Расходы без кассового чека. Штрафные санкции при нарушении использования. Дополняем авансовый отчет товарным чеком

Многие начинающие предприниматели часто путают понятия кассовый и товарный чек. Это совершенно разные термины: товарные чеки могут выдаваться покупателям даже без наличия кассового аппарата. В данной статье мы разберем вопрос о том, как заполнить товарный чек правильно, а также зачем он вообще нужен покупателю и продавцу.

Введение

Кассовый чек, согласно законодательству России, считается первичным документом. Его выдает кассир после совершения покупки. В этом документе обычно указывается количество товара, его название и цена. Товарный чек считается вторичным документом — его выдача необязательна. В нем указывается подробная информация о товаре — его детальное описание, цвет, марка, стоимость.

Так выглядит образец товарного чека

Обычно товарные чеки выдают по требованию как дополнение к кассовому. В них обязательно ставится отметка магазина о продаже (печать, роспись ответственного лица). Помните, что чек является официальным документом и может использоваться для решения спорных вопросов.

Зачем они нужны?

Многие магазины выбивают чеки не с точным наименованием товара, а обезличенным. К примеру, покупая пачку бумаги формата А4, вы получите документ с описанием “Канцелярия”. Точно такой же вы получите, если купите набор ручек. Чтобы отчитаться перед бухгалтерией, вам нужно детальное описание всех приобретенных позиций, поэтому по требованию кассир выпишет вам детальный товарный чек.

Обратите внимание: не все предприниматели могут иметь кассовые аппараты при осуществлении хозяйственной деятельности, поэтому они выписывают товарные чеки как замену обычным.

В случае получения товарного чека вам нужно будет сдать его вместе с кассовым для отчетности. И хотя товарный чек считается вторичным, его наличие может стать критичным во многих случаях, связанных с возвратом или обменом купленного товара.

В некоторых случаях кассовые чеки заменяются на товарные. Когда такое происходит? В России, согласно закону о предпринимательской деятельности, не всем нужны кассовые аппараты. К примеру, без аппаратов работают предприниматели на ЕНВД, на упрощенке, реализующие с/х продукты и handmade. У них просто должны быть товарные чеки, в которые вписывается наименование товара, его цена, дата совершения сделки. После оплаты чек заверяется предпринимателем печатью и подписью, становясь официальным документом.

Читайте также: Бланк трудового соглашения с физическим лицом: образец

Предпринимателю самому необходимо распечатать бланк товарного чека или позаботиться об их приобретении. Не забывайте, что их необходимо выдавать каждому покупателю — в противном случае вы нарушаете закон. Если вам необходимо отчитаться о своей покупке, то при сдаче бланка пишется заявление о том, что торговая точка не оборудована кассовым аппаратом.

Образец заполненного товарного чека с приложением кассового

Как правильно заполнять

Российское законодательство не выдвигает четких требований к заполнению товарного чека, но общие правила все же имеются. Давайте рассмотрим образец заполнения товарного чека — вся указанная ниже информация должна в нем присутствовать:

Как именно называется документ.
Его номер.
Дата, когда был выдан документ.
Название организации или ФИО предпринимателя, с которым проходит сделка.
ИНН или регистрационный номер предпринимателя.
Название приобретаемого товара/услуги.
Количество товара.
Его стоимость.
Общая сумма, указанная цифрами и прописью.
ФИО продавца, проводившего сделку, его подпись
Печать (при наличии).

Где можно достать бланки? Есть несколько способов:

Заказать их в любой типографии. Подобную операцию следует проделывать только в том случае, если вам нужно 5 и более тысяч бланков, иначе они обойдутся достаточно дорого.
Распечатать на обычном принтере. Данный документ не относится к строгой отчетности, поэтому может быть напечатан самостоятельно.
Купить готовые “книги” с бланками. Вы будете просто заполнять и отрывать чеки, как листы в календаре. Это достаточно удобно, особенно если вам нужны копии (многие книжки содержат двойные странички с копиркой, оригинал отдается покупателю, дубль остается у продавца для отчетности).

Обратите внимание: бланк будет действительным только в случае его правильного заполнения, шапка и размеры не играют никакой роли. Внимательно заполняйте этот документ, чтобы избежать неприятностей и неожиданных проверок.

Обычно слева вверху указывают информацию о ИП или компании (фамилия, номер, ИНН, адрес), в правом — дату заключения сделки. Затем в теле документа прописываются проданные товары, их количество и цена за единицу. Внизу справа указывается общая сумма сделки цифрами и прописью. Внизу слева ставится печать и подпись продавца. Именно такая форма заполнения считается классической и наиболее правильной. По этой ссылке вы можете скачать образец товарного чека для ИП без кассового аппарата — распечатайте его на принтере, нарежьте и выдавайте своим клиентам.

Товарные чеки можно создавать и в электронных системах

Нужна ли печать?

Российское законодательство не требует обязательного наличия печати на данном документе. Но это не означает, что ставить печать не нужно, если она у вас имеется. Печать очень часто становится решающей при возникновении споров между предпринимателем и покупателем. Простой пример — недобросовестный покупатель приобретает у вас любой товар и требует чек. Вы выдаете ему документ без печати. Он имеет на руках образец и спокойно изготавливает новый, вписывая в него что угодно, ставя любые цены и даты. Затем этот бланк может использоваться в суде, как доказательство, или же для возврата товара, который реально не продавался. Печать отсекает подобные виды мошенничества и сводит их к минимуму.

Продавцы работают на рынке товаров и услуг в условиях жесткой конкуренции. Своего клиента нужно найти и удержать. Часто покупателей теряют только потому, что предприниматель или его наемный работник не умеет правильно составить простой бухгалтерский документ – товарный чек. Если к вам нужно возвращаться, чтобы переоформить бумаги, покупатель не станет с вами работать дальше. Он найдет себе другого – не проблемного – партнера.

Что же такое товарный чек? Как правильно его составить?

Дорогой читатель! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону.

Это быстро и бесплатно !

Отличие кассового и товарного чека

Оба вида используются при реализации товаров (работ, услуг) за наличные средства. Но между ними есть существенная разница.

Кассовый чек (КЧ) – это фискальный документ, созданный (распечатанный) исключительно с помощью специальной техники – контрольно-кассовой машины (ККМ). Кроме реквизитов, относящихся к продавцу как субъекту предпринимательства, этот бланк содержит точное время совершенной покупки, адрес и индивидуальный номер самой ККМ. Главная цель КЧ – помочь контролирующим органам следить за правильностью расчета и уплаты налогов.

Товарный чек (ТЧ) – это не фискальный документ, составленный продавцом в дополнение к КЧ или вместо него, в случаях предусмотренным действующим законодательством РФ. Этот документ заполняется предпринимателем или его представителем вручную либо с использованием обычной компьютерной техники. Главная цель ТЧ – расшифровка продукции, работ и услуг, предоставленных за наличные денежные средства.

Оформление товарного чека без кассового

В текущем году те организации и индивидуальные предприниматели, которые по роду деятельности имеют статус плательщика единого налога на вмененный доход (ЕНВД), могут выдавать покупателю только ТЧ, квитанцию или другой документ для подтверждения факта наличного расчета. Именно таким ИП позволили не использовать ККМ, а, значит, распечатывать КЧ они не обязаны и физически не в состоянии.

Официальные реквизиты документа

Хотя не существует нормативно-правового акта, который бы четко регламентировал унифицированную форму такой документации, во время оформления следует заполнить реквизиты, обязательные для первичных документов:

Если предприниматель использует официально не трудоустроенного продавца, то возникает соблазн научить его ставить только неразборчивую подпись. Это не решение проблемы, а нарушение. В таком случае лучше работодателю заблаговременно подписать все оригиналы ТЧ с указанием своего Ф.И.О.

В случае когда товарный чек идет в дополнение к кассовому, то он должен содержать надпись «Наличие кассового чека обязательно». В таких случаях, возможно, придется отдельно указать сумму НДС.
Закон не предусматривает обязательного заверения ТЧ печатью предпринимателя. Но большинство усердных работников бухгалтерии требует наличия мокрой печати. Чтобы не накалять страсти спорами о правах и обязанностях, лучше поставить оттиск.
ТЧ сам по себе является доказательством наличного расчета. Проставление надписи «Оплачено» или «Получено» на территории РФ не является необходимым. Но наличие такой записи ничего не портит.
Незаполненные строки должны быть прочеркнуты, чтобы нельзя было ничего дописать.
Если в один бланк не помещаются все приобретенные клиентом ценности, можно действовать двумя методами: 1) разбить покупки на несколько чеков с отдельными номерами; 2) вписывать ценности в последующие листы с указанием, что он является продолжением первого. Способ № 1 практичнее. Важно заранее предупредить потребителя, что вы оформите операцию несколькими этапами. И согласуйте между собой суммы ТЧ и КЧ (если они вместе).
Для собственного спокойствия и безопасности, продавцу стоит оставлять у себя дубликат (заполнять все через копировальную бумагу). Это позволяет контролировать продавцов и служит важным аргументом в общении с покупателем, особенно в конфликтных ситуациях.
Не слишком доверяйте своим работникам. Не оставляйте им в бесконтрольное пользование бланки с подписью и печатью. Во время встречной налоговой проверки вы можете очень удивиться, узнав, что именно и на какую огромную сумму якобы было реализован через вас.

Нужно ли выдавать товарный чек

Федеральный закон № 54-ФЗ (ст.2), регулирующий выдачу ТЧ, содержит фразу «по требованию покупателя (клиента)».

Правила торговли № 55 бескомпромиссны: нужно составлять и выдавать документы при любом акте продажи. ФЗ имеет большую юридическую силу. Значит, следуем ему: если требует – выдаем, а не требует – не выдаем. Нет! Будьте мудрее: всегда отдавайте покупателю чек. Если он ему не нужен, пусть выбросит.

Если же вы не выдали, то недобросовестный покупатель может обвинить вас в том, что вы отказали ему в законном праве. И тогда к вам будут применены нормы КоАП (ст.14.5). Ваш отказ будет вам стоить от 3 до 4 тыс.руб. (для ИП и должностного лица) и 30 до 40 тыс.руб. для юридического лица в виде штрафа.

Как доказать, что не вы отказывались, а просто вас не просили? Искать свидетелей? Ставить камеры наблюдения? Согласитесь, проще выписать маленький листочек и оставить себе его дубликат.

Является ли некассовый чек документальным подтверждением понесенных расходов

Здесь возможны два варианта правильного ответа:

Если продавец зарегистрирован как налогоплательщик ЕВНД, то ТЧ будет официальным и единственным подтверждением факта приобретения товара или услуги. При условии, что все реквизиты заполнены полностью и без ошибок. Он абсолютно законно прилагается к авансовому отчету для подтверждения расходов.
Если продавец использует ККМ, то кассовый, а не товарный чек рассматривается как подтверждение расходов подотчетным лицом. Второй можно прикрепить к авансовому отчету как объяснение или уточнение видов (направлений) затрат. Но юридической силы он иметь не будет.

Итак, товарный чек прост в оформлении. В его существовании заинтересованы и продавец, и покупатель. Хотя клиент прав всегда, помогите быть ему правым не во вред вам. Научитесь сами, а потом обучите своих работников заполнять бухгалтерские документы грамотно. Тогда даже при огромном выборе ваши потребители будут возвращаться к вам снова и снова. Что еще нужно для предпринимательского счастья? Разве что понимающий налоговый инспектор…

Правовые основы

Кодекс РФ об административных правонарушениях от 30.12.2001 № 195-ФЗ (в редакции от 29.06.15).
Федеральный закон от 22.05.2003 № 54-ФЗ (в редакции от 08.03.2015).
«О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт»
Закон РФ от 07.02.1992 № 2300-1 (в редакции от 13.07.2015) «О защите прав потребителей ».
Постановление Правительства РФ от 19.01.1998 № 55 (в редакции от 05.01.2015) «Об утверждении Правил продажи отдельных видов товаров, перечня товаров длительного пользования, на которые не распространяется требование покупателя о безвозмездном предоставлении ему на период ремонта или замены аналогичного товара, и перечня непродовольственных товаров надлежащего качества, не подлежащих возврату или обмену на аналогичный товар других размера, формы, габарита, фасона, расцветки или комплектации».

Одним из документов, используемых для оформления покупки, является товарный чек. Этот документ не является обязательным элементом отчетности, а выдается по требованию покупателя вместе с кассовым чеком. В отличие от чека ККМ, товарный чек содержит перечисление всех наименований приобретенных товаров и услуг, подробное описание каждого пункта.

Товарный чек является оправдательным документом, подтверждающим совершение приобретения товаров или услуг и оплату сделки денежными средствами. Но к первичным документам купли-продажи не относится товарный чек, форма его произвольна и устанавливается продавцом самостоятельно. Для этого можно воспользоваться услугами типографий, оформив индивидуальный заказ. В результате предприниматель получит фирменный бланк. Товарный чек удобно скачать на одном из сайтов, предлагающих различные его формы в зависимости от специфики деятельности компании. Кроме того, во многих программах бухгалтерского учета организаций заложена возможность распечатать товарный чек, что освобождает продавцов от ручного заполнения бланков. Функцией печати чеков обладают программы Парус, Турбо-Бухгалтер, Инфо-Бухгалтер, 1С, Инфин и другие.

Порядок оформления товарного чека

В торговом чеке любой формы должны присутствовать обязательные реквизиты:

Наличие печати на товарном чеке строго обязательно и для организаций, и для частных предпринимателей. При наличии в чеке только одной товарной позиции оставшееся место нужно прочеркнуть буквой Z. Если позиций много, допускается выписка нескольких чеков при указании, что первый дополняется последующими. Для удобства ведения отчетности предприниматель может дублировать чеки, в обратном случае должен вестись специальный журнал для учета товарных чеков. Важным моментом является то, что каждый товарный чек должен быть пронумерован. Это правило выполняется для осуществления лучшего учета и контроля, особенно если предприниматель оставляет пустые бланки с печатями наемному продавцу.

Правовые нормы выдачи товарного чека

Законодательно обязанность выдачи продавцом покупателю товарного и кассового чеков регламентируется Федеральным законом №54- ФЗ от 22.05.2003, регулирующим применение ККМ при осуществлении наличных платежей и расчетов с использованием платежных карт. Согласно ст. 14.5 КоАП РФ, в случае нарушения законодательства предусмотрено наказание в виде штрафных санкций, в том числе для организаций в размере 30-50 т. р., должностных лиц организаций - 3-4 т. р., физических лиц - 1.5-2 т. р. Контроль выполнения обязательств по выдаче товарных чеков осуществляют налоговые органы.

Бывают ситуации, когда у индивидуального предпринимателя или организации нет кассового аппарата. Как в таком случае оформить товарный чек? Какие существуют особенности и правила заполнения документа? Где взять образец товарного чека, чтобы не ошибиться при его выписке?

Можно ли выдавать товарный чек без кассового

Предприниматели и организации, работающие на системе ЕНВД, обязаны выдавать покупателю квитанцию либо товарный чек, но они не могут выдавать кассовый чек из-за отсутствия кассового аппарата. По этой причине в их случае выдача товарного чека без кассового вполне закономерна и правомерна.

Как оформить документ в отсутствие кассового аппарата

Существуют определённые правила заполнения и требования к товарному чеку без кассового. Необходимо указать некоторые обязательные реквизиты товарного чека без кассового. Ниже они представлены.

Документ должен иметь строго определённое наименование - «Товарный чек».
Номер чека.
Дата: день, месяц, год. Месяц следует указывать прописью.
Наименование ИП или компании с указанием ИНН и КПП (для ООО). Ф. И. О. предпринимателя следует писать полностью.
Можно указывать адрес, номер телефона и прочую дополнительную информацию о компании.
Каждый товар должен быть прописан в отдельной графе с указанием количества и цены.
Цена на каждый товар. Обязательно нужно прописывать через запятую копейки после рублей. Например, двадцать пять рублей сорок копеек будут выглядеть так - 25,40 руб.
Итоговая сумма покупки.
Ф. И. О. и подпись продавца.

Отличаются ли реквизиты документа у ООО и ИП

Принципиальных отличий в оформлении товарного чека, выданного предпринимателем и компанией, нет. Как не существует и унифицированной формы этого документа. Его внешний вид зависит только от фантазии компании, впрочем, многие фирмы для выписки товарного чека используют готовые типографские бланки.

Образец товарного чека

Действителен ли товарный чек без печати

Законом не предусматривается наличие печати на чеке, тем более, если предприниматель в принципе ведёт свою деятельность без печати. Однако некоторые компании предпочитают заверять документ специальной печатью «Для документов».

Иногда индивидуальный предприниматель или организации ведут свою деятельность без использования кассового аппарата. Компании, работающие по системе ЕНВД, обязаны выдавать покупателю либо квитанцию, либо товарный чек, но кассовый чек они выдать не могут. В связи с этим они обязаны соблюдать правила заполнения и требования к оформлению товарного чека, выданному без кассового документа.

Несмотря на некоторые изменения в законодательстве, связанные с появлением современных кассовых аппаратов, которые печатают не только полный перечень приобретенного покупателем товара, но и все реквизиты организации, товарный чек по-прежнему считается важным документом. Его правильное оформление необходимо для ведения отчетности и решения возможных споров между продавцами и покупателями.

Как заполнить товарный чек — образец

Товарный чек - специальный бухгалтерский бланк, который подтверждает передачу товара от продавца к покупателю в компаниях, ЧП, магазинах и других торговых точках, где нет кассового оборудования или клиенту требуется расшифровка (дополнение) к кассовому чеку.

Другими словами, кассовый чек (в дальнейшем КЧ) - факт оплаты товара, а товарный чек (в дальнейшем ТЧ) - факт соответствия полученного товара требованиям. Форма и правила заполнения этого документа регламентированы следующими нормативными актами РФ:

статьей №493 ГК РФ;
правилами продажи отдельных товаров, утвержденными Правительством РФ 19.01.1999 года №55;
Кодексом РФ о нарушениях административного порядка №195-ФЗ от 30.12.2001 года (ред. 29.06.2015);
законом №2300-1 от 7.02.1992 (ред. 13.07.2015) «О защите прав потребителей»;
законом РФ №129-ФЗ от 21.11.1996 года «О бухгалтерском учете»;
письмом Минфина РФ от 11.02.2009 года № 03-11-06/3/28 о форме ТЧ.

Когда необходим товарный чек

ТЧ может использоваться для расшифровки сведений, указанных в КЧ, и выдается одновременно с ним (редко без него).

ТЧ нужен для бухгалтерской отчетности и защиты прав потребителей, а именно:

подтверждения права возврата денег;
подтверждения права возврата или обмена товара (по любым причинам в установленные законом сроки);
подтверждения понесенных затрат подотчетным лицом компании;
предоставления отчета в налоговую службу;
основания постановки купленного товара на бухгалтерский баланс организации.

Современные расчетно-кассовые аппараты выдают чек с полным перечнем предоставленных товаров и услуг. Обычно такого документа достаточно и ТЧ не нужен. Но если организация использует оборудование старого образца, где прописана только сумма покупки, то расшифровка обязательна.

Можно ли использовать товарный чек без кассового чека

Покупателю можно использовать ТЧ без кассового, потому что он не несет ответственности за невыполнение требований законодательства к организации-продавцу (на основании судебной практики КС РФ N 329-О «Потребитель не несет ответственности за правонарушения контрагента).

Согласно закону №54-ФЗ ТЧ выдается по требованию покупателя. Но за отказ продавца оформить документ предусмотрен штраф в размере от 3 000 рублей до 30000 рублей в зависимости от правовой формы организации. Доказать, что клиент не просил предоставить ТЧ проблематично.

Рассматриваемый документ может быть законно использован без КЧ, в случае если организация-продавец зарегистрирована как налогоплательщик ЕНВД (единого налога на вмененный доход). При условии, что ТЧ заполнен согласно всем требованиям закона к бланкам строгой отчетности, ведь в данном случае он является единственным документом, подтверждающим акт купли-продажи.

ИП, которые не используют кассовое оборудование, рекомендуется вести книгу учета выданных чеков и хранить дубликаты документов (можно использовать копирку). Это может пригодиться при решении спорных ситуациях с клиентом.

Товарный чек от ИП без кассового чека

ТЧ, выдаваемый ИП покупателю, выписывается согласно общим правилам. Если у ИП нет кассового оборудования и оно зарегистрировано в налоговой организации как плательщик ЕВНД, то ТЧ - единственный документ, который оформляется при сделке купли-продажи.

Обязательные правила оформления:

Все обязательные пункты должны быть заполнены (особенно когда документ выдается без КЧ).
В документе может быть напечатана информация рекламного или иного характера, но при условии, что она не закрывает видимость основных пунктов.
Каждая товарная единица вписывается в документ отдельно. Обобщения не допускаются, ни при каких обстоятельствах.
Общая сумма указывается в обязательном порядке, даже если куплен 1 товар.
Пустые строки перечеркиваются.
Если перечень товаров не помещается в используемую форму документа, разрешено заполнить несколько экземпляров с номерами, причем в последнем прописывается общая сумма покупки.
Наличие надписи «оплачено» или «получено» не является ошибкой, но и необязательно.

Порядок заполнения товарного чека

Для ТЧ нет строго регламентированной формы, но в нем четко должны быть указаны следующие сведения:

дата выдачи покупателю;
номер документа;
перечень проданных товаров (подробно, иногда с артикулами);
количество товаров или услуг;
выплаченная покупателем сумма;
форма оплаты;
фамилия и личная подпись продавца;
печать компании-продавца или его ИНН.

Подробное описание порядка оформления ТЧ рассмотрено ниже.

Номер

Указывается обязательно. Можно использовать сквозную нумерацию с начала года или начинать каждой день новую.

Дата

Проставляется число, месяц и год покупки. Месяц лучше писать прописью.

Название организации

Заполняется точно, как указано в Свидетельстве с обязательным ИНН. Можно вписывать вручную или ставить специальный штамп. Дополнительные сведения об организации указываются по желанию продавца. Сокращений следует избегать.

Наименование товара

Объединять товар по группам нельзя. Количество проставляется цифрами. Если продажа осуществляется парами, то нужно быть внимательным при заполнении.

Цена товара

Пишется цифрами. Копейки от рублей отделяются точкой или запятой. При отсутствии копеек после знака препинания ставятся нули.

Сумма

Пописывается сумма за каждое количество товара и отдельно общая сумма покупки цифрами и прописью, причем копейки пишутся цифрами в обоих случаях.

Данные о продавце, отпустившем товар

Указывается должность, ФИО и подпись. Подпись продавца, официально неоформленного в организации не допускается. Такой человек должен использовать заблаговременно приготовленные и заполненные организатором бланки. Безоговорочное доверие к работнику в этом случае обязательно иначе при проверке может вскрыться неучтенная реализация чужого товара на огромную сумму.

Если ТЧ предоставляется как дополнение к кассовому документу, то в нем указывается строка «наличие КЧ обязательно».

Нужна ли печать на товарном чеке

Согласно постановлению ФАС МО от 19 июня 2006 года N КА-А40/5456-06 отсутствие печати на ТЧ не является правонарушением. Но на практике наличие оттиска на документе для организаций является негласным правилом.

Если организация-продавец имеет статус ООО, то к ТЧ с печатью обязательно прилагается счет-фактура сделки.

Наличие печати на документе, предоставленном ИП, является дополнительной гарантией сделки купли-продажи. И в спорных ситуациях оттиск сможет помочь.

Товарный чек для ИП (на УСН, на ЕНВД)

ИП, зарегистрированный как налогоплательщик ЕНВД, имеет право не использовать кассовое оборудование. Тогда документом, подтверждающим факт продажи товара, выступает лишь ТЧ. В этом случае его правильное заполнение играет ключевую роль в работе организации.

ИП, находящимся на УСН (упрощенной системе налогообложения), при каждом акте купли-продажи выписывается ТЧ в обязательном порядке. Особенно это касается организаций, осуществляющих свою деятельность без кассового аппарата.

Заключение

ТЧ по закону является обязательным документом для некоторых организаций (ИП на особой системе налогообложения, не использующих кассовую оргтехнику). Остальными продавцами он выдается покупателю по требованию вместе с КС. Однако, наличие такого документа, заполненного по всем правилам - дополнительная гарантия и для продавца, и для клиента в спорных ситуациях.

Вконтакте