя комплекс взаимосвязанных действий. Он сопряжен с необходимостью заполнения целого ряда документов (трудового контракта, приказа о приеме, личной карточки), ознакомления работника с должностной инструкцией, положениями компании, внесения записей в журнал по учету трудовых книжек и т. д.

В дальнейшем оформляются документы по текущей деятельности работника: учету рабочего времени, начислению заработной платы, отпускам, дням отдыха согласно справкам донора или без сохранения заработной платы, переводам.

Ведение кадрового документооборота не настолько сложно, как кажется на первый взгляд. Несмотря на обилие разрозненных и разносторонних нормативных актов, регулирующих данный вопрос, всю необходимую информацию можно отобрать и систематизировать.

Кроме того, выше приведена короткая и понятная шпаргалка, способная помочь новому кадровому специалисту и даже опытному работнику, облегчив ему в целом понимание всех шагов, которые необходимо предпринять.

Главное в делах подобного рода - внимательность и скрупулезность в мелочах, поскольку незначительные ошибки в документации могут повлечь для компании серьезные неприятности как финансового, так и репутационного характера.

Организация и ведение кадрового делопроизводства - прямая обязанность работников службы персонала. В ситуациях создания новой организации, преобразования старой или иных вариантов реорганизации, руководству и отделу кадров надо знать основные моменты работы: обучение и поиск сотрудников, прием, перевод и увольнение персонала, а также правила как архивного, так и оперативного хранения документов.

Грамотная организация кадрового делопроизводства как основа стабильности фирмы

В любой организации, независимо от формы собственности, есть персонал. Он отличается по численности и составу, по выполняемым функциям и уровню квалификации. Задача отдела кадров - сделать так, чтобы все вопросы и проблемы, связанные с сотрудниками предприятия, решались максимально оперативно и грамотно.

Стабильная работа организации напрямую зависит от ее сотрудников. Первейшая задача службы персонала - грамотный и своевременный подбор работников, ведение кадрового делопроизводства в соответствии с законом и своевременная сдача документов в архив. Это основа стабильной работы любого предприятия.

Подготовка персонала для работы с кадрами

Инструкция по кадровому делопроизводству четко указывает на необходимость иметь профессиональную подготовку специалистам по персоналу. Однако на практике часто возникает проблема с подготовкой работников нужного профиля.

Высшие и средне-специальные учебные заведения не выпускают специалистов столь узкой квалификации, как «кадровое делопроизводство». Обучение обычно происходит уже на месте либо на профильных курсах. Также возможна подготовка сотрудника непосредственно на рабочем месте методом наставничества.

Кадровое делопроизводство обучение специалистов предполагает следующими способами:

переобучение на базе второго высшего образования;
получение высшего образования смежного профиля, например, «документоведение», «юриспруденция», «управление персоналом», «защита информации»;
обучение на специализированных долгосрочных курсах (не менее трех месяцев), с последующей сдачей экзамена;
практическая работа с последующим регулярным повышением квалификации.

Нормативные документы, регламентирующие работу кадровых служб

Деятельность отдела персонала и общая организация кадрового делопроизводства очень сильно зависит от действующего законодательства и внутренних регламентирующих документов. Эта особенность связана с нюансами работы с большим количеством персональных документов, которые часто являются конфиденциальными.

Делопроизводство в кадровой службе регламентируется следующими актами:

Конституция, Гражданский и Трудовой кодексы, а также частично Уголовный и Семейный;
законодательные акты по профилю организации в вопросах, касающихся работы с персоналом;
нормативные акты местного значения;
различные классификаторы, правила и инструкции федерального уровня;
внутренние нормативные документы, например, инструкция по кадровому делопроизводству;
приказы и распоряжения руководства.

Работники службы персонала обязаны неукоснительно соблюдать предписания нормативных актов и прежде всего Трудового кодекса.

Поиск и документальное оформление сотрудников

Ведение кадрового делопроизводства начинается с поиска и оформления персонала. Прежде всего, необходимо определиться с вариантами нахождения новых сотрудников. Среди них особо выделяются следующие:

агентства и бюро по трудоустройству;
занятости;
ярмарки вакансий;
учебные заведения;
доски объявлений о должностях и резюме на различных ресурсах;
другие организации;
знакомые и друзья.

Все варианты поиска сотрудников имеют свои достоинства и недостатки, работник отдела персонала должен максимально использовать все возможности, чтобы закрыть вакансию.

Когда претендент найден, с ним проводится собеседование. Желательно, чтобы его ход фиксировался документально: так легче принять взвешенное решение о найме либо отказе. В последнем случае человека письменно извещают о причине в течение пяти рабочих дней. Если претендент подходит на вакантную должность, то его следует зачислить. С этого начинается оформление на конкретного сотрудника.

заключение трудового контракта;
издание приказа о приеме;
нового сотрудника либо ее заведение;
оформление личной карточки;
если в организации принято - заведение личного дела;
ознакомление и подписание работником внутренних нормативных документов и инструкций.

Учетная документация по персоналу (личные карточки, штатное расписание)

Ведение кадрового делопроизводства предполагает обязательное оформление учетной документации, в частности, штатного расписания и личных карточек. Эти документы являются обязательными для организаций всех форм собственности.

Штатное расписание и численность должно быть актуальным и отвечать потребностям организации. В него вносят наименования всех должностей, количество ставок с указанием вакансий на данный период.

Личные карточки - это унифицированные документы, содержащие в себе краткие данные о трудовой деятельности работника и персональную информацию. Они подлежат строгому учету и специальным условиям хранения, в местах, предотвращающих их порчу и хищение.

Приказы по личному составу, отличия и особенности оформления

Общее делопроизводство в кадровой работе в основном выражается в приказах и распоряжениях руководства. Эти документы могут касаться как отдельных сотрудников, так и всего персонала в целом. Они отличаются по оформлению и особенностям введения в действие.

Большинство приказов и распоряжений, касающихся конкретных действий с сотрудником, имеют унифицированную форму. Они подлежат обязательному согласованию со всеми заинтересованными лицами и ознакомлению сотрудником под расписку. Копии кадровых распоряжений хранятся в личном деле, а оригиналы в отдельных папках.

Журналы по кадровому делопроизводству, правила оформления и хранения

Для учета движения в кадровой службе предполагает ведение специализированных журналов. Это табличные документы многостраничного формата, чаще всего унифицированные. Обычно их заводят либо в больших тетрадях, либо приобретают готовые в специализированных магазинах.

Виды кадровых журналов:

регистрации входящей и исходящей документации, в том числе писем;
регистрации приказов;
регистрации прибытия и убытия сотрудников в служебных командировках;
регистрации заявлений, представлений, уведомлений, должностных и служебных записок;
регистрации бланков трудовых книжек, их вкладышей;
книги учета движений различных кадровых документов и т. д.

Все журналы должны быть в обязательном порядке прошиты и опечатаны, а листы пронумерованы. Хранить их следует отдельно от всех документов. Желательно в сейфе или специальном шкафу.

Особенности ведения и хранения личных дел

Ведение личных дел не является обязательным. Однако большинство организаций в той или иной форме собирают документы сотрудника. Конечно, в одной папке делать это удобнее.

Личное дело - это комплекс документированных персональных сведений о работнике, собранных и сформированных в определенном порядке. В него могут входить самые разные документы и копии:

копии приказов о работнике;
копии заявлений;
копии документов, удостоверяющих личность, подтверждающих квалификацию, образование, льготы и семейное положение;
анкета;
характеристики и отзывы;
справки и т. д.

Личные дела включают в себя персональную информацию, они должны храниться в стороне от других документов. Доступ к ним разрешен только строго ограниченному кругу должностных лиц. При увольнении персонала, личные дела сдаются на архивное хранение.

Правила оформления, хранения и выдачи трудовых книжек, а также вкладышей

Все организации обязаны вести трудовые книжки на свой персонал, исключение - сотрудники, принятые по совместительству. При первичном приеме работодатель самостоятельно приобретает чистые бланки и делает в них первую запись. На титульный лист вносят соответствующие данные о работнике. Впоследствии необходимо следить за их актуальностью и вовремя вносить изменения.

На разворот основной части вносят записи о трудовой и общественной деятельности работника, его приеме постоянных Все записи нумеруются в общем порядке и вносятся на основании приказа. Запись об увольнении сопровождается оттиском печати организации и подписью руководителя.

Делаются от руки, синей шариковой ручкой, четким и понятным почерком. Внимательно следите за актуальностью и достоверностью вносимых данных. Если необходимо исправить сведения, то их надо аккуратно зачеркнуть одной чертой и внести актуальную информацию. Данное действие обязательно подтверждается подписью руководителя и печатью.

Хранят трудовые книжки отдельно от других документов, в сейфе. Запрещено выдавать их на руки работникам или третьим лицам без специального постановления ответственных органов.

Особенности оперативного и архивного хранения кадровых документов

Хранение кадровых документов определяется их особой значимостью. Они содержат персональные сведения и являются конфиденциальными. Такие данные не подлежат несанкционированному разглашению. В противном случае на работников кадровой службы и руководителя организации налагается штраф.

Для организации правильного хранения кадровых документов в службе кадров желательно иметь отдельное помещение. Вход в него должен быть один и обязательно оборудоваться металлической дверью с сигнализацией.

Сами документы должны храниться в металлических шкафах или сейфах. Следует избегать доступа солнечного света и пыли, а также перепада температур и слишком большой влажности. Эти простые действия помогут сохранить персональные данные.

Доброго времени суток, уважаемые посетители! Что такое кадровая работа, для чего она нужна и нужна ли вообще? Об этом вы узнаете из моей статьи: кадровое делопроизводство для чайников.

Отдел кадров на предприятии

Как для посетителей театр начинается с вешалки, так для любого вновь нанятого сотрудника предприятие начинается с отдела кадров. Им же оно и заканчивается при увольнении.

Отдел кадров отвечает за все вопросы, связанные с сотрудниками предприятия:

Прием, перевод и увольнение;
Соблюдение трудовой дисциплины;
Соблюдение должностных инструкций;
Ведение личных дел работников;
Ведение кадровой документации;
Поиск персонала на открытые вакансии;
Проведение первичных собеседований;
Ознакомление работников со всеми изменениями в организации;
Разработка различной документации;
Участие в разработке основных локально-нормативных документов предприятия.

Как видите перечень очень большой, и он не исчерпывающий. Отдел, ведущий кадровое дело, это особое подразделение в организации, которое взаимодействует со всеми остальными структурными единицами компании.

И не важно, что чаще всего кадры — это самое маленькое подразделение на предприятии, а иногда его вообще не выделяют.

Чем занимается отдел кадров

Теперь рассмотрим подробнее, чем все-таки занимается кадровик на своем рабочем месте – это и будет кадровым делопроизводством.

Оформление работников

Прием и увольнение работников — это самая главная функция отдела кадров. Все перемещения сотрудников находятся в его ведении. Когда, человек ищущий работу видит вакансию и звонит по указанному номеру, то в 90 случаях из 100 он попадет в кадры, где его сориентируют по интересующим его вопросам, а также назначат время, когда придти на собеседование или заполнить анкету.

После того, как руководитель принял решение о том, что сотрудник ему подходит, последний снова попадает в руки специалиста по кадрам. И еще, заметьте, когда вакансия заполняется путем конкурсного отбора, в комиссию кадровик войдет обязательно.

Итак, после того, как сотрудник нанят, он попадет к кадровику, где проходит следующие процедуры:

Представляет все необходимые документы;
Знакомится со всеми локально-нормативными документами, относящимися к его работе и распорядку в компании;
Подписывает трудовой договор;
Знакомится с приказом о принятии его на работу;
В некоторых случаях здесь же он получает начальные знания по охране труда, то есть проходит первичный инструктаж.

Ведение документации

После того, как все документы подписаны и предоставлены, специалист по кадрам формирует личное дело сотрудника. Оно представляет собой все копии документов и личную карточку на унифицированном бланке. Помимо этого, в последующем через кадры будут оформляться все вопросы, связанные непосредственно с работником:

Оформление отпуска;
Выплата премий и других денежных сумм;
Лишение премии и другие штрафные санкции;
Наложение дисциплинарных взысканий и наказаний;
Изменения в оплате труда и прочих условиях трудового договора;
Изменения в организации общие, или касающиеся непосредственно сотрудника.

И многие другие вопросы, перечень можно продолжать практически бесконечно в зависимости от специфики компании и функционала, возложенного на кадры.

Многие возразят, что большинство перечисленных вопросов относится к компетенции бухгалтерии, но нет, это не так. Да, именно бухгалтерия начисляет отпускные и денежные выплаты. Она же их удерживает, но только после того, как получит соответствующий приказ, созданный кадровым работником.

Для составления этих приказов кадровик использует различные основания:

Заявления от работника;
Служебные записки от руководителей подразделений;
Служебные расследования и заключения комиссий;
Письменные и устные распоряжения руководителя предприятия.

Кстати, кадровик находится в непосредственном подчинении у руководителя предприятия. В редких случаях его зама.

После того как приказы изданы, их оригиналы и основания для них подшиваются и хранятся положенное время. Этим тоже должен заниматься специалист по кадрам.

Ведение прочей кадровой работы

Помимо того, что работники кадров оформляют документы сотрудников, они занимаются еще другой работой, которую можно отнести к кадровому делопроизводству.

Составление должностных инструкций. Но это не значит, что всю инструкцию составляет один человек. Как правило, раздел должностные обязанности пишет тот, кто хорошо знаком с данным видом работы. Едва ли работник кадров подробно распишет функционал сварщика, электрика или крановщика. Но он формирует инструкцию в единый документ.
Организация проведения аттестации рабочих мест и подготовка необходимой документации для нее. Кстати это понятие – аттестация – осталось только в обиходе. Законодательно эта процедура уже пару лет называется специальной оценкой условий труда (СОУТ).
Участие в составлении основных документов организации: положений об оплате труда, коллективных договоров и соглашений, правил внутреннего трудового распорядка. В некоторых случаях вносятся только коррективы, а в некоторых полностью составляется документ.
Ведение штатного расписания. Ответственность за этот документ кадровик делит с главным бухгалтером предприятия. В его ведении находятся наименование должностей и их количество, а бухгалтерия контролирует ставки и оклады.
Организация медицинских осмотров и обучения работников. Если компания небольшая, то он делает эту работу сам, в противном случае следит только за исполнением. В любом случае это определяется политикой компании.
Участие в различных комиссиях : по проведению служебных расследований, несчастных случаев на производстве, проверке знаний охраны труда и т.д.

Как видите, дел у кадровика довольно много и они весьма разнообразны.

Место кадров в функционировании организации

В этом разделе мы рассмотрим взаимодействие отдела кадров с другими подразделениями. Вот основные из них:

Бухгалтерия. С этим отделом кадровик сотрудничает тесно и постоянно. Именно сюда уходят все издаваемые приказы. В первую очередь это относится к приказам о приме, переводе и увольнении. Именно из них сотрудники бухгалтерии, начисляющие зарплату, узнают, кого включить в ведомость, кого исключить из нее и какой у кого оклад. Табели учета рабочего времени, перед тем как попасть расчетчику на стол также проходят проверку в кадрах, а зачастую их и ведет кадровик. Если на предприятии делопроизводство ведется с помощью специализированных программ, то взаимодействие кадров и бухгалтерии значительно упрощается.
Секретариат или приемная. Именно отсюда в кадры поступает большинство оснований для издания приказов с резолюцией руководителя. Это если делопроизводство на предприятии ведется с соблюдением всех правил. Если такого отдела нет, то заявления поступают прямо к кадровику, и он несет их к руководителю.
Со всеми прочими отделами организации взаимодействие заключается в доведении до сведения руководителей и непосредственно работников всех кадровых изменений в организации.

Почему на каждом предприятии необходим отдел кадров

Законодательство не обязывает выделять такую структурную единицу как отдел кадров. Но в сложившейся практике делопроизводства именно это подразделение ведет большинство документации предусмотренной Трудовым Кодексом РФ.

Можно ли пренебрегать ведением кадрового делопроизводства? Ответ: нет, делать этого не стоит. И тому есть несколько причин:

Надлежащим образом оформленный договор между работодателем и работником, а также все остальные документы, касающиеся работы сотрудника, помогут избежать множества неприятных ситуаций, когда между сторонами возникнут разногласия.
Аккуратное ведение документации, в том числе и кадровой, характеризует организацию только с положительной стороны.
Помимо оформления приема на работу и увольнения кадровик выполняет множество другой работы, он служит своеобразным соединительным звеном между вышестоящим руководством и прочими подразделениями.
Грамотный кадровик не только правильно оформит все документы, но и сможет указать руководителю в какой части он нарушает трудовое право, что поможет избежать проверок и санкций.

Сведя воедино все вышесказанное можно с уверенностью сказать, что делопроизводство и кадровый учет весьма полезны и нужны в каждой организации. А хотябы поверхностные знания в этой сфере, которые и были даны «для чайников», уверен, помогут с приемом на работу и последующим беспроблемным выполнением своих трудовых обязанностей.

И немного юмора напоследок...

С уважением, Технические Эксперты.

Чтобы учет всей первичной документации велся на соответствующем уровне, необходима слаженная работа кадрового отдела, от которой зависят многие рабочие процессы предприятия.

Это ведение всей , связанной с учетом средств и передвижением персонала.

От эффективности его построения зависят своевременные выплаты, правильность формирования документации и течение прочих процессов производства.

Важно: залогом бесперебойной и своевременной работы кадрового отдела являются отлично подготовленные специалисты, которые кроме навыков делопроизводства, хорошо знают Трудовое законодательство.

Необходим учетный процесс кадров для реализации следующих целей:

Правильно распределять работников по процессам;
Выявлять незадействованные ресурсы;
Своевременно решать все проблематичные вопросы с персоналом.

Как правильно организовать кадровый учет на предприятии вы узнаете в этом видео:

Какие вопросы решает отдел кадров

Вообще все вопросы относительно работы персонала решает кадровый отдел:

Прием и увольнение;
Оформление отпусков и выплат, связанных с ним;
Начисление поощрений и премий также в их компетенции;
Формирование штатного расписания. вы узнаете, как составить приказ об утверждении штатного расписания;
Внесение изменений в рабочий график;
Прочие рабочие моменты штата.

Особенности кадрового учета

На предприятии каждый этап работы отдела кадров выполняется согласно нормативным актам, условно все виды работ можно разделить на следующие:

Порядок составления и ведения документации по кадрам;
Оформление нетрудоспособности;
Подготовка документов к архивированию;
Ведение воинского учета в организации;
Хранение персональных данных каждого из коллектива;
Начисление страховых взносов.

Весь кадровый документооборот доступно разделить на две ветки:

По личному составу – личные карточки и все приказы, связанные с каждым работником индивидуально;
По управлению персоналом – правила внутреннего распорядка, положения об отделах, отчеты по численности работников.

Кроме этого отделом кадров хранятся все документы, являющиеся основанием для издания приказов, а также ведомости и расчетные листы, которые не являются основными, но создают необходимую базу дополнительной документации.

Отсюда вытекает, что основными документами являются:

Коллективный договор для решения ситуаций, прописанных в нем;
Должностная инструкция, если часть обязанностей не указана в договоре;
Положения о зарплате и премирования для решений спорных ситуаций, связанных с выплатами;
Прочие положения, имеющие отношение к регулированию жизни предприятия.

Как правильно организовать кадровый учет?

Организация кадрового учета на фирме

Чтобы начать весь процесс учета делопроизводства необходимо изначально сделать примерный набросок плана работы:

Перед его составлением следует изучить всю нормативную документацию.
После чего берутся учредительные документы у руководителя и изучаются, они все должны соответствовать реальным бумагам.
Далее происходит подготовка документооборота с учетом пожеланий руководителя для создания папки по необязательным бумагам.
После чего происходит само формирование документации:

Изначально составляются все документы относительно руководителя;

Важно: это должностное лицо определяют посредством конкурса или на общем собрании соучредителей.

После чего идет очередь штатного расписания и правил внутреннего трудового распорядка;

Важно: штатное расписание можно формировать согласно унифицированной форме, при этом обязательно следует составить список необходимых на производстве должностей, начиная с руководителя.

Разрабатывается форма трудового договора, обязательная к подписанию с каждым работником организации;
Происходит подготовка остальных необходимых документов и бумаг;
Определяется лицо, ответственное за трудовые книжки – на первых этапах формирования кадрового учета и предприятия приемом и оформлением работников занимается руководитель самостоятельно, исходя из этого, необходимо составить приказ об ответственности директора за прием и сохранность документов;

Важно: только после официального определения ответственного лица начинается оформление работников.

Необходимо обеспечить хранение и применение кадровых бумаг.

После принятия на работу кадрового сотрудника, всей рутиной по документообороту занимается он – ведение табеля учета рабочего времени, графика отпусков, документальное передвижение людей на предприятии и прочее.

Какие документы относятся к кадровым?

Основная документация и ее оформление

Кадровый работник использует ряд необходимых бумаг для грамотного руководства персоналом:

Различного рода приказы о передвижении сотрудников – прием, увольнение, отпуск, командировка и прочие;
Штатное расписание, которое обязательно должно совпадать с пунктами о рабочем графике в основном трудовом договоре, в противном случае это будет нарушение договора и приведет к штрафным санкциям;
Табель учета рабочего времени;
Трудовые книжки, которые хранятся на предприятии в течение всего периода действия подписанного соглашения, эти документы принадлежат к строгой отчетности, так что каждая фиксируется в специальном журнале, а хранение осуществляется в специальном сейфе;
Правила внутреннего распорядка;
Трудовые договора, являются свидетельством заключения трудовых отношений, они составляются с каждым сотрудником индивидуально, на их основании сотрудник официально трудиться согласно пунктам, перечисленным в документе;
Приложения к договорам составляются по каждому случаю внесения изменений в основные пункты трудовых соглашений;
формируется ежегодно за 2 недели до окончания года, каждый сотрудник должен с ним ознакомиться, формировать данный документ необходимо грамотно со знанием тонкостей производства, чтобы одновременный отдых 2 – 3 человек не нарушал весь процесс деятельности предприятия;
Личное дело – обязательно открывается папка для каждого сотрудника, сюда помещается личная карточка, лицевой счет, все подписанные работником приказы руководителя, его заявления и прочие документы, формирующие хронологию действий работника. Данный документ имеет отношение к учетной документации, формируется она в виде папок и журналов, которые прошиваются, на них наклеивается белый квадрат для указания основных реквизитов;
Должностные инструкции с подробным указанием на права и обязанности работников;
Положение по оплате труда и премированию является основанием для начисления выплат работникам. По каким правилам оформляется положение о премировании и материальном стимулировании работников ООО читайте .

Кроме этого формируется еще много документов, которыми заведует сотрудник отдела кадров.

Кто имеет отношение к ведению документов

Обычно на крупных предприятиях существует отдел кадров, который и ведет всю документацию, а также упорядочивает ее.

Но на небольших предприятиях на кадровом работнике экономят, так что этим по совместительству занимается, к примеру, главный бухгалтер или секретарь, а приемом и увольнением сотрудников занимается сам руководитель.

Автоматизация кадрового учета

Использование различных компьютерных программ по ведению учета значительно облегчает процесс, в данный момент их достаточно много.

Конечно, актуальная, это «1С: Предприятие», которая позволяет автоматически печать документы, и автоматизировать весь процесс, но существует и ряд других программ, которые гораздо моложе и прогрессивнее.

Кадровое администрирование и кадровый учет.

Нюансы у ИП и ООО

При принятии работника на предприятие и ввода кадрового учета, каждая форма хозяйствования имеет свои особенности, к примеру, ИП при первичном приеме работника обязательно должны стать на учет в статусе работодателя:

В ФСС – 10 дней с момента приема первого работника;
В ПФР – в течение месяца с момента приема работника.

Если превысить это количество дней для оформления, предприятие ожидают штрафные санкции.

При этом руководитель обязан получать роспись от работников за ознакомление с нормативными документами, для этого целесообразно заводить журнал.

Санкции за отсутствие кадрового учета

Важно: предприниматель, работающий сам на себя, имеет право не заводить учет кадров.

Если отсутствует кадровый учет на предприятии или в организации предусмотрен штраф:

Для должностного лица от 1 000 до 5 000 рублей;
Для юрлица от 30 000 до 50 000 рублей.

Кроме этого работу предприятия могут приостановить на 90 дней. Если предусматривается проверка, то:

Она не может быть неожиданной, о ней предупреждают за 3 суток;
Проводиться она также ограниченное время – 20 дней;
Выездная комиссия должна осуществляться только с участием руководителя.

Заключение

Кадровый учет, согласно действующему законодательству, является неотъемлемой частью любого бизнес-процесса, недопустимо осуществление деятельности предприятия, в котором работают штатные сотрудники без подобного учета, так как каждое сотрудничество должно закрепляться нормативными актами с фиксированием любых в нем изменений.

Правила организации и ведения кадрового учета – смотрите тут:

Учет зарплаты на предприятии и многих других важных моментов основывается на первичных документах. Если ведение кадрового учета плохо поставлено, это отражается на работе всех отделов компании.

О всех нюансах его ведения и необходимых документах и пойдет речь в данной статье.

Зачем он нужен?

В любой организации, независимо от количества людей, существует обязательство вести такой учет. Он помогает документально оформить перемещение всего персонала. Для этого необходимо обязательно знать нормативные документы, касающиеся труда. Кроме того, нужно владеть навыками ведения .

Этот вид учета предназначен для необходимости:

правильно распределять людей в рабочих процессах;
искать незадействованные резервы;
вовремя определять и ликвидировать проблемы, касающиеся персонала.

Подробную информацию о данном процессе вы можете почерпнуть из следующего видео:

Как его организовать с нуля: пошаговая инструкция

Перед работником отдела кадров всегда присутствует сложная задача организации такого вида делопроизводства. Для облегчения этого процесса важно для начала составить примерный план работы и определить, с какой последовательностью необходимо действовать:

Правильным решением будет сначала изучить нормативную документацию.
Подробно изучив её, производится непосредственная подготовка документооборота. Берутся все учредительные бумаги у руководителя и подробно изучаются. Вся документация должна соответствовать учредительной. У руководителя фирмы важно спросить, какие дополнительные условия он желает внести в распорядок труда. На основании его пожеланий составляются дополнительные необязательные документы.
Создание документации:
- для начала документально оформляется директор;
- далее составляется и ;
- разрабатывается форма , который заключается со всеми сотрудниками. В него включаются все пункты, которые необходимы организации;
- готовятся остальные важные бумаги и журналы;
- необходимо решить, кто будет отвечать за трудовые книжки. Пока люди официально не приняты на работу, осуществлять их прием будет вынужден руководитель. Соответственно, делается приказ о принятии ответственности за сохранность, заполнение и руководителем;
- после этого начинается официальный прием работников.
Важно обеспечить хранение всех кадровых бумаг и их использование.

После оформления трудоустройства для кадровика наступают обычные трудовые дни. Каждый день ведется присутствия на работе каждого человека. Раз в год оформляется .

Кадровик обязан заниматься документальным передвижением людей на предприятии, готовя соответствующую документацию. Кроме того, он должен составлять множество других бумаг.

Необходимые документы

Ряд основной документации, используемой кадровым работником:

Различные приказы о движении сотрудников : , перевод, и многие другие.
Штатное расписание . Его содержание должно совпадать с данными, указанными в договорах работников. Если что-то не совпадает, это говорит о нарушениях Трудового кодекса РФ. А это, как правило, приводит к наложению штрафов.
Табель учета рабочего времени .
Трудовые книжки . Кадровик забирает их при приеме на работу, в них делаются соответствующие записи, при увольнении они возвращаются.
Правила трудового распорядка внутри организации.
Трудовые договора . С каждым человеком заключается такой контракт, он служит началом рабочих отношений. Здесь главное проверить правильность составления, наличие всех подписей и дат. Если в условия работы вносятся изменения, например, перевод трудящегося или изменение оклада, обязательно готовится . Они составляются на каждый случай отдельно.
График отпусков . Самое позднее за две недели до конца года во всех организациях должны быть готовы графики ухода работников в отпуск. Важно составить их так, чтобы одновременный отдых людей не сказался на рабочем процессе отдела или компании в целом.
Журналы учета . Существует множество журналов, необходимых для учета документов.
Обязательно ведется . Оно включает в себя: , на работу, листы ознакомления с приказами работодателя, копия удостоверения личности, справка о медосмотре, копии дипломов и военного билета.
Должностные инструкции . В них содержится подробное описание прав и обязанностей сотрудника.
Положение по оплате труда и премированию . Регламентирующий , на основании которого производятся все начисления заработной платы.

Существует еще много разной документации, которая тоже присутствуют на предприятиях. Но это уже относится к специфическим документам.

Кто этим обычно занимается?

В основном этот вопрос возникает в маленьких организациях. Обычно этим занимается кадровик, так как ведение этого учета является достаточно сложной задачей. К сожалению, не каждого руководителя можно уговорить на введение в штат такой отдельной должности. В связи с этим, ведением кадров часто занимается главный бухгалтер или сам руководитель по совместительству.

Как правило, это происходит в маленьких фирмах с целью экономии. Да и смысла нет на два-три человека вводить дополнительную единицу в штат. В данном случае схема получается такая: руководитель оформляет работников, а главный бухгалтер начисляет им зарплату. Основным законом, который регулирует отношения сотрудника и работодателя, является Трудовой Кодекс РФ. Именно он определяет права и обязанности обеих сторон.

Автоматизация процесса

Для удобства учета на предприятии руководитель должен позаботиться о внедрении специальной программы. В наше время таких систем большое количество, и все они удобны в обращении.

Широко используемая программа — это «1С: Предприятие» . Она помогает систематизировать данные. Практически все документы печатаются с неё автоматически. Использование автоматизированных технологий упрощает сам процесс ведения учета.

Нюансы у ИП и ООО

Документация всегда должна быть в порядке. Важно правильно её вести и хранить. Существует несколько нюансов, которые важно брать во внимание в данной сфере:

Если ИП впервые оформляет работника, ему нужно будет пройти процесс регистрации в некоторых территориальных органах в статусе работодателя. А конкретнее — в Пенсионном фонде и Фонде социального страхования. Существуют определенные сроки на такую процедуру:
- 10 дней при оформлении в ФСС;
- 30 дней на постановку на учет в ПФР.
Количество дней отсчитывается с первого дня приема на работу первого человека. Если этого не сделать, организацию ждут крупные штрафы.
Руководитель должен ознакомлять своих работников со всеми регламентирующими документами под роспись. Для этого заводятся специальные журналы, где сотрудники ставят подпись после того, как прочитали документы. К примеру, расчетный лист организация должна предоставлять каждый месяц лично в руки. В связи с этим, разумно заводить книгу о регистрации их выдачи. Это удобно тем, что в случае возникновения какого-либо конфликта, именно подпись докажет, что документ выдавался.

Возможные санкции за неведение

При отсутствии кадрового учета должностные лица будут отвечать по закону «Об административных правонарушениях». Им предусмотрен штраф:

на должностное лицо — в размере от 1 до 5 тысяч рублей;
на юридических лиц — от 30 до 50 тысяч рублей.

Кроме того, возможна приостановка деятельности организации до 90 суток . Если правонарушение повторяется, руководитель может быть подвергнут дисквалификации.

В случае, если организации предстоит проверка контролирующими органами, важно к ней подготовиться. Для этого нужно знать:

о предстоящей процедуре контролирующие инстанции должны предупредить минимум за трое суток;
проверка не должна превышать двадцать дней;
выездную проверку не имеют право проводить без руководителя.

Этот вид учета является главной составляющей любого предприятия. Поэтому его достоверное ведение позволяет обойти большое количество неприятностей.